Ngày ghi sổ và ghi lùi: ngày dự kiến, chứng từ tương lai và sửa ngày

Ngày ghi sổ và ghi lùi: ngày dự kiến, chứng từ tương lai và sửa ngày

Ngày ghi sổ quyết định giao dịch tính vào ngày nào: ảnh hưởng đến kỳ báo cáo, không ảnh hưởng đến tồn kho hiện tại. Chứng từ tương lai hãy lưu nháp và chỉ ghi sổ khi thực sự xảy ra; sai ngày thì hủy bút toán rồi ghi lại trong số ngày được ghi lùi.

Khác nhau giữa ngày dự kiến và ngày ghi sổ

Ngày dự kiến: dự định khi nào xảy ra. Không bắt buộc, chỉ là thông tin kế hoạch, không ảnh hưởng tồn kho và báo cáo, dùng được để tìm chứng từ. Phiếu kiểm kê gọi là ngày kiểm kê dự kiến; phiếu điều chỉnh không có trường này.

Ngày ghi sổ: giao dịch tính vào ngày nào. Bắt buộc, bắt đầu từ hôm nay, quyết định báo cáo như tổng hợp biến động tính số lượng vào kỳ nào; không ảnh hưởng tồn kho hiện tại.

Thời gian ghi sổ thực tế: lúc hệ thống thực sự ghi. Không sửa được, dùng để kiểm toán.

Ví dụ: dự kiến hàng đến 10/5, thực tế đến 10/7, đến 10/9 mới nhập. Ngày dự kiến là 10/5, chọn ngày ghi sổ là 10/7, thời gian ghi sổ thực tế là 10/9.

Chứng từ tương lai: lưu nháp trước

Khi điền ngày dự kiến, ngày ghi sổ đi theo cùng ngày; muốn tính vào ngày khác có thể tự chọn. Nháp không ghi vào sổ tồn kho nên tồn kho và báo cáo không đổi.

1. Tạo phiếu nhập, điều chuyển hoặc kiểm kê, điền ngày dự kiến và lưu nháp.

2. Khi hàng đến hoặc thực hiện công việc, mới ghi sổ bằng Nhận hàng, Xuất kho hoặc Duyệt.

3. Nếu xảy ra sớm, màn hình bắt đầu từ hôm nay; ngày ghi sổ không được ở tương lai.

4. Nếu xử lý sau ngày dự kiến, màn hình bắt đầu từ ngày cũ; hãy đổi thành ngày thực tế xảy ra.

Sửa ngày ghi sổ sai

Trước khi ghi sổ: sửa ngày ngay trên nháp.

Sau khi ghi sổ: biến động chỉ được thêm mới nên không sửa trực tiếp được. Hãy hủy bút toán gốc rồi ghi lại với ngày đúng. Mặc định chỉ quản trị viên được hủy bút toán.

Ví dụ: nhập 10 cái tính vào 10/1, cần đổi sang 10/2. Bút toán hủy thêm -10 vào 10/1 nên ngày đó ròng bằng 0; nhận lại sẽ có +10 vào 10/2. Lần tìm tiếp theo báo cáo hiện số mới.

Phiếu nhập: hủy phần nhận (hai bước thì hủy cất hàng trước) rồi nhận lại với ngày đúng; phiếu đã hoàn tất sau khi hủy sẽ trở lại đang nhận.

Điều chuyển giữa các kho: hủy lần nhận đó rồi nhận lại. Sai ngày xuất thì hủy hết các lần nhận, rồi hủy xuất và tạo phiếu mới.

Chuyển trong kho, kiểm kê, điều chỉnh: hủy cả phiếu rồi tạo phiếu mới.

Số ngày được ghi lùi tính thế nào

Số ngày được ghi lùi đếm ngược từ hôm nay theo ngày dương lịch, tính cả ngày nghỉ. Mặc định 31 ngày, quản trị viên đổi được ở trang Hệ thống kho, 0 nghĩa là chỉ hôm nay.

Ngày ghi sổ sớm nhất là ngày muộn nhất trong ba ngày: hôm nay lùi theo số ngày đó, ngày mở sổ, và ngày ghi sổ của lần kiểm kê đã ghi sổ gần nhất tại kho đó.

Ví dụ: hôm nay 10/31, lùi 31 ngày là 9/30; mở sổ 10/20; kiểm kê ghi sổ 10/25. Ngày ghi sổ sớm nhất là 10/25.

Giới hạn này dịch dần mỗi ngày: nếu không vướng ngày mở sổ và kiểm kê, chứng từ ngày 10/1 còn sửa được đến 11/1, sang 11/2 thì quá hạn. Đổi số ngày có hiệu lực ngay, dữ liệu đã ghi sổ không đổi.

Khi vượt giới hạn

Ngày ghi sổ mới vượt giới hạn sẽ bị từ chối và thông báo cho biết ngày sớm nhất. Bút toán hủy tính về ngày gốc nếu ngày đó còn trong giới hạn, nhờ vậy báo cáo kỳ cũ được sửa; nếu đã vượt thì tính vào hôm nay và số liệu kỳ cũ giữ nguyên.

Ai được ghi lùi

Chọn ngày ghi sổ khác hôm nay cần quyền ghi lùi ngày, mặc định giám sát và quản trị viên đều có; người khác cố định hôm nay và trường bị khóa. Nếu ghi lùi làm sổ của một ngày trước đó bị âm, hệ thống sẽ hỏi xác nhận trước. Chi tiết biến động hiện cả ngày ghi sổ lẫn thời gian ghi sổ thực tế, và đánh dấu các dòng ghi lùi. Mở sổ, giải phóng xuất kho và giữ chỗ luôn tính vào hôm nay.

Ngày dự kiến và ngày ghi sổ khác nhau thế nào?

Ngày dự kiến là dự định khi nào xảy ra, không ảnh hưởng sổ. Ngày ghi sổ là giao dịch tính vào ngày nào, quyết định kỳ báo cáo. Cả hai đều không phải thời điểm hệ thống thực sự ghi.

Hàng tuần sau mới đến, giờ tạo phiếu trước được không?

Được. Lưu nháp với ngày dự kiến, ngày ghi sổ sẽ đi theo. Sổ chỉ được ghi khi bạn nhận hàng.

Sai ngày ghi sổ thì sửa được trong bao lâu?

Trong số ngày được ghi lùi, mặc định 31 ngày, bằng cách hủy bút toán rồi ghi lại; không được trước ngày mở sổ hoặc lần kiểm kê gần nhất của kho đó. Nháp thì sửa trực tiếp.

7 ngày mặc định của danh sách có giống số ngày được ghi lùi không?

Không. 7 ngày chỉ là phạm vi danh sách hiện trước, mở rộng bộ lọc sẽ thấy chứng từ cũ. Số ngày được ghi lùi mới là phạm vi được ghi sổ.