Fechas contables y retroactivos: fechas previstas, documentos futuros y correcciones
La fecha contable decide a qué día corresponde una operación: cambia los períodos de los informes, no el stock actual. Guarde los documentos futuros como borrador y contabilícelos cuando ocurran; corrija una fecha errónea anulando y contabilizando de nuevo dentro de los días que se puede retroceder.
Fecha prevista y fecha contable
Fecha prevista: cuándo está previsto que ocurra algo. Es opcional y solo informativa: no cambia el stock ni los informes, y sirve para buscar documentos. En recepciones se llama llegada prevista y en recuentos fecha prevista del recuento; los ajustes no la tienen.
Fecha contable: el día al que corresponde la operación. Es obligatoria y empieza en hoy. Decide en qué período cuentan la cantidad informes como el resumen de movimientos; no cambia el stock actual.
Hora real de contabilización: cuándo el sistema escribió el asiento. No se puede cambiar y sirve para auditoría.
Ejemplo: la mercancía se espera el 10/5, llega el 10/7 y se registra el 10/9. La llegada prevista es 10/5, la fecha contable elegida es 10/7 y la hora real es 10/9.
Documentos futuros: primero un borrador
Al rellenar la fecha prevista, la fecha contable la sigue; también puede elegir otro día. Un borrador no escribe en el libro de stock, así que el stock y los informes no cambian.
1. Cree una recepción, un traspaso o un recuento, rellene la fecha prevista y guarde el borrador.
2. Cuando llegue la mercancía o se haga el trabajo, contabilice con Recibir, Enviar o Aprobar.
3. Si ocurre antes, la pantalla empieza en hoy; la fecha contable no puede ser futura.
4. Si se gestiona después de la fecha prevista, la pantalla empieza en esa fecha; cámbiela al día real.
Corregir una fecha contable errónea
Antes de contabilizar: cambie la fecha en el borrador.
Después de contabilizar: los movimientos solo se añaden, así que la fecha no se puede editar. Anule el asiento original y contabilice de nuevo en el día correcto. Por defecto solo los administradores pueden anular.
Ejemplo: una recepción de 10 cuenta el 10/1 y debe contar el 10/2. La anulación añade -10 el 10/1, que queda en 0 neto; al recibir de nuevo se añade +10 el 10/2. Los informes muestran las cifras nuevas en la siguiente búsqueda.
Recepciones: anule la recepción (en dos pasos, primero la ubicación) y reciba de nuevo en el día correcto; anular en una recepción completada la reabre.
Traspasos entre almacenes: anule esa recepción y reciba de nuevo. Si la fecha de envío es errónea, anule todas las recepciones, luego el envío, y cree un traspaso nuevo.
Movimientos internos, recuentos y ajustes: anule todo el documento y cree uno nuevo.
Cómo se calcula el límite de retroactivos
Los días que se puede retroceder se cuentan hacia atrás desde hoy en días naturales, festivos incluidos. Por defecto son 31; los administradores pueden cambiarlos en la página Sistema de almacén, y 0 significa solo hoy.
La fecha contable más antigua es la más reciente de tres fechas: hoy menos esos días, el día de apertura del libro y la fecha contable del último recuento contabilizado de ese almacén.
Ejemplo: hoy es 10/31, 31 días atrás es 9/30; el libro se abrió el 10/20; un recuento se contabilizó el 10/25. La fecha más antigua es 10/25.
El límite avanza cada día: sin apertura ni recuento de por medio, un documento del 10/1 aún se corrige el 11/1, pero no el 11/2. Un número nuevo se aplica al instante y lo contabilizado no cambia.
Más allá del límite
Una fecha contable nueva fuera del límite se rechaza y el mensaje indica el día más antiguo. Una anulación vuelve al día original si sigue dentro del límite, lo que corrige el período antiguo; fuera del límite cuenta para hoy y el período antiguo no cambia.
Quién puede hacer retroactivos
Elegir una fecha contable distinta de hoy requiere el permiso de retroactivos, que por defecto tienen supervisores y administradores; para los demás el campo queda fijo en hoy. Si un retroactivo deja un día pasado en negativo, se pide confirmación antes. Los movimientos muestran la fecha contable junto a la hora real de contabilización, y los retroactivos van marcados. La apertura del libro, la liberación y las reservas siempre cuentan para hoy.
¿Qué diferencia hay entre la fecha prevista y la fecha contable?
La fecha prevista es cuándo está previsto que ocurra algo y no toca el libro. La fecha contable es el día al que corresponde la operación y decide el período del informe. Ninguna es la hora en que el sistema escribió el asiento.
La mercancía llega la semana que viene. ¿Puedo crear la recepción ya?
Sí. Guarde un borrador con la llegada prevista y la fecha contable la sigue. No se escribe nada en el libro hasta que reciba la mercancía.
¿Cuánto tiempo tengo para corregir una fecha contable errónea?
Dentro de los días que se puede retroceder, 31 por defecto, anulando y contabilizando de nuevo; no antes de la apertura del libro ni del último recuento de ese almacén. Un borrador se cambia directamente.
¿Los 7 días de las listas son el límite de retroactivos?
No. Los 7 días son solo lo que la lista muestra primero; amplíe los filtros para ver documentos antiguos. El límite de retroactivos es lo que se puede contabilizar.