Kiểm kê
Kiểm kê toàn kho hoặc kiểm kê vòng theo vị trí hay sản phẩm, có thể kiểm mù; hàng vẫn xuất nhập, chênh lệch đã duyệt được ghi sổ.
Trước khi bắt đầu
Giám sát và quản trị viên tạo, nhập số đếm và gửi duyệt; chỉ quản trị viên duyệt, trả lại để đếm lại và đảo. Các phiếu kiểm kê cùng kho có phạm vi trùng nhau không chạy cùng lúc.
Các bước
1. Phiếu kiểm kê mới: chọn kho và phạm vi (toàn bộ, vị trí hoặc sản phẩm), đánh dấu kiểm mù nếu cần. Ngày ghi sổ bắt đầu từ hôm nay và đi theo ngày kiểm kê dự kiến khi bạn điền. Sau khi tạo, bắt đầu đếm để chụp số liệu.
2. Nhập số đếm từng dòng (không có hàng thì nhập 0); thêm dòng cho hàng sổ sách chưa có. Đếm xong mọi dòng thì gửi duyệt.
3. Người duyệt xem ảnh chụp, biến động từ lúc bắt đầu và chênh lệch, kiểm tra ngày ghi sổ rồi duyệt, hoặc trả lại các dòng đã chọn để đếm lại.
Kiểm tra kết quả
Khi duyệt, mỗi chênh lệch ghi một điều chỉnh kiểm kê; xem ở mục Chênh lệch kiểm kê trong báo cáo tồn kho.
Lưu ý và ví dụ
Ví dụ: ảnh chụp 10, xuất 1 trong lúc đếm, đếm được 7: chênh lệch là −2 (so với sổ 9 lúc nhập), không phải −3.
Giới hạn
Hao hụt lấy vào tồn đã giữ chỗ cho xuất kho sẽ giải phóng các giữ chỗ mới nhất tại vị trí đó; thông báo duyệt cho biết số lượng, và công việc giữ nguyên số cần lấy. Khi kiểm mù chỉ người duyệt thấy số sổ sách. Sau khi duyệt, kho đó không ghi lùi được về trước ngày ghi sổ này; muốn sửa hãy hủy cả phiếu rồi kiểm kê lại.
Xử lý sự cố
Nếu gửi duyệt bị từ chối, tìm các dòng chưa đếm. Hàng được ghi sổ giữa lúc đếm và lúc nhập làm lệch chênh lệch: hãy nhập ngay tại chỗ, hoặc trả dòng lại để đếm lại. Danh sách mặc định hiện chứng từ có ngày ghi sổ trong 7 ngày gần nhất và luôn hiện chứng từ chưa xong; muốn tìm chứng từ cũ hãy mở rộng khoảng ngày ghi sổ hoặc ngày dự kiến.
Kiểm kê có giới hạn gì?
Hao hụt lấy vào tồn đã giữ chỗ cho xuất kho sẽ giải phóng các giữ chỗ mới nhất tại vị trí đó; thông báo duyệt cho biết số lượng, và công việc giữ nguyên số cần lấy. Khi kiểm mù chỉ người duyệt thấy số sổ sách. Sau khi duyệt, kho đó không ghi lùi được về trước ngày ghi sổ này; muốn sửa hãy hủy cả phiếu rồi kiểm kê lại.
Xử lý sự cố trong Kiểm kê thế nào?
Nếu gửi duyệt bị từ chối, tìm các dòng chưa đếm. Hàng được ghi sổ giữa lúc đếm và lúc nhập làm lệch chênh lệch: hãy nhập ngay tại chỗ, hoặc trả dòng lại để đếm lại. Danh sách mặc định hiện chứng từ có ngày ghi sổ trong 7 ngày gần nhất và luôn hiện chứng từ chưa xong; muốn tìm chứng từ cũ hãy mở rộng khoảng ngày ghi sổ hoặc ngày dự kiến.