Không cần bỏ Excel. Hãy bỏ giấy ở khu vực lấy hàng.
Quản lý đơn hàng bằng Excel.
In phiếu lấy hàng.
Cầm tờ giấy đi vào kho.
Đọc tên hàng và số lượng.
Lấy hàng.
Lại cúi xuống nhìn tờ giấy để xem dòng tiếp theo.
Nghe quen chứ?
Với nhiều kho nhỏ, người bán hàng online, đơn vị phân phối thực phẩm, cửa hàng bán lẻ, nhà bán buôn và các nhóm giao hàng, Excel hay CSV vẫn là công cụ quản lý đơn hàng rất thực dụng.
Và điều đó không hẳn là vấn đề.
Cải thiện khâu lấy hàng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc thay Excel bằng một hệ thống hoàn toàn mới.
Phần đáng xem lại có thể không phải Excel, mà là quy trình biến dữ liệu Excel thành giấy trước khi bất kỳ ai có thể bắt đầu lấy hàng.
Nếu các file Excel hoặc CSV hiện có đã chứa đủ thông tin mà đội ngũ của bạn cần, bạn có thể giữ nguyên chúng và chỉ thay đổi những gì diễn ra ở hiện trường.
Thay vì:
Excel → In → Giấy → Lấy hàng
bạn có thể chuyển sang:
Excel → Điện thoại → Hướng dẫn số hoặc giọng nói → Lấy hàng
Đó là một thay đổi nhỏ hơn nhiều so với việc thay cả hệ thống vận hành.
Excel không hẳn là vấn đề
Khi nói về hiện đại hóa một quy trình dựa trên Excel, giả định đầu tiên thường là:
"Chúng ta cần thay Excel."
Nhưng với nhiều hoạt động lấy hàng, đó không phải vấn đề thật sự.
Excel có nhiều ưu điểm thực tế:
- Quen thuộc với nhiều đội ngũ.
- Dữ liệu đơn hàng dễ sắp xếp và rà soát.
- Nhập và xuất CSV được hỗ trợ rộng rãi.
- Đủ linh hoạt cho quy trình của nhiều doanh nghiệp nhỏ.
- Không đòi hỏi một dự án phần mềm lớn chỉ để bắt đầu.
Với một đơn vị nhỏ hoặc đang tăng trưởng, Excel có thể đã làm rất tốt vai trò nơi chuẩn bị đơn hàng.
Ma sát thường bắt đầu sau đó.
Một quy trình điển hình có thể trông như thế này:
Quản lý đơn hàng bằng Excel
→ In phiếu lấy hàng
→ Cầm phiếu ra kệ
→ Đọc tên hàng
→ Kiểm tra số lượng
→ Lấy hàng
→ Tìm dòng tiếp theo trên giấy
Nói cách khác, cơ hội cải thiện có thể không nằm ở bảng tính.
Nó có thể nằm ở cách thông tin trong bảng tính đó đến được người đang làm việc chân tay.
Chi phí ẩn của phiếu lấy hàng in
Phiếu giấy phổ biến vì một lý do chính đáng: chúng đơn giản.
In ra, đưa cho nhân viên, và công việc bắt đầu.
Gần như không cần thời gian làm quen.
Nhưng khi cùng một quy trình lặp lại hàng chục, hàng trăm lần mỗi ngày, những điểm kém hiệu quả nhỏ sẽ cộng dồn.
1. Mỗi lần liếc nhìn giấy là một lần đứt mạch
Trước khi lấy hàng, nhân viên nhìn phiếu.
Trước khi xác nhận số lượng, có thể nhìn lại lần nữa.
Xong món đó, lại tìm dòng kế tiếp.
Mỗi lần chỉ vài giây, nhưng nhịp này lặp lại suốt ca làm.
Cái mất không chỉ là thời gian, mà còn là sự tập trung.
2. Giấy chiếm mất một tay
Người cầm tờ giấy hay kẹp hồ sơ sẽ không còn đủ hai tay để xử lý hàng hóa.
Khi món hàng cồng kềnh, khi phải lấy nhiều đơn vị, hoặc khi vừa đóng gói vừa chia hàng, sẽ xuất hiện chuỗi thao tác:
đặt phiếu xuống → xử lý hàng → cầm phiếu lên → tìm lại đúng dòng
Những động tác thừa đó trở thành một phần của quy trình.
3. Dễ đọc nhầm dòng, số lượng và hàng tương tự
Một phiếu dày đặc có thể chứa tên hàng, biến thể, đơn vị và số lượng nằm sát nhau.
Điều đó tạo cơ hội cho:
- đọc nhầm dòng
- lấy sai số lượng
- bỏ sót một món
- lấy trùng một món
- quên mất đang làm tới đâu
Rủi ro tăng lên khi lượng đơn lớn hoặc nhân viên bị áp lực thời gian.
4. Đơn thay đổi có thể phải in lại
Nếu đơn hàng thay đổi sau khi phiếu đã in, đội ngũ có thể phải sửa hoặc in lại.
Khi bản cũ và bản mới cùng tồn tại, lại nảy sinh một câu hỏi:
"Tờ này có phải bản mới nhất không?"
5. Không giấy không chỉ là tiết kiệm tiền giấy
Giá một tờ giấy thường không phải vấn đề chính.
Quy trình giấy còn kéo theo in ấn, mực, bảo trì máy in, tiếp giấy, mang vác tài liệu, sắp xếp và cuối cùng là tiêu hủy.
Cơ hội thật sự của việc bỏ giấy không đơn thuần là dùng ít tờ hơn.
Đó là loại bỏ phần việc phát sinh do chính quy trình giấy tạo ra.
Số hóa không có nghĩa là từ bỏ Excel
Đây là ý quan trọng nhất:
Bạn không cần xây lại toàn bộ quy trình Excel chỉ để số hóa khâu lấy hàng.
Nếu đơn hàng đã được sắp xếp trong Excel hoặc CSV, bạn có thể nghĩ tới việc nối thẳng dữ liệu đó vào quy trình lấy hàng. Bài hướng dẫn trước của chúng tôi về cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng mô tả kết nối đó trong thực tế.
Ví dụ:
Excel / CSV
↓
Nhập vào điện thoại
↓
Hiển thị hoặc đọc tên hàng và số lượng
↓
Nhân viên lấy hàng
↓
Hoàn thành và tiếp tục
Excel vẫn là nơi đội ngũ chuẩn bị và quản lý dữ liệu đơn hàng.
Thay đổi diễn ra ở hiện trường:
người lấy hàng không còn cần bản in của dữ liệu đó mới bắt đầu làm việc được.
So với việc thay cả hệ thống nghiệp vụ, đây là bước nhỏ hơn nhiều.
Từ "nhìn rồi lấy" sang "nghe rồi lấy"
Thay phiếu in bằng màn hình điện thoại đã giúp giảm lượng giấy.
Nhưng còn một câu hỏi nữa:
Sẽ thế nào nếu nhân viên vẫn phải nhìn điện thoại trước mỗi món hàng?
Phương tiện đã chuyển từ giấy sang màn hình, nhưng ánh mắt vẫn liên tục qua lại giữa hướng dẫn, kệ hàng và sản phẩm.
Đây là lúc lấy hàng bằng giọng nói phát huy tác dụng.
Với hướng dẫn giọng nói, hệ thống có thể đọc lên các thông tin như tên hàng, quy cách hoặc số lượng.
Ví dụ:
Sản phẩm A, 10 đơn vị.
Nhân viên nghe hướng dẫn, tìm món hàng, lấy đủ số lượng, hoàn thành bước đó rồi chuyển sang việc tiếp theo.
Thay vì đọc đi đọc lại một danh sách, họ có thể giữ ánh mắt trên kệ hàng và sản phẩm, đồng thời rảnh cả hai tay hơn cho công việc chân tay.
Nếu bạn mới tiếp cận cách làm này, hãy xem bài lấy hàng bằng giọng nói là gì để hiểu cách nó vận hành và phù hợp với những đâu.
Có cần WMS trước khi cải thiện khâu lấy hàng không?
Một giả định phổ biến khác là:
"Muốn lấy hàng số hóa thì phải có WMS chứ?"
Hệ thống quản lý kho rất giá trị khi doanh nghiệp cần quản lý toàn diện:
- tồn kho
- vị trí lưu trữ
- nhập hàng
- xuất hàng
- nhiều kho
- người dùng và nhân sự
- bổ sung hàng
- kiểm kê định kỳ
- các quy trình kho rộng hơn
Nhưng không phải doanh nghiệp nào muốn cải thiện khâu lấy hàng cũng phải bắt đầu bằng một dự án WMS đầy đủ.
Hãy nghĩ tới những trường hợp như:
- kho nhỏ quản lý đơn hàng bằng Excel
- người bán online chuẩn bị hàng đi mỗi ngày
- đơn vị phân phối thực phẩm hoặc hàng đông lạnh
- cửa hàng bán lẻ chuẩn bị đơn cho khách
- nhà bán buôn chia hàng đi
- một nhóm giao hàng nhỏ
Vấn đề trước mắt của họ có thể không phải là:
"Chúng tôi cần quản lý mọi quy trình kho trên một nền tảng."
Mà đơn giản là:
"Dữ liệu đơn hàng đã có trong Excel rồi. Có cách nào lấy hàng nhanh hơn mà không phải cầm giấy đi khắp nơi không?"
Nếu vấn đề là như vậy, cải thiện khâu lấy hàng trước là hợp lý.
Excel cộng với điện thoại có thể là một bước nhỏ mà thiết thực
"Chuyển đổi số" nghe có vẻ tốn kém.
Nó gợi lên hình ảnh tư vấn, máy chủ, thiết bị chuyên dụng, dự án triển khai dài và những thay đổi lớn trong hệ thống hiện có.
Nhưng cải tiến vận hành có thể bắt đầu nhỏ hơn nhiều.
Một quy trình hiện đang là:
Excel → In → Phiếu lấy hàng giấy → Lấy hàng
có thể trở thành:
Excel → Điện thoại → Hướng dẫn giọng nói → Lấy hàng
Bản thân điều đó đã là một thay đổi quy trình có ý nghĩa.
Với những doanh nghiệp chưa thể — hoặc chưa muốn — thay ngay định dạng đơn hàng và quy trình nội bộ, cách tiếp cận này thường thực tế hơn:
giữ lại những gì đang chạy tốt và số hóa phần gây nhiều ma sát nhất.
Đơn hàng của bạn đã có trong Excel? Xem cách SortingGo đưa dữ liệu Excel hoặc CSV sẵn có vào khu vực lấy hàng.
SortingGo: từ Excel / CSV đến lấy hàng bằng giọng nói
SortingGo là ứng dụng Android được thiết kế để đưa dữ liệu đơn hàng Excel và CSV vào chính quy trình lấy hàng.
Sau khi nhập dữ liệu sẵn có, nhân viên có thể dùng các trường như tên sản phẩm, quy cách, số lượng và những thông tin đã ánh xạ trong lúc lấy hàng.
Với hướng dẫn giọng nói, quy trình có thể trở thành:
Nhập Excel / CSV
→ Bắt đầu lấy hàng
→ Nghe tên hàng và số lượng
→ Lấy hàng bằng cả hai tay
→ Hoàn thành bước đó
→ Tiếp tục món kế tiếp
Bạn có thể xem thêm tại trang tính năng của SortingGo.
SortingGo không được xây dựng quanh ý tưởng rằng doanh nghiệp phải ngừng dùng Excel.
Mục tiêu gần như ngược lại:
Làm cho dữ liệu Excel bạn đang có trở nên hữu ích hơn ở hiện trường.
Bạn không cần thiết kế lại toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng trước khi thử lấy hàng bằng giọng nói.
Và cũng không cần chờ tới lúc sẵn sàng cho một WMS đầy đủ mới bắt đầu giảm phụ thuộc vào phiếu in.
Bạn có thể bắt đầu từ chính dữ liệu đang có.
Nên bắt đầu từ đâu?
Bỏ giấy không có nghĩa là xóa sạch mọi tờ giấy trong doanh nghiệp cùng lúc.
Cách thực tế hơn là chọn một quy trình và thử nghiệm.
Ví dụ:
- phiếu lấy hàng đi in mỗi sáng
- lấy hàng cho đơn thương mại điện tử
- chia hàng trước khi giao thực phẩm
- chuẩn bị đơn theo từng khách
- chuẩn bị đơn tại cửa hàng
- xuất hàng của kho nhỏ
- lấy hàng cho đơn bán buôn
Bạn thậm chí có thể bắt đầu với:
một nhân viên, một đợt, hoặc một loại đơn hàng.
Nếu quy trình Excel hiện tại được giữ nguyên, sẽ có ít thứ phải thay đổi lúc ban đầu.
Nhờ vậy cũng dễ đánh giá hơn xem cách lấy hàng mới có thật sự giúp ích cho người đang làm việc hay không.
Không giấy không phải mục tiêu. Quy trình tốt hơn mới là.
"Không giấy" rất dễ trở thành mục tiêu tự thân.
Nhưng điều thật sự quan trọng ở khu vực lấy hàng không phải là con số không tờ giấy.
Mục tiêu là giúp nhân viên:
di chuyển tự nhiên, giảm những lần kiểm tra không cần thiết, tránh sai sót và hoàn thành công việc hiệu quả.
Nếu giấy thật sự là cách đơn giản và hiệu quả nhất cho một công đoạn nào đó, thì không có lý do gì phải bỏ nó chỉ để tuyên bố rằng mình đã số hóa.
Nhưng nếu đội ngũ của bạn liên tục:
- in cùng một loại danh sách đơn hàng Excel
- cầm giấy đi quanh khu vực lấy hàng
- chuyển ánh mắt qua lại giữa giấy và sản phẩm
- cố nhớ vừa xong dòng nào
- in lại danh sách sau khi đơn thay đổi
thì phần quy trình đó đáng được xem xét lại.
Kết luận: giữ Excel, bỏ tờ giấy giữa dữ liệu và người lấy hàng
Excel đã gắn với công việc hằng ngày từ rất lâu.
Nó quen thuộc.
Nó linh hoạt.
Và ở nhiều doanh nghiệp, quy trình hiện tại đã phụ thuộc vào nó.
Vì vậy bước đầu tiên để lấy hàng tốt hơn không nhất thiết phải là thay Excel.
Một câu hỏi hữu ích hơn có thể là:
"Tại sao ngày nào chúng ta cũng in file Excel này ra?"
Nếu tờ giấy in ra chủ yếu để cho người lấy hàng biết cần lấy sản phẩm gì và bao nhiêu, thì hôm nay đã có cách tốt hơn để truyền đạt thông tin đó.
Giữ Excel.
Giữ dữ liệu đơn hàng bạn đang dùng.
Chỉ thay đổi cách dữ liệu đó đến được khu vực lấy hàng.
Không cần bỏ Excel. Hãy bỏ giấy ở khu vực lấy hàng.
Câu hỏi thường gặp
Có thể số hóa việc lấy hàng mà vẫn quản lý đơn bằng Excel không?
Có. Dữ liệu đơn hàng vẫn nằm trong Excel hoặc CSV, còn quy trình lấy hàng chuyển sang dạng số. Số hóa hiện trường không nhất thiết đòi hỏi thay thế mọi hệ thống đang có.
Có cần WMS để bỏ phiếu lấy hàng in không?
Không nhất thiết. WMS có giá trị khi bạn cần quản lý toàn diện tồn kho, vị trí, nhập hàng, xuất hàng và kho bãi. Nếu mục tiêu trước mắt là giảm phiếu in và cải thiện khâu lấy hàng, bạn cũng có thể bắt đầu bằng một giải pháp nhỏ hơn.
Lấy hàng bằng giọng nói là gì?
Đó là phương pháp lấy hàng cung cấp chỉ dẫn công việc — như tên hàng và số lượng — qua âm thanh. Nó giảm nhu cầu nhìn giấy hoặc màn hình liên tục và giúp nhân viên tập trung hơn vào kệ hàng và sản phẩm.
SortingGo có dùng được file Excel không?
SortingGo hỗ trợ nhập dữ liệu Excel và CSV, đồng thời ánh xạ các trường cần thiết vào quy trình lấy hàng. Tùy cấu trúc file hiện có, bạn có thể cần thiết lập ánh xạ trường khi nhập lần đầu.
SortingGo chỉ dành cho kho lớn phải không?
Không. SortingGo cũng được thiết kế cho những đơn vị nhỏ vốn đã quản lý đơn hàng bằng Excel hoặc CSV và muốn cải thiện khâu lấy hàng với rào cản thấp, bao gồm thương mại điện tử, phân phối thực phẩm, chia hàng mua chung, bán lẻ, bán buôn và kho quy mô nhỏ.