不用淘汰 Excel，先讓揀貨現場告別紙本

用 Excel 管理訂單。
把揀貨單印出來。
工作人員拿著紙，確認商品名稱與數量。
走到貨架前拿貨，再低頭看一次紙上的下一筆資料。

這是不是你每天已經習以為常的工作流程？

對許多小型倉庫、電商賣家、食品配送、團購分貨、門市出貨或批發業者來說，Excel 或 CSV 仍然是非常實用的訂單管理工具。

所以，要改善揀貨流程，並不代表一定要先把 Excel 換掉。

真正值得重新思考的，也許不是 Excel，而是「把 Excel 印成紙，再拿著紙揀貨」這段現場流程。

如果既有的 Excel／CSV 可以繼續使用，只把現場從紙本揀貨改成手機與語音引導，就不需要等到整套系統全面汰換，才開始數位化。

Excel 本身不一定是問題

談到「改善 Excel 作業」，很多人第一個想到的是：

是不是應該把 Excel 換成一套新的系統？

但對揀貨現場來說，不一定如此。

Excel 有很多實際的優點：

• 訂單資料容易整理
• 商品、規格、數量可以快速檢視
• 可以與 CSV 等格式交換資料
• 不需要導入複雜系統就能開始使用
• 可以依照不同公司的作業方式彈性調整

尤其對中小型企業或規模還不大的作業現場而言，Excel 往往已經足以擔任「訂單資料的入口」。

真正容易產生效率問題的，是 Excel 之後的流程。

例如：

Excel 管理訂單
→ 列印揀貨單
→ 拿著紙走到貨架
→ 看紙找商品
→ 確認數量
→ 拿取商品
→ 再看紙確認下一筆

因此，真正需要改善的可能不是 Excel，而是：

如何把 Excel 裡的資料傳遞給現場工作人員。

紙本揀貨單帶來的，不只是紙張成本

紙本揀貨最大的優點就是簡單。

列印出來，拿著就可以開始工作。

幾乎沒有學習門檻，也不需要額外設備。

但當同一套流程每天重複數十次、數百次之後，一些看似不起眼的小動作，就可能逐漸累積成作業成本。

1. 每次看紙，工作節奏都會被打斷

拿商品之前看一次。

確認數量再看一次。

完成後，再找下一行。

一次也許只有幾秒鐘，但當一天需要處理大量商品時，這些「看紙 → 找貨 → 再看紙」的動作會不斷重複。

真正消耗的，不只是時間，也是工作人員的注意力。

2. 紙張容易占用一隻手

如果工作人員需要拿著揀貨單或夾板，一隻手就很容易被占用。

遇到較大的商品、一次需要拿取多件商品、裝袋、裝箱或分類時，可能會出現：

先放下紙 → 拿商品 → 再拿起紙 → 找到剛才看到的位置

這些都是額外動作。

3. 商品、規格與數量可能看錯行

當揀貨單上排列著大量商品名稱、規格與數量時，可能發生：

• 看錯商品
• 看錯數量
• 跳過一筆
• 重複揀取
• 回頭確認剛才做到哪裡

尤其在訂單量大、趕出貨或工作人員疲累時，視覺確認本身也會形成負擔。

4. 訂單異動可能需要重新列印

如果訂單臨時增加、修改或取消，紙本揀貨單可能需要重新列印。

一旦現場同時出現舊版與新版紙張，還可能產生：

現在手上這一張到底是不是最新版本？

的問題。

5. 無紙化真正省下的不只是紙

紙張本身的成本通常不高。

但紙本流程還包含：

列印、補紙、碳粉、印表機維護、整理、攜帶、回收與廢棄。

所以無紙化真正值得關注的，不只是「少用幾張紙」，而是：

能不能把為了使用紙張而產生的額外動作一起減少。

數位化，不代表一定要放棄 Excel

這是整個問題最重要的一點。

想讓揀貨現場數位化，不代表必須先把現在的 Excel 作業全部重做。

如果訂單資料本來就已經整理在 Excel 或 CSV 裡，其實可以思考：能不能直接把這些資料帶進揀貨流程？實際的做法，可以參考我們前一篇如何把 Excel 訂單清單變成揀貨流程。

例如：

Excel / CSV
↓
匯入手機
↓
顯示或播放商品與數量
↓
工作人員揀貨
↓
完成後進入下一筆

Excel 仍然負責原本熟悉的訂單整理工作。

真正改變的是：

現場不再需要把 Excel 內容列印成紙，才能開始揀貨。

比起一次更換整套資訊系統，這是一個小得多、也比較容易嘗試的改變。

從「看著揀」變成「聽著揀」

把紙本揀貨單改成手機畫面，已經可以減少紙張使用。

但如果工作人員揀一件商品，就要拿起手機看一次畫面，問題只是從「看紙」變成「看手機」。

視線仍然需要不斷在商品與資訊之間切換。

這時候，就可以進一步考慮 語音揀貨（Voice Picking）。

語音揀貨的概念很簡單：

不再只靠眼睛讀取揀貨資訊，而是讓系統透過語音告訴工作人員目前要拿什麼。

例如：

商品 A，10 個。

工作人員聽到指示後，直接尋找並拿取商品。

完成這一筆，再進入下一筆。

這樣的好處是，工作人員可以把視線留在貨架、商品與手上的作業，同時也更容易讓雙手保持在工作狀態。

如果你想先了解基本概念，可以延伸閱讀什麼是語音揀貨， 了解它的運作方式與適用情境。

一定要導入 WMS 才能改善嗎？

談到倉庫與揀貨數位化，另一個常見疑問是：

「是不是要先導入 WMS（倉儲管理系統）？」

如果企業需要完整管理：

• 庫存
• 儲位
• 入庫
• 出庫
• 多倉
• 人員
• 批次
• 盤點
• 各種物流作業

那麼 WMS 當然可能是非常重要的系統。

但不是每一個想改善揀貨的現場，都已經需要完整 WMS。

例如：

• 用 Excel 管理訂單的小型倉庫
• 電商賣家的每日出貨
• 食品與冷凍商品配送
• 團購商品分貨
• 門市訂單準備
• 批發商出貨
• 小型物流作業

這些現場最迫切的問題可能不是：

「我要完整管理整座倉庫。」

而只是：

「我現在已經有 Excel，可以不要再拿著紙一筆一筆找貨嗎？」

如果問題是後者，那麼改善就不一定要從大型系統開始。

可以先從最直接的「揀貨」這一段開始。

Excel + 手機，也可以是一種小型數位轉型

「數位轉型」聽起來很大。

很容易讓人聯想到：

大型資訊系統、顧問、伺服器、硬體設備、長時間導入與高額預算。

但現場改善也可以很小。

例如原本是：

Excel → 列印 → 紙本揀貨單 → 揀貨

改成：

Excel → 手機 → 語音提示 → 揀貨

這本身就是一種流程改善。

尤其當企業目前的 Excel 格式、訂單來源或內部流程不能立刻改變時，與其一次要求所有人改用全新的系統，不如：

保留已經能正常運作的部分，只先改善最麻煩的那一段。

這通常也是比較容易被現場接受的方式。

訂單已經整理在 Excel 裡？ 看看 SortingGo 如何把既有的 Excel／CSV 訂單資料帶進揀貨現場。

SortingGo：把 Excel / CSV 接到語音揀貨現場

SortingGo 是一款以 Android 手機進行揀貨作業的 App，可以將 Excel／CSV 訂單資料帶入實際揀貨流程。

既有資料匯入後，可以依照商品、規格、數量等資訊進行作業。

搭配語音提示後，流程可以變成：

匯入 Excel / CSV
→ 開始揀貨
→ 聽取商品名稱與數量
→ 雙手拿取商品
→ 完成
→ 自動接續下一筆

更多功能可以參考 SortingGo 功能介紹。

SortingGo 想解決的並不是：

「如何讓企業不要再用 Excel？」

相反地，我們更關心的是：

「如何讓已經存在的 Excel 資料，在現場變得更好用？」

不用為了開始語音揀貨，就先重做所有訂單流程。

也不用因為還沒有完整 WMS，就只能繼續列印紙本揀貨單。

可以從既有 Excel／CSV 開始，一步一步改善現場。

哪些情境適合先試著告別紙本？

不需要一次把整個公司的紙本作業全部取消。

更實際的方法，是挑一個範圍先試。

例如：

• 每天早上固定列印的出貨揀貨單
• 電商訂單的商品揀取
• 食品配送前的分貨
• 團購商品依客戶分類
• 門市訂單準備
• 小型倉庫出貨
• 批發訂單理貨

甚至可以先從：

一位工作人員、一個批次、一種訂單

開始。

如果既有 Excel 可以繼續使用，導入新流程時需要改變的事情就會少很多。

無紙化不是目的，讓現場更順才是

「無紙化」很容易變成一個 KPI：

我們要把紙全部取消。

但對揀貨現場來說，真正重要的並不是紙張數量。

真正重要的是：

工作人員能不能更自然地完成工作、減少不必要的確認、降低出錯機會。

如果某個流程使用紙張就是最快、最方便，那麼沒有必要為了「無紙化」三個字強迫改變。

但如果你的現場每天都在：

• 把同一類 Excel 訂單印出來
• 工作人員拿著紙走來走去
• 一邊看紙、一邊找商品
• 不斷確認自己做到哪一行
• 訂單修改後重新列印

那麼這段流程，就值得重新思考。

結論：Excel 留著，先把現場的紙拿掉

Excel 已經存在於許多企業的日常工作中。

大家熟悉它。

現有流程也可能已經依賴它多年。

因此，改善揀貨的第一步，不一定是把 Excel 淘汰。

反而可以先問一個更簡單的問題：

「為什麼我們每天都要把這份 Excel 印出來？」

如果紙張的主要用途，只是把商品名稱、規格與數量告訴揀貨人員，那麼今天已經有其他方式可以傳遞這些資訊。

Excel 可以留下。

原本的訂單資料也可以留下。

先改變資料進入現場的方式就好。

不用淘汰 Excel，先讓揀貨現場告別紙本。

常見問題 FAQ

已經使用 Excel 管理訂單，還可以把揀貨數位化嗎？

可以。訂單資料仍然可以保留在 Excel／CSV 中，只將現場的揀貨方式改成數位流程。數位化不一定代表要一次更換所有既有系統。

揀貨無紙化一定需要 WMS 嗎？

不一定。需要完整庫存、儲位、入出庫與多倉管理時，WMS 有其重要價值；但如果目前主要問題只是紙本揀貨單與現場揀貨效率，也可以先從較小的工具與流程開始改善。

什麼是語音揀貨？

語音揀貨是透過語音向工作人員提供商品、數量等作業資訊的揀貨方式。工作人員可以減少查看紙張或畫面的次數，把更多注意力放在貨架與商品上。

SortingGo 可以直接使用 Excel 嗎？

SortingGo 支援匯入 Excel／CSV 資料，並將需要的欄位對應到揀貨流程。依現有檔案格式不同，首次匯入時可能需要設定欄位對應方式。

只有大型倉庫才適合使用嗎？

不是。SortingGo 也是為了那些已經用 Excel／CSV 管理訂單、希望以較低門檻改善揀貨的小型作業現場而設計，包含電商出貨、食品配送、團購分貨、門市備貨、批發理貨與小型倉庫作業。