Lấy hàng bằng giấy hay lấy hàng số hóa? Lựa chọn cho kho nhỏ
Với nhiều kho nhỏ, người bán online, đơn vị phân phối thực phẩm và các nhóm giao hàng đang lớn dần, giấy vẫn là một phần của công việc lấy hàng hằng ngày.
Đơn hàng được nhập vào Excel. Ai đó in phiếu lấy hàng. Nhân viên cầm tờ giấy đi vào khu vực lưu trữ, kiểm từng dòng, lấy đủ số lượng, đánh dấu lên giấy rồi mang đơn đã xong sang khu đóng gói.
Cách này đơn giản, quen thuộc và gần như không tốn gì để bắt đầu.
Vậy tại sao phải thay đổi?
Câu trả lời không phải là "lấy hàng bằng giấy luôn dở". Với một cơ sở rất nhỏ, ít đơn, giấy có thể vẫn hoàn toàn ổn. Vấn đề xuất hiện khi lượng đơn tăng, chủng loại hàng nhiều lên, thêm người tham gia, hoặc đơn thay đổi liên tục khiến phiếu in khó theo kịp.
Đến lúc đó, câu hỏi thật sự không còn là:
"Giấy có dùng được không?"
Mà trở thành:
"Giấy có còn là cách vận hành khu vực lấy hàng hiệu quả nhất không?"
Bài viết này so sánh lấy hàng bằng giấy và lấy hàng số hóa từ góc nhìn của các cơ sở vừa và nhỏ: chi phí, độ chính xác, tốc độ, đào tạo, tính linh hoạt, khả năng truy vết và khả năng mở rộng.
Lấy hàng bằng giấy là gì?
Đây là một trong những phương pháp lấy hàng đơn giản và phổ biến nhất.
Phiếu lấy hàng được tạo từ hệ thống quản lý đơn, bảng tính, ERP hoặc nguồn khác, rồi in ra giấy. Nhân viên cầm phiếu đi khắp kho và dùng nó làm hướng dẫn chính để tìm và lấy hàng.
Quy trình điển hình như sau:
- Đơn hàng được nhập hoặc tổng hợp vào Excel hay hệ thống khác.
- Tạo phiếu lấy hàng.
- In phiếu ra.
- Nhân viên đọc tên hàng, số lượng và vị trí trên giấy.
- Tìm và lấy món hàng.
- Đánh dấu, gạch bỏ hoặc ghi chú dòng đã xong.
- Trả phiếu về cho khâu đóng gói, đối chiếu, hoặc cập nhật hồ sơ thủ công.
Ưu điểm lớn nhất rất rõ: gần như ai cũng biết dùng giấy.
Hầu như không cần cấu hình kỹ thuật, không cần thiết bị đặc biệt, và người mới thường bắt tay vào việc được ngay.
Lấy hàng số hóa là gì?
Lấy hàng số hóa thay phiếu in bằng một quy trình số.
Thay vì cầm tờ giấy, nhân viên làm theo hướng dẫn trên điện thoại, máy tính bảng, thiết bị cầm tay, thiết bị đeo hoặc giao diện số khác.
Tùy hệ thống, quy trình số hóa có thể gồm:
- Nhập đơn hàng
- Tạo đợt
- Hướng dẫn về sản phẩm và số lượng
- Thứ tự lấy hàng
- Quét mã vạch hoặc QR
- Hướng dẫn giọng nói
- Theo dõi hoàn thành
- Xử lý ngoại lệ
- Nhật ký số
- Xuất kết quả
- In tem nhãn
Tuy nhiên cần lưu ý:
Lấy hàng số hóa không nhất thiết đồng nghĩa với việc triển khai một hệ thống quản lý kho (WMS) đầy đủ.
Với cơ sở nhỏ, thay đổi có thể đơn giản hơn nhiều.
Chẳng hạn doanh nghiệp vẫn dùng Excel làm nguồn dữ liệu đơn hàng, chỉ thay khâu "in phiếu lấy hàng" ở hiện trường bằng quy trình số trên điện thoại.
Sự phân biệt này rất quan trọng.
Chuyển đổi số không phải lúc nào cũng đòi hỏi thay hết mọi hệ thống cùng lúc.
Giấy và số hóa: so sánh nhanh
| Hạng mục | Lấy hàng bằng giấy | Lấy hàng số hóa |
|---|---|---|
| Chi phí khởi đầu | Rất thấp | Thấp đến cao tùy giải pháp |
| Phần cứng | Giấy và máy in | Điện thoại, máy tính bảng, thiết bị cầm tay hoặc đeo |
| Độ khó khi học | Rất thấp | Thường cần hướng dẫn thao tác cơ bản |
| Đơn thay đổi | Phải in lại hoặc sửa tay | Cập nhật được bằng dữ liệu số |
| Hướng dẫn công việc | Đọc bằng mắt | Màn hình, quét mã, âm thanh hoặc giọng nói |
| Theo dõi hoàn thành | Đánh dấu thủ công | Trạng thái số |
| Lưu hồ sơ | Giữ giấy hoặc nhập tay | Lưu dưới dạng dữ liệu số |
| Ngăn ngừa sai sót | Phụ thuộc nhiều vào sự tập trung | Có thể thêm nhắc nhở và kiểm tra |
| Rảnh tay | Hạn chế | Khả thi với giọng nói hoặc thiết bị đeo |
| Mở rộng | Càng nhiều giấy và điều phối | Dễ chuẩn hóa khi khối lượng tăng |
| Chi phí in | Phát sinh liên tục | Có thể giảm hoặc bỏ hẳn việc in phiếu nội bộ |
| Dữ liệu quy trình | Hạn chế nếu không nhập tay | Dễ thu thập và xem lại |
Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hoạt động.
Một kho xử lý mười đơn đơn giản mỗi ngày có nhu cầu rất khác so với nơi xử lý hàng trăm dòng đơn trên nhiều loại hàng.
1. Chi phí ban đầu
Lấy hàng bằng giấy
Nếu chỉ xét chi phí khởi đầu, rất khó vượt qua giấy.
Nếu doanh nghiệp đã có:
- Excel,
- một máy tính,
- một máy in,
- và giấy,
thì gần như không cần đầu tư thêm để dựng một quy trình lấy hàng cơ bản.
Đó là một lý do khiến giấy vẫn phổ biến ở cơ sở nhỏ.
Nhưng chi phí ban đầu không phải toàn bộ bức tranh.
Chi phí lặp lại có thể gồm:
- giấy,
- mực,
- bảo trì máy in,
- in lại,
- thời gian chuẩn bị phiếu,
- sửa thủ công,
- và công việc hành chính sau khi lấy hàng.
Từng khoản nhỏ, nhưng tổng cộng sẽ tăng theo lượng đơn.
Lấy hàng số hóa
Thường cần một chút cấu hình ban đầu.
Có thể là thiết lập ứng dụng, nhập dữ liệu đơn, ánh xạ cột bảng tính, đào tạo nhân viên hoặc chuẩn bị thiết bị.
Nhưng doanh nghiệp nhỏ có thể đã sẵn phần cứng cần dùng.
Ví dụ quy trình dựa trên điện thoại giúp giảm đáng kể rào cản so với các hệ thống kho truyền thống đòi hỏi thiết bị chuyên dụng hoặc một dự án hạ tầng lớn.
Thắng ở quy mô rất nhỏ: giấy. Với khối lượng cực thấp, giấy vẫn khó bị vượt về sự đơn giản và chi phí ban đầu.
Lợi thế khi khối lượng tăng: số hóa. Khi việc in lặp lại và công việc hành chính thủ công tăng lên, bài toán chi phí bắt đầu đổi chiều.
2. Độ chính xác
Sai sót khi lấy hàng tốn kém vì chi phí hiếm khi dừng ở món hàng đó.
Một lần lấy sai có thể dẫn tới:
- đóng gói lại,
- khiếu nại của khách,
- chi phí giao hàng phát sinh,
- trả hàng,
- lệch tồn kho,
- và thời gian truy tìm nguyên nhân.
Lấy hàng bằng giấy
Với giấy, nhân viên thường phải liên tục chuyển sự chú ý giữa:
- phiếu in,
- kệ hàng,
- sản phẩm,
- số lượng,
- và thùng hoặc đơn đang chuẩn bị.
Quy trình phụ thuộc nhiều vào sự chú ý bằng mắt và việc kiểm tra thủ công.
Nhân viên có thể vô tình:
- bỏ sót một dòng,
- đọc nhầm dòng,
- lấy sai số lượng,
- đánh dấu hoàn thành cho dòng chưa xong,
- hoặc quên đang làm tới đâu sau khi bị gián đoạn.
Điều này không có nghĩa giấy đương nhiên gây lỗi. Người có kinh nghiệm vẫn đạt độ chính xác rất cao.
Hạn chế nằm ở chỗ bản thân tờ giấy gần như không hỗ trợ gì một cách chủ động.
Lấy hàng số hóa
Quy trình số có thể dẫn dắt từng việc một.
Tùy giải pháp, hệ thống có thể:
- hiển thị từng hướng dẫn một,
- yêu cầu xác nhận,
- đọc hướng dẫn bằng âm thanh,
- hỗ trợ kiểm tra mã vạch,
- ghi nhận các dòng đã xong,
- hoặc hạn chế việc bỏ qua bước bắt buộc.
Số hóa không xóa được lỗi con người, nhưng tạo thêm cơ hội để thiết kế cơ chế phòng lỗi ngay trong quy trình.
Lợi thế: số hóa. Đơn càng phức tạp, lợi ích càng rõ.
3. Tốc độ
Tốc độ không chỉ là đi nhanh hơn.
Phần lớn hiệu suất đến từ việc giảm những thao tác không cần thiết.
Lấy hàng bằng giấy
Giấy có thể rất nhanh khi:
- kho nhỏ,
- nhân viên thuộc vị trí mọi mặt hàng,
- lượng đơn thấp,
- và phiếu được sắp xếp tốt.
Nhưng thời gian vẫn hao vì:
- dò trong danh sách dài,
- tìm lại vị trí vừa xem,
- đọc chữ nhỏ,
- kiểm tra dấu viết tay,
- quay lại món đã bỏ sót,
- hoặc di chuyển theo thứ tự kém hiệu quả.
Lấy hàng số hóa
Quy trình số có thể giảm bớt một phần các thao tác đó.
Ví dụ hiển thị hướng dẫn theo trình tự, sắp xếp hàng theo lộ trình định sẵn, hoặc tự chuyển sang việc kế tiếp sau khi hoàn thành.
Thêm hướng dẫn giọng nói thì còn tiến thêm một bước.
Thay vì cúi nhìn giấy hay màn hình liên tục, nhân viên nhận thông tin bằng âm thanh và giữ được nhiều chú ý hơn cho thao tác thực tế.
Lợi thế: tùy quy trình. Công cụ số mở ra nhiều dư địa tối ưu, nhưng chỉ đổi giấy sang màn hình thì việc lấy hàng không tự nhanh lên. Quan trọng là cách thiết kế quy trình.
4. Đào tạo nhân viên
Lấy hàng bằng giấy
Giấy có một ưu điểm quan trọng: ai cũng quen.
Người mới hiểu một phiếu in rất nhanh.
Nhưng "đọc được phiếu" không đồng nghĩa với "hiểu cái kho".
Người mới vẫn phải học:
- vị trí hàng hóa,
- các ký hiệu viết tắt,
- thứ tự lấy hàng,
- quy tắc xử lý đặc biệt,
- và những thói quen hình thành lâu năm tại chỗ.
Ở nhiều nơi dùng giấy, phần lớn kiến thức vận hành quan trọng chỉ nằm trong đầu các nhân viên lâu năm.
Lấy hàng số hóa
Một quy trình số được thiết kế tốt giúp hướng dẫn rõ ràng và nhất quán hơn.
Thay vì nói với nhân viên mới:
"Cứ theo phiếu này, nhưng bình thường mình đi mấy kệ này trước, với lại cái tên này thật ra là món ở đằng kia…"
hệ thống có thể trình bày công việc theo đúng thứ tự mong muốn.
Hướng dẫn giọng nói cũng giảm nhu cầu phải liên tục giải mã những phiếu dày đặc.
Lợi thế: số hóa cho các quy trình lặp lại. Giấy dễ hiểu ngay lập tức, nhưng khi đội ngũ lớn dần, quy trình số giúp chuẩn hóa đào tạo tốt hơn.
5. Xử lý thay đổi đơn hàng
Đơn hàng sẽ thay đổi.
Khách thêm hàng, số lượng được sửa, hàng hết, và đơn ưu tiên xuất hiện sau khi phiếu đã in.
Đây là lúc tờ giấy tĩnh bắt đầu lộ giới hạn.
Lấy hàng bằng giấy
Một khi đã in, phiếu chỉ là ảnh chụp tại một thời điểm.
Thay đổi có thể đòi hỏi:
- in bản mới,
- sửa bằng tay,
- báo riêng cho người lấy hàng,
- hoặc phải nhớ bản nào mới nhất.
Khi tồn tại nhiều bản, việc nhầm phiên bản hoàn toàn có thể xảy ra.
Lấy hàng số hóa
Dữ liệu số dễ chỉnh sửa hơn mà không sinh thêm một tờ giấy nữa.
Cụ thể làm được gì còn tùy phần mềm và quy trình, nhưng nhìn chung cách làm số phù hợp hơn với môi trường thông tin thay đổi thường xuyên.
Lợi thế: số hóa. Đơn càng hay thay đổi, giá trị càng cao.
6. Truy vết và lưu hồ sơ
Lấy hàng bằng giấy
Giấy cũng là một dạng hồ sơ vật lý, nhưng dùng lại thông tin đó về sau thì bất tiện.
Chẳng hạn muốn trả lời:
- Dòng này đã xong chưa?
- Đơn này thuộc đợt nào?
- Thực tế đã lấy bao nhiêu?
- Số lượng có bị sửa không?
- Phiếu hôm qua đang ở đâu?
thì phải lục giấy, hoặc nhập lại thủ công vào hệ thống khác.
Lấy hàng số hóa
Hồ sơ hoàn thành dạng số dễ lưu, xuất, tìm kiếm và phân tích hơn.
Ngay cả một quy trình nhẹ cũng giúp giữ thông tin đã lấy hàng cùng chỗ với dữ liệu đơn gốc.
Điều này càng có ích khi doanh nghiệp muốn rà soát vận hành hoặc tìm ra vấn đề lặp lại.
Lợi thế: số hóa. Nhất là khi hồ sơ lịch sử quan trọng.
7. Tiêu hao giấy và in ấn
Lấy hàng bằng giấy đòi hỏi mỗi lần làm việc là một tờ phiếu.
Tùy nơi, doanh nghiệp có thể phải in:
- từng đơn riêng lẻ,
- phiếu lấy hàng theo đợt,
- phiếu đóng gói,
- phiếu chuẩn bị,
- và các bản đã sửa.
Một tờ giấy thì rẻ.
Hàng nghìn tờ thì không.
Nhưng chi phí lớn hơn có thể không phải tờ giấy, mà là công việc quanh nó:
- chuẩn bị,
- phân loại,
- phát ra,
- thu về,
- sửa lại,
- và lưu trữ hoặc hủy bỏ.
Lấy hàng số hóa có thể giảm, thậm chí bỏ hẳn nhu cầu in hướng dẫn nội bộ.
Điều đó không có nghĩa mọi kho đều phải không giấy hoàn toàn. Chứng từ giao hàng, giấy tờ theo quy định hay tài liệu cho khách vẫn có thể cần in.
Câu hỏi thực tế hơn là:
Những chứng từ nội bộ nào thật sự vẫn cần tồn tại trên giấy?
Với nhiều doanh nghiệp, phiếu lấy hàng là chỗ tốt để bắt đầu.
Lợi thế: số hóa. Đặc biệt với các chứng từ nội bộ lặp lại nhiều.
8. Rảnh tay khi làm việc
Đây là một trong những khác biệt lớn nhất giữa cách làm bằng giấy truyền thống và các quy trình số tiến bộ hơn.
Lấy hàng bằng giấy
Tờ phiếu phải được:
- cầm đi,
- đặt xuống đâu đó,
- giữ trên tay,
- gấp lại,
- kẹp vào bảng,
- hoặc nhấc lên đặt xuống liên tục.
Kể cả khi không cầm suốt, ánh mắt vẫn phải quay lại tờ phiếu.
Lấy hàng số hóa trên màn hình
Điện thoại hay thiết bị cầm tay bỏ được tờ giấy, nhưng có thể tạo ra vấn đề tương tự nếu nhân viên vẫn phải cầm máy và nhìn màn hình liên tục.
Vì vậy,
lấy hàng số hóa và lấy hàng rảnh tay không nhất thiết là một.
Lấy hàng số hóa có hướng dẫn giọng nói
Giọng nói thay đổi chính cách con người tương tác với hệ thống.
Hệ thống có thể đọc lên:
- tên sản phẩm,
- quy cách,
- số lượng,
- và đơn vị.
Nhân viên sau đó thao tác bằng nút điều khiển hoặc lệnh giọng nói, tùy khả năng của giải pháp.
Nhờ vậy số hóa không chỉ giải quyết chuyện giấy, mà còn cải thiện cách nhân viên tiếp nhận thông tin khi đang làm việc chân tay.
Lợi thế: lấy hàng số hóa có giọng nói. Đặc biệt với những việc cần cả hai tay để xử lý hàng hóa hoặc thùng chứa.
9. Khả năng mở rộng
Quy trình chạy tốt với một người có thể khó khăn với năm người.
Cách làm ổn với 20 đơn có thể vất vả với 200 đơn.
Lấy hàng bằng giấy
Mở rộng quy trình giấy thường đồng nghĩa với việc tăng:
- số phiếu phải in,
- việc điều phối giữa nhân viên,
- phân loại thủ công,
- quản lý phiên bản,
- và công việc hành chính sau khi lấy hàng.
Vẫn chạy được, nhưng độ phức tạp có xu hướng tăng theo khối lượng.
Lấy hàng số hóa
Quy trình số dễ chuẩn hóa việc "trình bày công việc thế nào" và "thế nào là hoàn thành".
Nó cũng tạo nền cho các cải tiến về sau như:
- làm việc theo đợt,
- tối ưu lộ trình,
- kiểm tra mã vạch,
- hướng dẫn giọng nói,
- tem nhãn,
- và tích hợp với hệ thống khác.
Lợi thế: số hóa. Nhất là khi dự kiến lượng đơn hoặc quy mô đội ngũ còn tăng.
Khi nào giấy vẫn hợp lý?
Giấy chưa lỗi thời.
Nó vẫn có thể là lựa chọn thực tế nhất khi:
- lượng đơn rất thấp,
- chỉ có vài mặt hàng,
- phần lớn việc lấy hàng do một người có kinh nghiệm đảm nhiệm,
- đơn hiếm khi thay đổi,
- sai sót ít xảy ra,
- ít cần dữ liệu lịch sử,
- và chi phí thay đổi quy trình lớn hơn lợi ích có thể có.
Với một hộ kinh doanh chỉ xử lý vài đơn đơn giản mỗi ngày, đưa công nghệ vào chỉ vì "chuyển đổi số" có khi lại tạo ra phức tạp không cần thiết.
Mục tiêu không nên là loại bỏ giấy bằng mọi giá.
Mục tiêu là gỡ bỏ nút thắt.
Khi nào nên cân nhắc số hóa?
Có thể đã đến lúc đánh giá khi vài điều dưới đây trở nên quen thuộc:
- Ngày nào cũng in phiếu lấy hàng.
- Thường xuyên phải in lại vì đơn sửa.
- Hay lạc chỗ trên những tờ phiếu dài.
- Người mới mất nhiều thời gian để quen việc.
- Chi phí do lấy sai đang tăng.
- Nhiều nhân viên cần một cách làm nhất quán.
- Lượng đơn đang tăng.
- Số mã hàng đang tăng.
- Phiếu đã xong còn phải nhập lại vào hệ thống khác.
- Nhân viên cần cả hai tay để làm việc.
- Muốn đưa vào hướng dẫn giọng nói, quét mã, lộ trình hoặc hồ sơ số.
- Muốn cải thiện việc lấy hàng mà chưa triển khai WMS đầy đủ ngay.
Điểm cuối đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ.
Lựa chọn không chỉ giới hạn ở:
giấy
hoặc
một dự án WMS lớn.
Ở giữa còn cả một khoảng rộng.
Vẫn in phiếu lấy hàng mỗi sáng? Xem cách SortingGo biến dữ liệu Excel hoặc CSV sẵn có thành quy trình lấy hàng trên điện thoại.
Có thể bạn không cần bỏ Excel
Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã có quy trình đơn hàng xây quanh Excel.
Bảng tính đó có thể chứa:
- tên khách hàng,
- số đơn,
- tên sản phẩm,
- quy cách,
- số lượng,
- đơn vị,
- và các trường riêng của doanh nghiệp.
Thay Excel có thể không phải vấn đề cần ưu tiên nhất.
Nút thắt thật sự có thể chỉ bắt đầu sau khi ai đó bấm In.
Một hướng số hóa thực tế có thể là:
Dữ liệu đơn trong Excel → nhập số hóa → đợt lấy hàng → hướng dẫn trên điện thoại → ghi nhận hoàn thành
Bước đầu tiên làm cụ thể ra sao được trình bày trong bài cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng.
Nhờ vậy doanh nghiệp cải thiện được hiện trường mà không phải thiết kế lại toàn bộ quy trình văn phòng cùng lúc.
Nếu cách tiếp cận này nghe quen, hãy đọc thêm Không cần bỏ Excel. Hãy bỏ giấy ở khu vực lấy hàng.
Đó chính là ý tưởng nối bài viết ấy với bài so sánh này: giữ lại phần vẫn đang chạy tốt, và cải thiện phần đang tạo ra ma sát không cần thiết.
Từ lấy hàng số hóa đến lấy hàng bằng giọng nói
Đổi giấy sang màn hình mới chỉ là bước đầu.
Với công việc kho thực tế, câu hỏi tiếp theo là:
Nhân viên nên nhận hướng dẫn lấy hàng bằng cách nào?
Nếu mỗi hướng dẫn số vẫn buộc phải dừng tay, cúi xuống, đọc màn hình rồi làm tiếp, thì một phần ma sát ban đầu vẫn còn.
Lấy hàng bằng giọng nói mang tới một giao diện khác.
Nhân viên nghe hướng dẫn thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào việc đọc.
Quy trình có hướng dẫn giọng nói ở dạng nhẹ đặc biệt hữu ích cho:
- kho nhỏ,
- giao hàng thương mại điện tử,
- mua chung,
- phân phối thực phẩm,
- chuẩn bị đơn hàng,
- và các môi trường thường phải xử lý hàng bằng cả hai tay.
Để tìm hiểu kỹ hơn, xem Lấy hàng bằng giọng nói là gì? Hướng dẫn cho kho nhỏ và nhóm giao hàng.
Một ví dụ nhẹ: SortingGo
SortingGo được thiết kế quanh một ý tưởng đơn giản:
Giữ nguyên dữ liệu đơn hàng bạn đang có, nhưng làm cho khu vực lấy hàng dễ vận hành hơn.
Thay vì buộc doanh nghiệp thay toàn bộ quy trình bằng một WMS truyền thống, SortingGo có thể lấy dữ liệu Excel hoặc CSV làm điểm khởi đầu cho quy trình lấy hàng trên điện thoại.
Tùy quy trình và gói dịch vụ, SortingGo hỗ trợ các khả năng như:
- Nhập đơn hàng Excel/CSV
- Ánh xạ trường dữ liệu
- Quy trình theo đơn và theo đợt
- Chế độ lấy hàng và chia hàng
- Màn hình chuẩn bị
- Sắp xếp theo sản phẩm và khách hàng
- Hướng dẫn giọng nói
- Điều khiển bằng giọng nói hoặc nút media
- Ghi nhận hoàn thành dạng số
- Xuất ra Excel
- In tem nhãn qua SortingGo Print Service
Chi tiết đầy đủ có tại trang tính năng lấy hàng bằng giọng nói của SortingGo.
Mục tiêu không phải biến mọi kho nhỏ thành một dự án CNTT phức tạp.
Mà là hạ thấp rào cản khi chuyển từ:
hướng dẫn in trên giấy
sang:
hướng dẫn số
và khi phù hợp, sang:
hướng dẫn bằng giọng nói.
Giấy hay số hóa: nên chọn gì?
Không có câu trả lời chung cho tất cả.
Hãy chọn lấy hàng bằng giấy nếu hoạt động của bạn nhỏ, ổn định, đơn giản và hiện đang chạy hiệu quả.
Hãy cân nhắc lấy hàng số hóa khi giấy bắt đầu tạo ra công việc lặp lại, khó nắm tình hình, sai sót, khó đào tạo, hoặc giới hạn khi lượng đơn tăng.
Và nếu quy trình hiện tại xây quanh Excel, đừng mặc định rằng số hóa là phải thay hết.
Một lộ trình thực tế hơn có thể là:
Excel + giấy
↓
Excel + lấy hàng số hóa
↓
Excel + lấy hàng có hướng dẫn giọng nói
↓
Hệ thống kho nâng cao hơn khi doanh nghiệp thật sự cần
Lộ trình đó cho phép doanh nghiệp nhỏ cải thiện từng bước một.
Câu hỏi thường gặp
Lấy hàng số hóa có phải là WMS không?
Không. WMS là nền tảng quản lý kho rộng hơn, có thể bao gồm tồn kho, nhập hàng, bổ sung, vị trí, lấy hàng, xuất hàng, truy vết, tích hợp và nhiều chức năng khác.
Lấy hàng số hóa có thể là một phần của WMS, nhưng cũng có thể triển khai như một quy trình nhẹ hơn mà không cần cả hệ thống WMS.
Lấy hàng bằng giấy có luôn chậm hơn không?
Không. Trong môi trường nhỏ và quen thuộc, quy trình giấy đơn giản có thể rất hiệu quả.
Lấy hàng số hóa trở nên có giá trị hơn khi độ phức tạp, khối lượng, số nhân sự, yêu cầu phòng lỗi hoặc mức độ phối hợp tăng lên.
Kho nhỏ không có thiết bị chuyên dụng thì làm được không?
Được, tùy phần mềm. Lấy hàng qua điện thoại tạo điểm khởi đầu chi phí thấp hơn vì doanh nghiệp không nhất thiết phải sắm thiết bị kho chuyên dụng cho mọi quy trình.
Có phải bỏ Excel trước khi chuyển sang lấy hàng số hóa không?
Không nhất thiết.
Nếu Excel vẫn làm tốt vai trò nguồn dữ liệu đơn hàng, bạn có thể tập trung số hóa khâu lấy hàng ở hiện trường trước.
Lấy hàng số hóa và lấy hàng bằng giọng nói khác nhau thế nào?
Lấy hàng số hóa là phạm trù rộng, trong đó hướng dẫn và thông tin hoàn thành được xử lý dưới dạng số.
Lấy hàng bằng giọng nói là một dạng của nó, trong đó âm thanh trở thành phương tiện quan trọng để nhân viên nhận hướng dẫn hoặc thao tác với quy trình.
Số hóa rồi thì hết lấy sai hàng chứ?
Không. Không hệ thống nào bảo đảm không sai sót.
Nhưng quy trình số có thể đưa vào hướng dẫn có cấu trúc, bước xác nhận, quét mã, hướng dẫn giọng nói và các cơ chế khác giúp giảm những lỗi phổ biến.
Khi nào nên cân nhắc một WMS đầy đủ?
Khi doanh nghiệp cần kiểm soát tồn kho phức tạp, nhiều kho, logic bổ sung hàng, truy vết nâng cao, tích hợp diện rộng, hoặc phải phối hợp hoạt động kho vượt ra ngoài khâu lấy hàng.
Với những nơi chủ yếu cần cải thiện quy trình Excel và giấy, một quy trình số nhẹ hơn có thể là bước đầu thực tế hơn.
Lời kết
Lấy hàng bằng giấy tồn tại lâu là có lý do.
Nó đơn giản, linh hoạt, quen thuộc và rẻ để bắt đầu.
Nhưng sự đơn giản ban đầu có thể trở thành ma sát khi doanh nghiệp lớn lên.
Lấy hàng số hóa mở ra cách giảm việc in lặp lại, tăng tính nhất quán, tạo hồ sơ hoàn thành dạng số và đưa vào các công nghệ như lộ trình, quét mã và giọng nói.
Quyết định quan trọng nhất không phải là giấy có "cũ" hay số hóa có "hiện đại".
Mà là quy trình hiện tại có còn phù hợp với hoạt động hay không.
Nếu Excel vẫn quản lý tốt dữ liệu đơn hàng, hãy giữ nó.
Nếu giấy đang trở thành nút thắt ở hiện trường, hãy cải thiện phần đó trước.
Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng việc thay tất cả. Đôi khi nó bắt đầu bằng việc bớt in một tờ phiếu lấy hàng.
SortingGo là ứng dụng lấy hàng và chia hàng có hướng dẫn giọng nói, thiết kế cho các quy trình kho và giao hàng thực dụng, gọn nhẹ. Ứng dụng giúp biến dữ liệu đơn hàng Excel hoặc CSV thành công việc lấy hàng trên điện thoại mà không cần thay toàn bộ hệ thống kho hiện có.