ไม่ต้องเลิกใช้ Excel แค่เลิกใช้กระดาษที่หน้างานหยิบสินค้า

จัดการคำสั่งซื้อด้วย Excel
พิมพ์ใบหยิบสินค้าออกมา
ถือกระดาษเดินเข้าไปหน้างาน
อ่านชื่อสินค้าและจำนวน
หยิบสินค้า
แล้วก้มดูกระดาษอีกครั้งเพื่อดูรายการถัดไป

ฟังดูคุ้น ๆ ไหม

สำหรับคลังสินค้าขนาดเล็ก ร้านค้าออนไลน์ ผู้กระจายสินค้าอาหาร ร้านค้าปลีก ผู้ค้าส่ง และทีมจัดส่งจำนวนมาก ไฟล์ Excel หรือ CSV ยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงในการจัดการคำสั่งซื้อ

และนั่นก็ไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหาเสมอไป

การปรับปรุงงานหยิบสินค้าไม่ได้แปลว่าต้องเปลี่ยน Excel เป็นระบบใหม่ทั้งหมดเสมอไป

สิ่งที่ควรทบทวนอาจไม่ใช่ Excel แต่เป็นกระบวนการที่เปลี่ยนข้อมูลใน Excel ให้กลายเป็นกระดาษ ก่อนที่ใครสักคนจะเริ่มหยิบสินค้าได้

ถ้าไฟล์ Excel หรือ CSV ที่คุณมีอยู่บรรจุข้อมูลที่ทีมงานต้องใช้อยู่แล้ว คุณก็สามารถเก็บมันไว้ และเปลี่ยนเฉพาะสิ่งที่เกิดขึ้นที่หน้างานเท่านั้น

แทนที่จะเป็น

Excel → พิมพ์ → กระดาษ → หยิบสินค้า

คุณสามารถเปลี่ยนไปเป็น

Excel → สมาร์ตโฟน → คำแนะนำแบบดิจิทัลหรือเสียง → หยิบสินค้า

นี่คือการเปลี่ยนแปลงที่เล็กกว่าการรื้อระบบทั้งหมดมาก

Excel ไม่ได้เป็นปัญหาเสมอไป

เมื่อพูดถึงการปรับปรุงงานที่ทำด้วย Excel สมมติฐานแรกมักจะเป็น

"เราต้องเปลี่ยน Excel"

แต่สำหรับงานหยิบสินค้าจำนวนมาก นั่นไม่ใช่ปัญหาที่แท้จริง

Excel มีข้อดีในทางปฏิบัติหลายอย่าง

• ทีมงานส่วนใหญ่คุ้นเคยอยู่แล้ว
• จัดระเบียบและตรวจสอบข้อมูลคำสั่งซื้อได้ง่าย
• รองรับการนำเข้าและส่งออก CSV อย่างกว้างขวาง
• ยืดหยุ่นพอสำหรับกระบวนการของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก
• ไม่ต้องลงทุนโครงการซอฟต์แวร์ใหญ่เพียงเพื่อเริ่มต้น

สำหรับกิจการขนาดเล็กหรือที่กำลังเติบโต Excel อาจทำหน้าที่เป็น "ประตูเข้าของข้อมูลคำสั่งซื้อ" ได้ดีอยู่แล้ว

จุดที่มักเกิดปัญหาคือขั้นตอนหลังจากนั้น

กระบวนการทั่วไปมักเป็นแบบนี้

จัดการคำสั่งซื้อด้วย Excel
→ พิมพ์ใบหยิบสินค้า
→ ถือใบรายการเดินไปที่ชั้นวาง
→ อ่านชื่อสินค้า
→ ตรวจสอบจำนวน
→ หยิบสินค้า
→ หาบรรทัดถัดไปบนกระดาษ

พูดอีกอย่างคือ โอกาสในการปรับปรุงอาจไม่ได้อยู่ที่ตัวตาราง

แต่อาจอยู่ที่ ข้อมูลในตารางนั้นถูกส่งต่อไปยังคนที่ทำงานจริงหน้างานอย่างไร

ต้นทุนแฝงของใบหยิบสินค้ากระดาษ

ใบหยิบสินค้ากระดาษได้รับความนิยมด้วยเหตุผลที่ดี คือมันเรียบง่าย

พิมพ์ออกมา ส่งให้พนักงาน แล้วก็เริ่มงานได้เลย

แทบไม่ต้องเรียนรู้อะไรเพิ่ม

แต่เมื่อกระบวนการเดิมถูกทำซ้ำวันละหลายสิบหรือหลายร้อยครั้ง ความไม่มีประสิทธิภาพเล็ก ๆ ก็จะสะสมขึ้น

1. ทุกครั้งที่ชำเลืองดูกระดาษ จังหวะงานจะสะดุด

ก่อนหยิบสินค้า พนักงานดูใบรายการหนึ่งครั้ง

ก่อนยืนยันจำนวน อาจดูอีกครั้ง

พอเสร็จรายการนั้น ก็ต้องหาบรรทัดถัดไป

แต่ละครั้งอาจใช้เวลาไม่กี่วินาที แต่รูปแบบนี้เกิดซ้ำตลอดทั้งกะ

สิ่งที่เสียไปไม่ใช่แค่เวลา แต่รวมถึงสมาธิของพนักงานด้วย

2. กระดาษกินมือไปหนึ่งข้าง

พนักงานที่ต้องถือกระดาษหรือแผ่นรองเขียน จะไม่มีมือทั้งสองข้างว่างเต็มที่สำหรับจับสินค้า

เมื่อสินค้ามีขนาดใหญ่ ต้องหยิบหลายชิ้น หรือมีการบรรจุและจัดแบ่งไปพร้อมกัน พนักงานอาจต้อง

วางใบรายการลง → จับสินค้า → หยิบใบรายการขึ้นมาใหม่ → หาบรรทัดที่ถูกต้อง

การเคลื่อนไหวส่วนเกินเหล่านี้กลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน

3. บรรทัด จำนวน และสินค้าที่คล้ายกันอาจอ่านผิด

ใบรายการที่แน่นขนัดอาจมีชื่อสินค้า รุ่นย่อย หน่วย และจำนวนอยู่ในบรรทัดติดกัน

สิ่งนี้เปิดโอกาสให้เกิด

• อ่านผิดบรรทัด
• หยิบผิดจำนวน
• ข้ามรายการ
• หยิบซ้ำรายการเดิม
• ลืมว่าทำถึงตรงไหนแล้ว

ความเสี่ยงจะสูงขึ้นเมื่อปริมาณคำสั่งซื้อมาก หรือพนักงานถูกกดดันเรื่องเวลา

4. คำสั่งซื้อเปลี่ยน อาจต้องพิมพ์ใหม่

ถ้าคำสั่งซื้อเปลี่ยนหลังจากพิมพ์ใบรายการไปแล้ว ทีมงานอาจต้องแก้ไขหรือพิมพ์ใหม่

และเมื่อฉบับเก่ากับฉบับใหม่อยู่หน้างานพร้อมกัน ก็จะเกิดคำถามอีกข้อ

"ใบที่ถืออยู่นี่เป็นฉบับล่าสุดหรือเปล่า"

5. ไร้กระดาษไม่ได้ประหยัดแค่ค่ากระดาษ

ราคากระดาษหนึ่งแผ่นมักไม่ใช่ประเด็นหลัก

กระบวนการที่ใช้กระดาษยังรวมถึงการพิมพ์ ผงหมึก การดูแลเครื่องพิมพ์ การเติมกระดาษ การถือเอกสารไปมา การจัดเก็บ และการทิ้งในที่สุด

โอกาสที่แท้จริงของการเลิกใช้กระดาษไม่ใช่แค่การใช้กระดาษน้อยลง

แต่คือ การตัดงานส่วนเกินที่เกิดขึ้นเพราะกระบวนการแบบกระดาษออกไป

การทำดิจิทัลไม่ได้แปลว่าต้องทิ้ง Excel

นี่คือแนวคิดสำคัญ

คุณไม่จำเป็นต้องรื้อกระบวนการ Excel ทั้งหมด เพียงเพื่อทำให้งานหยิบสินค้าเป็นดิจิทัล

ถ้าคำสั่งซื้อของคุณถูกจัดระเบียบไว้ใน Excel หรือ CSV อยู่แล้ว คุณสามารถคิดถึงการเชื่อมข้อมูลนั้นเข้ากับกระบวนการหยิบสินค้าโดยตรง วิธีทำจริง ๆ อ่านได้จากบทความก่อนหน้าของเราเรื่องวิธีเปลี่ยนรายการคำสั่งซื้อใน Excel ให้เป็นกระบวนการหยิบสินค้า

ตัวอย่างเช่น

Excel / CSV
↓
นำเข้าสู่สมาร์ตโฟน
↓
แสดงหรืออ่านชื่อสินค้าและจำนวน
↓
พนักงานหยิบสินค้า
↓
ทำรายการให้เสร็จแล้วไปต่อ

Excel ยังคงเป็นที่ที่ทีมงานเตรียมและจัดการข้อมูลคำสั่งซื้อเหมือนเดิม

สิ่งที่เปลี่ยนคือหน้างาน

พนักงานไม่จำเป็นต้องมีสำเนากระดาษของข้อมูลนั้นก่อน จึงจะเริ่มทำงานได้อีกต่อไป

เมื่อเทียบกับการเปลี่ยนระบบธุรกิจทั้งชุด นี่เป็นก้าวที่เล็กกว่ามาก

จาก "ดูแล้วหยิบ" สู่ "ฟังแล้วหยิบ"

การเปลี่ยนใบรายการที่พิมพ์ออกมาเป็นหน้าจอสมาร์ตโฟน ช่วยลดการใช้กระดาษได้อยู่แล้ว

แต่ยังมีอีกคำถามหนึ่ง

จะเป็นอย่างไรถ้าพนักงานยังต้องมองโทรศัพท์ก่อนหยิบทุกรายการ

สื่อเปลี่ยนจากกระดาษเป็นหน้าจอ แต่สายตายังคงต้องสลับไปมาระหว่างคำสั่ง ชั้นวาง และตัวสินค้าอยู่ดี

จุดนี้เองที่ การหยิบสินค้าด้วยเสียง มีประโยชน์

ด้วยเสียงนำทาง ระบบสามารถอ่านข้อมูลอย่างชื่อสินค้า รุ่นย่อย หรือจำนวนให้ฟังได้

ตัวอย่างเช่น

สินค้า A จำนวน 10 ชิ้น

พนักงานได้ยินคำสั่ง หาสินค้า หยิบตามจำนวนที่ต้องการ ทำขั้นตอนนั้นให้เสร็จ แล้วไปยังงานถัดไป

แทนที่จะต้องอ่านใบรายการซ้ำ ๆ พนักงานสามารถทิ้งสายตาไว้ที่ชั้นวางและตัวสินค้าได้มากขึ้น พร้อมกับมีมือทั้งสองข้างว่างสำหรับงานจริงมากขึ้นด้วย

ถ้าคุณเพิ่งเริ่มสนใจแนวทางนี้ ลองอ่านบทความของเราเรื่องการหยิบสินค้าด้วยเสียงคืออะไร เพื่อทำความเข้าใจว่ามันทำงานอย่างไรและเหมาะกับงานแบบไหน

ต้องมี WMS ก่อนถึงจะปรับปรุงงานหยิบสินค้าได้ไหม

อีกหนึ่งสมมติฐานที่พบบ่อยคือ

"ถ้าอยากทำงานหยิบสินค้าแบบดิจิทัล ต้องมี WMS ก่อนไม่ใช่หรือ"

ระบบบริหารคลังสินค้ามีคุณค่าอย่างมากเมื่อธุรกิจต้องบริหารจัดการอย่างครบวงจรในเรื่อง

• สต็อกสินค้า
• ตำแหน่งจัดเก็บ
• การรับสินค้า
• การจัดส่ง
• คลังสินค้าหลายแห่ง
• ผู้ใช้งานและพนักงาน
• การเติมสินค้า
• การตรวจนับตามรอบ
• กระบวนการคลังสินค้าในภาพกว้าง

แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่อยากปรับปรุงงานหยิบสินค้าจะต้องเริ่มจากการวางระบบ WMS เต็มรูปแบบ

ลองนึกถึงกรณีเช่น

• คลังสินค้าขนาดเล็กที่จัดการคำสั่งซื้อด้วย Excel
• ผู้ขายออนไลน์ที่เตรียมของส่งทุกวัน
• ผู้กระจายสินค้าอาหารหรือของแช่แข็ง
• ร้านค้าปลีกที่เตรียมสินค้าตามคำสั่งซื้อของลูกค้า
• ผู้ค้าส่งที่จัดแบ่งสินค้าขาออก
• ทีมจัดส่งขนาดเล็ก

ปัญหาเฉพาะหน้าของพวกเขาอาจไม่ใช่

"เราต้องบริหารทุกกระบวนการในคลังสินค้าบนแพลตฟอร์มเดียว"

แต่อาจเป็นเพียง

"เรามีข้อมูลคำสั่งซื้อใน Excel อยู่แล้ว จะหยิบสินค้าให้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องถือกระดาษเดินไปมาได้ไหม"

ถ้าปัญหาคือแบบหลัง การเริ่มปรับปรุงที่ขั้นตอนหยิบสินค้าก่อนก็สมเหตุสมผล

Excel บวกสมาร์ตโฟน ก็เป็นก้าวเล็ก ๆ ที่ใช้ได้จริง

คำว่า "การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล" ฟังดูแพง

มันชวนให้นึกถึงที่ปรึกษา เซิร์ฟเวอร์ ฮาร์ดแวร์เฉพาะทาง โครงการติดตั้งที่ยาวนาน และการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในระบบที่มีอยู่

แต่การปรับปรุงการทำงานสามารถเริ่มได้เล็กกว่านั้นมาก

กระบวนการที่ตอนนี้เป็น

Excel → พิมพ์ → ใบหยิบสินค้ากระดาษ → หยิบสินค้า

สามารถกลายเป็น

Excel → สมาร์ตโฟน → เสียงนำทาง → หยิบสินค้า

เพียงเท่านี้ก็ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มีความหมายแล้ว

โดยเฉพาะธุรกิจที่ยังไม่สามารถ หรือยังไม่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบไฟล์คำสั่งซื้อและกระบวนการภายในทันที แนวทางนี้มักใช้ได้จริงมากกว่า

เก็บสิ่งที่ทำงานได้ดีอยู่แล้วไว้ และทำให้ส่วนที่สร้างอุปสรรคมากที่สุดเป็นดิจิทัลก่อน

คำสั่งซื้อของคุณอยู่ใน Excel อยู่แล้วใช่ไหม ดูว่า SortingGo นำข้อมูลคำสั่งซื้อ Excel หรือ CSV ที่คุณมีอยู่เข้าสู่หน้างานหยิบสินค้าได้อย่างไร

SortingGo: จาก Excel / CSV สู่การหยิบสินค้าด้วยเสียง

SortingGo เป็นแอปพลิเคชัน Android ที่ออกแบบมาเพื่อนำข้อมูลคำสั่งซื้อจาก Excel และ CSV เข้าสู่กระบวนการหยิบสินค้าจริง

หลังจากนำเข้าข้อมูลที่มีอยู่ พนักงานสามารถใช้ฟิลด์อย่างชื่อสินค้า ข้อมูลจำเพาะ จำนวน และข้อมูลอื่นที่จับคู่ไว้ระหว่างการทำงานได้

เมื่อใช้ร่วมกับเสียงนำทาง กระบวนการจะกลายเป็น

นำเข้า Excel / CSV
→ เริ่มหยิบสินค้า
→ ฟังชื่อสินค้าและจำนวน
→ หยิบด้วยมือทั้งสองข้าง
→ ทำขั้นตอนนั้นให้เสร็จ
→ ไปยังรายการถัดไป

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ หน้าฟีเจอร์ของ SortingGo

SortingGo ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นบนแนวคิดที่ว่าธุรกิจต้องเลิกใช้ Excel

เป้าหมายเกือบจะตรงกันข้าม

ทำให้ข้อมูล Excel ที่คุณมีอยู่แล้วมีประโยชน์มากขึ้นที่หน้างานหยิบสินค้า

คุณไม่จำเป็นต้องออกแบบกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อใหม่ทั้งหมด ก่อนที่จะลองใช้การหยิบสินค้าด้วยเสียง

และไม่จำเป็นต้องรอจนพร้อมสำหรับ WMS เต็มรูปแบบ ก่อนที่จะเริ่มลดการพึ่งพาใบหยิบสินค้าที่พิมพ์ออกมา

คุณสามารถเริ่มจากข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้วได้เลย

ควรเริ่มจากตรงไหน

การเลิกใช้กระดาษไม่จำเป็นต้องหมายถึงการกำจัดกระดาษทุกแผ่นในบริษัทพร้อมกัน

วิธีที่ใช้ได้จริงกว่าคือเลือกกระบวนการหนึ่งขึ้นมาทดลองก่อน

ตัวอย่างเช่น

• ใบหยิบสินค้าขาออกที่พิมพ์ทุกเช้า
• การหยิบสินค้าสำหรับคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ
• การจัดแบ่งก่อนกระจายสินค้าอาหาร
• การเตรียมคำสั่งซื้อทีละลูกค้า
• การเตรียมคำสั่งซื้อในร้านค้าปลีก
• การจัดส่งของคลังสินค้าขนาดเล็ก
• การหยิบสินค้าสำหรับคำสั่งซื้อค้าส่ง

คุณสามารถเริ่มจากแค่

พนักงานหนึ่งคน หนึ่งชุดงาน หรือคำสั่งซื้อหนึ่งประเภท

ถ้ากระบวนการ Excel เดิมยังคงอยู่ได้ สิ่งที่ต้องเปลี่ยนในช่วงแรกก็จะน้อยลงมาก

ทำให้ประเมินได้ง่ายขึ้นว่าวิธีหยิบสินค้าแบบใหม่ช่วยคนที่ทำงานจริงได้หรือไม่

ไร้กระดาษไม่ใช่เป้าหมาย กระบวนการที่ดีขึ้นต่างหากที่ใช่

"การเลิกใช้กระดาษ" กลายเป็นเป้าหมายในตัวมันเองได้ง่ายมาก

แต่เป้าหมายที่แท้จริงของหน้างานหยิบสินค้าไม่ควรเป็นการทำให้กระดาษเหลือศูนย์แผ่น

เป้าหมายคือช่วยให้พนักงาน

เคลื่อนไหวได้เป็นธรรมชาติ ลดการตรวจสอบที่ไม่จำเป็น เลี่ยงความผิดพลาด และทำงานเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ

ถ้ากระดาษเป็นวิธีที่ง่ายและได้ผลที่สุดสำหรับกระบวนการใดจริง ๆ ก็ไม่มีเหตุผลที่จะเอาออกเพียงเพื่อจะได้บอกว่าเราเป็นดิจิทัลแล้ว

แต่ถ้าทีมของคุณต้องทำสิ่งเหล่านี้ซ้ำ ๆ

• พิมพ์รายการคำสั่งซื้อ Excel แบบเดิมออกมา
• ถือกระดาษเดินไปมาในพื้นที่หยิบสินค้า
• สลับความสนใจไปมาระหว่างกระดาษกับสินค้า
• พยายามจำว่าเพิ่งทำเสร็จบรรทัดไหน
• พิมพ์รายการใหม่หลังคำสั่งซื้อเปลี่ยน

กระบวนการส่วนนั้นก็คุ้มค่าที่จะนำมาทบทวน

บทสรุป: เก็บ Excel ไว้ แล้วเอากระดาษที่คั่นระหว่างข้อมูลกับพนักงานออกไป

Excel อยู่ในงานประจำวันมาเป็นเวลานาน

มันคุ้นเคย

มันยืดหยุ่น

และในหลายธุรกิจ กระบวนการที่มีอยู่ก็พึ่งพามันอยู่แล้ว

ดังนั้นก้าวแรกสู่การหยิบสินค้าที่ดีขึ้น จึงไม่จำเป็นต้องเป็นการเปลี่ยน Excel

คำถามที่มีประโยชน์กว่าอาจเป็น

"ทำไมเราถึงต้องพิมพ์ไฟล์ Excel นี้ออกมาทุกวัน"

ถ้ากระดาษแผ่นนั้นมีอยู่เพื่อบอกพนักงานว่าต้องหยิบสินค้าอะไรและจำนวนเท่าไรเป็นหลัก วันนี้อาจมีวิธีส่งข้อมูลนั้นที่ดีกว่าแล้ว

เก็บ Excel ไว้

เก็บข้อมูลคำสั่งซื้อที่คุณใช้อยู่ไว้

เปลี่ยนแค่วิธีที่ข้อมูลนั้นเดินทางไปถึงหน้างาน

ไม่ต้องเลิกใช้ Excel แค่เลิกใช้กระดาษที่หน้างานหยิบสินค้า

คำถามที่พบบ่อย

เราทำให้งานหยิบสินค้าเป็นดิจิทัลได้ไหม ในขณะที่ยังจัดการคำสั่งซื้อด้วย Excel

ได้ ข้อมูลคำสั่งซื้อยังคงอยู่ใน Excel หรือ CSV ได้ ในขณะที่กระบวนการหยิบสินค้าเปลี่ยนไปเป็นแบบดิจิทัล การทำหน้างานให้เป็นดิจิทัลไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกระบบที่มีอยู่

ต้องมี WMS ไหมถ้าอยากเลิกใช้ใบหยิบสินค้ากระดาษ

ไม่จำเป็นเสมอไป WMS มีคุณค่าเมื่อคุณต้องการบริหารสต็อก ตำแหน่งจัดเก็บ การรับสินค้า การจัดส่ง และคลังสินค้าอย่างครบวงจร แต่ถ้าเป้าหมายเฉพาะหน้าคือลดใบหยิบสินค้ากระดาษและปรับปรุงกระบวนการหยิบสินค้า คุณก็สามารถเริ่มจากเครื่องมือที่เล็กกว่าได้

การหยิบสินค้าด้วยเสียงคืออะไร

คือวิธีหยิบสินค้าที่ส่งคำสั่งงาน เช่น ชื่อสินค้าและจำนวน ผ่านเสียง ช่วยลดความจำเป็นในการมองกระดาษหรือหน้าจอซ้ำ ๆ และทำให้พนักงานทิ้งความสนใจไว้ที่ชั้นวางและตัวสินค้าได้มากขึ้น

SortingGo ใช้ไฟล์ Excel ได้ไหม

SortingGo รองรับการนำเข้าข้อมูล Excel และ CSV พร้อมจับคู่ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเข้ากับกระบวนการหยิบสินค้า ขึ้นอยู่กับโครงสร้างไฟล์ที่คุณมี อาจต้องตั้งค่าการจับคู่ฟิลด์ในการนำเข้าครั้งแรก

SortingGo เหมาะกับคลังสินค้าขนาดใหญ่เท่านั้นหรือเปล่า

ไม่ใช่ SortingGo ออกแบบมาสำหรับงานขนาดเล็กที่จัดการคำสั่งซื้อด้วย Excel หรือ CSV อยู่แล้ว และต้องการปรับปรุงการหยิบสินค้าโดยมีอุปสรรคน้อย ครอบคลุมทั้งอีคอมเมิร์ซ การกระจายสินค้าอาหาร การจัดแบ่งสินค้าซื้อร่วม การเตรียมสินค้าค้าปลีก การค้าส่ง และคลังสินค้าขนาดเล็ก