Cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng

Nếu đơn hàng của bạn vốn đã nằm trong Excel, có thể bạn không cần bỏ bảng tính chỉ để cải thiện cách đội ngũ lấy hàng.

Với nhiều kho nhỏ, nhà bán sỉ, người tổ chức mua chung, đơn vị giao thực phẩm tươi và nhóm giao hàng thương mại điện tử, vướng mắc thật sự chỉ bắt đầu sau khi dữ liệu đơn hàng đã sẵn sàng: ai đó in bảng tính ra, cầm giấy đi khắp khu làm việc, dò từng dòng bằng mắt, rồi sau đó cố đối chiếu xem đã làm xong những gì.

Bước đi thực tế hơn là giữ Excel làm nơi chứa dữ liệu đơn hàng, đồng thời chuyển riêng phần thực thi việc lấy hàng sang một quy trình số.

Nói đơn giản, luồng công việc trở thành:

Excel hoặc CSV → các tác vụ lấy hàng đã sắp xếp → hướng dẫn trên điện thoại → xác nhận số

Điều này khác với việc chỉ mở bảng tính trên điện thoại. Một quy trình lấy hàng hữu ích phải cho nhân viên biết việc tiếp theo cần làm, giữ lại thông tin họ cần để quyết định, và làm rõ việc nào đã hoàn tất.

Quy trình lấy hàng từ Excel thực chất là gì

Quy trình lấy hàng từ Excel sử dụng thông tin đơn hàng vốn đã lưu trong bảng tính làm điểm khởi đầu cho các tác vụ lấy hàng ngoài hiện trường.

Bảng tính được thiết kế chủ yếu để lưu trữ và sắp xếp dữ liệu. Còn người lấy hàng lại cần những chỉ dẫn dễ thực hiện ngay trong lúc di chuyển giữa sản phẩm, kệ hàng, thùng hàng hay các đơn của khách.

Vì vậy một quy trình thực dụng phải trả lời được vài câu hỏi đơn giản:

• Cần lấy sản phẩm nào?
• Lấy bao nhiêu?
• Của đơn hàng hay khách hàng nào?
• Có quy cách, đơn vị tính hay ghi chú nào cần biết không?
• Tiếp theo là gì?
• Việc này đã làm xong chưa?

Thay đổi quan trọng không nằm ở định dạng tệp, mà ở bước chuyển từ các dòng dữ liệu thành những việc có thể làm theo và xác nhận được.

Ví dụ, một bảng tính đơn hàng có thể chứa hàng trăm dòng. Thay vì bắt nhân viên tự dò từng dòng, quy trình số có thể sắp xếp thông tin liên quan thành một chuỗi tác vụ lấy hàng và hiển thị tác vụ hiện tại trên điện thoại.

Kết quả là một quy trình như sau:

Excel / CSV → nhập dữ liệu → sắp xếp → lấy hàng → xác nhận → hoàn tất

Bắt đầu từ dữ liệu bạn đang có

Trước khi thiết kế lại toàn bộ quy trình đơn hàng, hãy xem lại chính bảng tính bạn đang dùng.

Ở nhiều doanh nghiệp, nó đã chứa gần như đủ thông tin cần cho việc lấy hàng. Mục tiêu không phải là làm cho mọi bảng tính giống hệt nhau, mà là xác định cột nào có ý nghĩa vận hành và bảo đảm ý nghĩa đó luôn được hiểu nhất quán.

Xác định những trường mà người lấy hàng thực sự cần

Tùy quy trình của bạn, các trường hữu ích có thể gồm:

• Số đơn hàng
• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Quy cách
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Ghi chú đơn hàng

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đủ mọi trường.

Chẳng hạn, một nhóm mua chung nhỏ có thể chỉ quan tâm đến khách hàng, sản phẩm, số lượng và ghi chú. Nhà bán sỉ lại phụ thuộc nhiều hơn vào mã sản phẩm, quy cách, đơn vị tính và số đơn hàng.

Màn hình lấy hàng tốt nhất thường không phải màn hình hiển thị nhiều thông tin nhất, mà là màn hình hiển thị vừa đủ để nhân viên chọn đúng hành động tiếp theo.

Mỗi cột giữ một ý nghĩa rõ ràng

Bảng tính sẽ dễ chuyển thành quy trình số hơn nhiều khi các cột nhất quán.

Ví dụ:

• Để số lượng trong cột số lượng, thay vì lồng vào phần mô tả sản phẩm.
• Dùng tiêu đề cột thống nhất.
• Tách mã sản phẩm và tên sản phẩm thành hai trường riêng khi cả hai đều quan trọng.
• Tránh bố cục phụ thuộc nhiều vào ô gộp hay định dạng chỉ nhằm mục đích in ấn.
• Giữ lại mã đơn hàng và mã khách hàng nếu đã có sẵn.

Bạn không cần xây dựng một cơ sở dữ liệu hoàn hảo trước khi thử lấy hàng số. Điều cần thiết chỉ là đủ nhất quán để quy trình hiểu được mỗi giá trị đại diện cho điều gì.

Biến các dòng bảng tính thành tác vụ có thể thực hiện

Đây chính là bước phân biệt một bảng tính với một quy trình lấy hàng thực thụ.

Bảng tính Excel được tổ chức cho dữ liệu. Quy trình lấy hàng phải được tổ chức cho hành động.

Giả sử bảng tính của bạn có 200 dòng đơn hàng. Hiển thị cả 200 dòng trên màn hình nhỏ không tự nhiên biến quy trình thành số theo nghĩa hữu ích. Nhân viên vẫn phải tìm đúng dòng, tự diễn giải, nhớ mình đang làm đến đâu và tự quyết định việc kế tiếp.

Một lớp thực thi tốt hơn có thể biến những dòng đó thành một trình tự.

Mỗi tác vụ có thể hiển thị:

• sản phẩm hiện tại
• quy cách
• số lượng cần lấy
• thông tin khách hàng hoặc đơn hàng
• các ghi chú liên quan
• một cách rõ ràng để xác nhận hoàn tất

Sau đó quy trình chuyển sang tác vụ tiếp theo.

Cách sắp xếp các tác vụ phụ thuộc vào từng nơi làm việc.

Lấy hàng theo từng đơn

Trong quy trình theo đơn hàng, nhân viên gom đủ các mặt hàng cho một khách hoặc một đơn rồi mới chuyển sang đơn kế tiếp.

Cách này dễ hiểu và phù hợp khi các đơn được xử lý riêng lẻ.

Toàn bộ dữ liệu vẫn nằm nguyên trong các dòng Excel, nhưng màn hình thực thi chỉ gom những dòng liên quan đến đơn hàng hiện tại.

Lấy hàng cho nhiều đơn cùng lúc

Trong nhiều tình huống khác, việc liên tục quay lại cùng một vị trí hàng cho các đơn khác nhau lại tốn thời gian.

Cùng dữ liệu nguồn đó đôi khi có thể được sắp xếp theo sản phẩm, hoặc theo một trình tự vận hành khác, để nhân viên xử lý gọn phần việc liên quan trước rồi mới chia hàng về từng đơn cuối cùng.

Cách phù hợp phụ thuộc vào sản phẩm, mặt bằng, số lượng đơn và các bước phía sau. Điểm mấu chốt là thứ tự trong bảng tính không nhất thiết phải quyết định thứ tự làm việc thực tế.

Đơn hàng của bạn đã nằm trong Excel? Xem cách SortingGo làm việc với dữ liệu đơn hàng sẵn có của bạn.

Chuyển danh sách lấy hàng từ giấy sang điện thoại

Nhiều đơn vị dùng bảng tính đã số hóa ở bàn làm việc, nhưng lại quay về giấy khi ra kho hoặc khu đóng gói.

Quy trình thường trông như thế này:

Excel → in ra → cầm giấy đi → tìm dòng → lấy hàng → đánh dấu bằng bút → lặp lại

Quy trình lấy hàng trên điện thoại chỉ thay đổi bước thực thi:

Excel → nhập dữ liệu → hiển thị tác vụ → lấy hàng → xác nhận số → tác vụ tiếp theo

Bước làm trên giấy	Tương ứng trong quy trình số
In bảng tính	Nhập dữ liệu đơn hàng
Tự đọc từng dòng	Hiển thị một tác vụ có thể thực hiện
Đánh dấu bằng bút	Xác nhận trên thiết bị
Tự tìm dòng kế tiếp	Chuyển sang tác vụ kế tiếp
Đối chiếu giấy sau đó	Giữ trạng thái hoàn tất ngay trong quy trình

Điều này không có nghĩa mọi quy trình giấy đều tệ. Giấy đơn giản, quen thuộc và gần như không cần thiết lập gì.

Hạn chế chỉ xuất hiện khi danh sách công việc trở nên khó theo dõi: quá nhiều dòng, sản phẩm lặp lại, đơn hàng thay đổi, nhiều khách hàng, chi chít dấu bút, hoặc nhân viên phải liên tục nhìn qua nhìn lại giữa danh sách và món hàng trên tay.

Danh sách lấy hàng số giúp thấy rõ tác vụ hiện tại và tiến độ, mà không bắt nhân viên phải lần mò cả bảng tính trong lúc đang làm việc chân tay.

Nếu bạn muốn giữ nguyên bảng tính như hiện tại, bài bỏ giấy ở khu vực lấy hàng mà không cần bỏ Excel nhìn cùng công đoạn này từ một hướng khác.

Thêm hướng dẫn mà không cần dựng cả một WMS

Hệ thống quản lý kho (WMS) bao quát rộng hơn việc lấy hàng rất nhiều.

Tùy hệ thống, một WMS có thể quản lý nhập hàng, tồn kho, cất hàng vào vị trí, bổ sung hàng, vị trí lưu trữ trong kho, tích hợp hệ thống, nhân sự và nhiều quy trình kho khác.

Những năng lực đó trở nên quan trọng khi vận hành phức tạp dần lên.

Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng khởi đầu với bài toán ấy.

Một nhóm nhỏ có thể đã biết rõ đơn hàng đến từ đâu và đã quen chuẩn bị chúng trong Excel. Câu hỏi trước mắt của họ có thể chỉ đơn giản là:

Chúng tôi đã có đơn hàng rồi. Làm sao để chính việc lấy hàng dễ theo dõi hơn?

Trong tình huống đó, một quy trình thực thi gọn nhẹ có thể là bước trung gian hợp lý.

Tùy công cụ bạn chọn, những khả năng hữu ích có thể gồm:

• hiển thị tác vụ trên điện thoại
• trình tự làm việc có thể tùy chỉnh
• xác nhận hoàn tất trên thiết bị
• hướng dẫn bằng giọng nói
• kiểm tra bằng mã vạch
• in nhãn

Mục tiêu không phải tái tạo mọi chức năng của một WMS, mà là giải quyết đúng vấn đề vận hành bạn đang gặp.

Lấy hàng bằng giọng nói giúp được ở đâu

Lấy hàng số không đồng nghĩa với việc phải nhìn màn hình ở mọi bước.

Trong lúc làm việc chân tay, việc liên tục chuyển ánh mắt giữa kệ hàng, sản phẩm, thùng đựng và điện thoại sẽ làm đứt mạch công việc. Hướng dẫn bằng giọng nói là một cách khác để truyền đạt thông tin như tên sản phẩm, quy cách hay số lượng.

Chẳng hạn, nhân viên có thể nghe tác vụ hiện tại, lấy hàng, xác nhận rồi chuyển tiếp mà ít phải đọc cả danh sách.

SortingGo được thiết kế cho những đội ngũ đã có dữ liệu đơn hàng trong Excel hoặc CSV và muốn biến dữ liệu đó thành các tác vụ lấy hàng hay chia hàng trên điện thoại. Tùy quy trình và gói dịch vụ bạn chọn, SortingGo còn có thể cung cấp hướng dẫn bằng giọng nói và lệnh thoại trong lúc lấy hàng.

Xem thêm chi tiết tại trang Tính năng của SortingGo.

Giọng nói không cần thiết cho mọi hoạt động. Nó hữu ích nhất khi việc giảm thao tác lặp lại trên màn hình giúp công việc hiện trường trôi chảy hơn. Bài hướng dẫn của chúng tôi về lấy hàng bằng giọng nói giải thích cách quy trình này vận hành.

Một ví dụ thực tế từ Excel đến lấy hàng

Hãy xem một doanh nghiệp nhỏ có dữ liệu đơn hàng như sau:

Đơn hàng	Khách hàng	Sản phẩm	SL
A001	Khách hàng A	Trà xanh	2
A001	Khách hàng A	Bánh quy	1
A002	Khách hàng B	Trà xanh	3

Nếu làm trên giấy, có lẽ ai đó sẽ in ba dòng này ra rồi xử lý lần lượt từ trên xuống.

Quy trình số có thể dùng chính dữ liệu nguồn đó theo cách khác.

1. Đơn hàng đến trong Excel. Bảng tính vẫn là nơi chứa thông tin đơn hàng.
2. Xác định hoặc ánh xạ các cột cần dùng. Quy trình nhận biết giá trị nào là đơn hàng, khách hàng, sản phẩm và số lượng.
3. Sắp xếp tác vụ theo cách làm đã chọn. Có thể xử lý theo từng đơn, hoặc theo một trình tự khác phù hợp với hiện trường.
4. Hiển thị tác vụ hiện tại trên điện thoại. Thay vì tìm trong bảng tính, nhân viên thấy đúng thông tin cần cho việc đang làm.
5. Nhân viên lấy đúng số lượng. Ví dụ, tác vụ có thể ghi rằng Khách hàng A cần 2 phần trà xanh.
6. Xác nhận tác vụ. Việc hoàn tất được ghi nhận trên thiết bị thay vì đánh dấu trên tờ giấy in.
7. Quy trình đi tiếp. Sản phẩm hoặc đơn hàng kế tiếp được hiển thị.

Dữ liệu đơn hàng gốc không hề biến mất. Thứ thay đổi là cách dữ liệu đó được dùng trong lúc thực thi.

Khác biệt này rất quan trọng: số hóa việc lấy hàng không giống với thay thế mọi hệ thống trước và sau khâu lấy hàng.

Khi nào nên giữ Excel, khi nào nên cân nhắc WMS

Không có một mốc chung nào để mọi doanh nghiệp đều phải ngừng dùng bảng tính.

Quyết định nên dựa trên chính những vấn đề vận hành bạn cần giải quyết.

Excel cộng với lấy hàng số gọn nhẹ có thể là đủ khi

• Dữ liệu đơn hàng đến từ một quy trình bảng tính vẫn còn kiểm soát được.
• Điểm nghẽn chính nằm ở khâu thực thi việc lấy hàng tại hiện trường.
• Quy mô còn tương đối nhỏ hoặc cách vận hành khá đơn giản.
• Bạn muốn số hóa dần thay vì thay mới toàn bộ cùng lúc.
• Chưa cần điều phối tồn kho thời gian thực phức tạp.
• Bạn muốn thử một cách lấy hàng tốt hơn trước khi đầu tư vào hệ thống lớn.

Một WMS đầy đủ có thể hợp lý hơn khi

• Tồn kho thời gian thực trên nhiều địa điểm là cốt lõi của vận hành.
• Nhập hàng, cất hàng và bổ sung hàng cần được hệ thống kiểm soát chặt chẽ.
• Cần logic quản lý vị trí lưu trữ phức tạp.
• Nhiều hệ thống nghiệp vụ cần tích hợp sâu theo thời gian thực.
• Điều phối nhân sự hoặc tự động hóa nâng cao đã trở nên quan trọng.

Một công cụ lấy hàng gọn nhẹ và một WMS không nhất thiết là hai câu trả lời cạnh tranh cho cùng một bài toán. Chúng hoạt động ở những phạm vi khác nhau.

Với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi hữu ích không phải là:

Chúng tôi có cần hệ thống kho hoàn chỉnh nhất hiện có không?

Mà là:

Thay đổi nhỏ nhất và khả thi nhất để gỡ nút thắt hiện tại là gì?

Danh sách kiểm tra ngắn trước khi số hóa việc lấy hàng

Trước khi đổi công cụ, hãy rà lại quy trình hiện tại.

• Xác định tệp Excel hoặc CSV đang đóng vai trò nguồn đơn hàng.
• Quyết định nhân viên thực sự cần những cột nào.
• Chuẩn hóa ý nghĩa của các cột quan trọng và của số lượng.
• Quyết định công việc chủ yếu chạy theo đơn hàng, theo sản phẩm hay theo trình tự khác.
• Quyết định nhân viên sẽ xác nhận từng tác vụ hoàn tất bằng cách nào.
• Thử quy trình số với một lô nhỏ trước.
• So sánh quy trình số với quy trình giấy hiện tại.
• Ghi lại những chỗ nhân viên vẫn phải dừng lại, tìm kiếm, nhập lại dữ liệu hoặc làm lại.
• Chỉ thêm tự động hóa khi nó giải quyết một vấn đề vận hành có thật.

Bắt đầu từ một lô nhỏ rất hữu ích, vì nó cho phép bạn đánh giá chính quy trình đó trước khi thay đổi phần lớn hoạt động.

Từ Excel đến một quy trình lấy hàng thực dụng

Bạn không nhất thiết phải vứt bỏ Excel để thôi lấy hàng trên giấy.

Nếu bảng tính của bạn đã chứa dữ liệu đơn hàng dùng được, bước đi thực tế đầu tiên là biến những dòng đó thành các tác vụ có cấu trúc, dễ theo dõi hơn trong lúc lấy hàng thật.

Quá trình chuyển đổi có thể rất đơn giản:

Dữ liệu đơn hàng sẵn có → tác vụ có cấu trúc → hướng dẫn trên điện thoại → xác nhận số

Từ đó, bạn có thể quyết định liệu những tính năng như hướng dẫn bằng giọng nói, các trình tự lấy hàng khác nhau, kiểm tra mã vạch, in nhãn hay sau này là một hệ thống kho rộng hơn, có giải quyết được vấn đề thực sự tồn tại trong hoạt động của bạn hay không.

SortingGo là một cách để bắc chiếc cầu đó, dành cho những đội ngũ đã làm việc với Excel hoặc CSV và muốn có quy trình trên điện thoại cho việc lấy hàng và chia hàng.