Lấy hàng bằng giọng nói là gì? Hướng dẫn cho kho nhỏ và nhóm giao hàng
Lấy hàng nghe có vẻ đơn giản: đọc đơn, tìm sản phẩm, lấy đúng số lượng, xác nhận rồi chuyển sang đơn tiếp theo.
Nhưng khi quy trình này lặp lại hàng trăm lần mỗi ngày, những điểm kém hiệu quả nhỏ sẽ tích tụ lại.
Nhân viên phải liên tục cúi xuống nhìn phiếu lấy hàng in ra, kiểm tra bảng Excel, cầm điện thoại trong lúc bê hàng, hoặc quay lại bàn làm việc để xem việc tiếp theo là gì.
Lấy hàng bằng giọng nói mang đến một cách tiếp cận khác.
Thay vì chủ yếu dựa vào màn hình hay danh sách giấy, nhân viên nghe hướng dẫn bằng giọng nói, chẳng hạn:
"Trà xanh, 500 ml, số lượng 6."
Nhân viên lấy hàng, xác nhận hoàn thành rồi tiếp tục với hướng dẫn kế tiếp.
Với kho lớn, lấy hàng bằng giọng nói thường gắn liền với hệ thống quản lý kho (WMS), tai nghe chuyên dụng và hạ tầng phức tạp.
Nhưng quy trình có hướng dẫn giọng nói không nhất thiết phải bắt đầu như vậy.
Với doanh nghiệp nhỏ đang quản lý đơn hàng bằng Excel, một quy trình lấy hàng bằng giọng nói chạy trên điện thoại có thể là điểm khởi đầu đơn giản hơn nhiều.
Lấy hàng bằng giọng nói là gì?
Lấy hàng bằng giọng nói là phương pháp xử lý đơn hàng dùng hướng dẫn bằng giọng nói để dẫn dắt nhân viên qua các công việc lấy hàng, chia hàng hoặc phân phối.
Thay vì đọc đi đọc lại phiếu giấy hay nhìn màn hình, nhân viên nghe hướng dẫn cho biết việc tiếp theo cần làm.
Một hướng dẫn điển hình có thể gồm:
- Tên sản phẩm
- Quy cách sản phẩm
- Số lượng
- Khách hàng hoặc điểm giao
- Ghi chú đơn hàng
Quy trình cơ bản như sau:
Dữ liệu đơn hàng → hướng dẫn giọng nói → lấy hoặc chia hàng → xác nhận → mục tiếp theo
Mục tiêu rất đơn giản:
Giảm thời gian nhân viên phải nhìn màn hình hoặc giấy trong lúc làm việc chân tay.
Lấy hàng bằng giọng nói hoạt động thế nào?
Hệ thống cần dữ liệu đơn hàng và một cách chuyển công việc tiếp theo thành hướng dẫn bằng giọng nói.
Quy trình thường có năm bước.
1. Nạp dữ liệu đơn hàng
Hệ thống nhận trước các đơn cần xử lý.
Tùy doanh nghiệp, nguồn dữ liệu có thể là:
- Hệ thống quản lý kho (WMS)
- Hệ thống ERP
- Nền tảng thương mại điện tử
- Tệp CSV
- Bảng tính Excel
Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, Excel vẫn là điểm khởi đầu thực tế nhất.
2. Xác định thứ tự lấy hàng
Hệ thống quyết định sản phẩm hoặc khách hàng nào được xử lý tiếp theo.
Ví dụ:
Đơn 001
Khách hàng: Green Market
Sản phẩm: Nước táo
Số lượng: 6 chai
3. Đọc hướng dẫn thành tiếng
Hệ thống chuyển thông tin thành hướng dẫn bằng giọng nói.
Ví dụ:
"Green Market. Nước táo. Số lượng 6 chai."
Nhân viên nghe qua loa điện thoại hoặc tai nghe tương thích.
4. Hoàn thành và xác nhận
Sau khi lấy hoặc chia đủ số lượng, nhân viên xác nhận đã xong.
Tùy hệ thống, cách xác nhận có thể là:
- Nút trên màn hình cảm ứng
- Nút vật lý trên tai nghe
- Lệnh giọng nói
5. Tự động sang mục tiếp theo
Sau khi xác nhận, hệ thống chuyển sang công việc kế tiếp và đọc hướng dẫn mới.
Quy trình trở thành:
Nghe → lấy → xác nhận → nghe → lấy → xác nhận
Đây chính là lý do hướng dẫn bằng giọng nói phù hợp với công việc giao hàng có tính lặp lại cao.
Lấy hàng bằng giọng nói và lấy hàng bằng giấy
Lấy hàng bằng giấy vẫn phổ biến, nhất là ở kho nhỏ, đơn vị bán buôn, phân phối thực phẩm và các nhóm bán hàng online quy mô nhỏ.
Cách làm này dễ hiểu và gần như không cần công nghệ.
Nhưng giấy cũng có những hạn chế thực tế.
| Lấy hàng bằng giấy | Lấy hàng có hướng dẫn giọng nói |
|---|---|
| Nhân viên đọc lại danh sách in nhiều lần | Nhân viên nghe hướng dẫn tiếp theo |
| Có thể phải dùng một tay cầm giấy | Hai tay rảnh hơn để xử lý hàng hóa |
| Tiến độ đánh dấu thủ công | Tiến độ được ghi nhận số hóa |
| Thay đổi có thể phải in lại | Dữ liệu cập nhật mà không cần in thêm |
| Việc đã xong có thể phải nhập lại | Ghi nhận hoàn thành ngay trong quy trình |
| Phiếu giấy có thể thất lạc hoặc rách | Dữ liệu công việc nằm trong ứng dụng |
Điều này không có nghĩa mọi quy trình giấy đều phải thay ngay lập tức.
Nếu mỗi ngày chỉ có vài đơn đơn giản, giấy vẫn có thể hoàn toàn đủ dùng.
Giá trị của quy trình số hóa hoặc có giọng nói trở nên rõ hơn khi số lượng đơn, chủng loại hàng và thao tác lặp lại tăng lên.
Nếu dữ liệu đơn hàng của bạn vốn đã nằm trong bảng tính, bài bỏ giấy ở khu vực lấy hàng mà không cần bỏ Excel nói về cách bắt đầu quá trình chuyển đổi đó.
Lấy hàng bằng giọng nói có lợi ích gì?
1. Ít phải nhìn màn hình hơn
Nhân viên không cần nhìn điện thoại hay máy tính cho từng hướng dẫn.
Sản phẩm, khách hàng hoặc số lượng tiếp theo có thể được đọc tự động.
Điều này đặc biệt hữu ích khi nhân viên di chuyển giữa kệ hàng, thùng carton, rổ, tủ mát hoặc bàn sơ chế.
2. Rảnh tay hơn cho công việc thực tế
Lấy hàng và chia hàng là công việc chân tay.
Nhân viên có thể cần cả hai tay để:
- Bê sản phẩm
- Mở thùng
- Di chuyển rổ
- Đếm số lượng
- Đóng gói đơn hàng
- Xử lý hộp đựng thực phẩm
- Dán nhãn
Giảm nhu cầu phải cầm phiếu giấy hay điện thoại giúp quy trình trở nên tự nhiên hơn.
3. Ít phụ thuộc vào phiếu lấy hàng in ra
Nếu dữ liệu đơn hàng vốn đã ở dạng số, việc in ra chỉ để mang đi lại thêm một bước.
Quy trình số hóa có thể dùng trực tiếp dữ liệu sẵn có.
4. Hướng dẫn từng bước rõ ràng hơn
Hướng dẫn giọng nói mỗi lần chỉ đưa ra một việc.
Thay vì dò một bảng tính lớn để tìm dòng kế tiếp, nhân viên tập trung vào hướng dẫn hiện tại.
5. Theo dõi tiến độ dễ hơn
Quy trình lấy hàng số hóa ghi lại việc nào đang chờ, đang làm hoặc đã xong.
Nếu công việc bị gián đoạn, người vận hành quay lại đúng chỗ thay vì cố nhớ xem trên phiếu giấy mình đã làm tới đâu.
Có cần WMS để lấy hàng bằng giọng nói không?
Không nhất thiết.
Hệ thống quản lý kho (WMS) rất giá trị với những kho cần các năng lực như:
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực
- Quản lý vị trí lưu trữ
- Truy vết bằng mã vạch
- Điều phối nhiều kho
- Phân công nhân sự
- Bổ sung hàng nâng cao
- Tích hợp ERP
- Phân tích kho chi tiết
Với vận hành phức tạp, WMS có thể là giải pháp phù hợp.
Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ở quy mô đó.
Nhiều đơn vị nhỏ hiện vẫn dùng quy trình kiểu này:
Đơn hàng
↓
Excel
↓
In ra
↓
Lấy hàng / chia hàng
↓
Xác nhận thủ công
Với họ, bước cải thiện đầu tiên không nhất thiết phải là một hệ thống quản lý kho đầy đủ.
Một quy trình nhẹ hơn có thể là:
Đơn hàng
↓
Excel
↓
Ứng dụng lấy hàng trên điện thoại
↓
Hướng dẫn giọng nói
↓
Lấy hàng / chia hàng
↓
Ghi nhận hoàn thành số hóa
Nhờ vậy doanh nghiệp cải thiện được khâu lấy hàng mà vẫn dùng chính file Excel mình đã quen.
Lấy hàng bằng giọng nói truyền thống và trên điện thoại
Hệ thống giọng nói cấp doanh nghiệp truyền thống thường được thiết kế như một phần của hạ tầng kho lớn.
Chúng có thể tích hợp với:
- Nền tảng WMS
- Máy chủ kho
- Thiết bị đeo chuyên dụng
- Tai nghe công nghiệp
- Hệ thống mã vạch
- Hạ tầng không dây doanh nghiệp
Với trung tâm phân phối lớn, cách làm này hợp lý.
Nhưng doanh nghiệp nhỏ lại có xuất phát điểm khác.
Họ có thể đã sẵn có:
- Một chiếc điện thoại Android
- File đơn hàng Excel
- Tai nghe Bluetooth
- Một kho hoặc phòng chứa hàng nhỏ
- Vài nhân sự lo khâu giao hàng
Trong môi trường đó, chiếc điện thoại có thể trở thành cầu nối giữa file đơn hàng và công việc lấy hàng thực tế.
Mục tiêu không phải tái tạo mọi tính năng của một WMS doanh nghiệp.
Mà là giải một bài toán nhỏ hơn và gần hơn:
Làm sao biến dữ liệu đơn hàng đang có thành một quy trình lấy hàng rõ ràng và nhanh hơn?
Bắt đầu lấy hàng bằng giọng nói từ Excel
Nếu doanh nghiệp đã quản lý đơn hàng bằng Excel, bạn có thể không cần xây dựng lại toàn bộ quy trình quản lý đơn.
Một cách làm đơn giản có thể bắt đầu ngay từ bảng tính hiện tại.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đơn hàng
Một file đơn hàng cơ bản có thể gồm các trường như:
| Khách hàng | Sản phẩm | Số lượng | Quy cách | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Green Market | Nước táo | 6 | 500 ml | Giữ lạnh |
| Sunrise Cafe | Sữa | 12 | 1 L | Giao trước trưa |
| ABC Store | Bánh mì | 8 | Nguyên cám | — |
Bước 2: Nhập file
Nhập file Excel hoặc CSV vào ứng dụng lấy hàng.
Nếu bảng tính dùng tên cột riêng, quy trình ánh xạ trường sẽ nối các cột sẵn có với những trường mà quy trình lấy hàng cần.
Bước 3: Chọn cách làm việc
Mỗi doanh nghiệp tổ chức công việc một kiểu.
Hai cách phổ biến là:
Lấy hàng theo khách hàng
Xử lý từng khách một và gom đủ sản phẩm cho đơn đó.
Khách hàng A
├── Sản phẩm 1
├── Sản phẩm 2
└── Sản phẩm 3
Khách hàng B
├── Sản phẩm 1
└── Sản phẩm 4
Hoặc:
Chia hàng theo sản phẩm
Lấy một sản phẩm rồi chia số lượng cần thiết cho nhiều khách.
Sản phẩm 1
├── Khách hàng A
├── Khách hàng B
└── Khách hàng C
Sản phẩm 2
├── Khách hàng A
└── Khách hàng D
Cách nào phù hợp tùy vào bố trí mặt bằng và loại hình vận hành.
Bước 4: Bật hướng dẫn giọng nói
Thay vì đọc từng dòng thủ công, ứng dụng sẽ đọc công việc hiện tại.
Ví dụ:
"Sunrise Cafe. Sữa. Một lít. Số lượng 12."
Nhân viên hoàn thành công việc và xác nhận.
Bước 5: Tiếp tục mục kế tiếp
Sau khi xác nhận, ứng dụng tự hiển thị và đọc công việc tiếp theo.
Nhờ vậy, bảng tính từ một tài liệu tĩnh trở thành quy trình làm việc thực sự.
Đơn hàng của bạn đã có trong Excel? Xem cách SortingGo biến dữ liệu đơn hàng sẵn có thành một đợt lấy hàng có hướng dẫn giọng nói.
Ví dụ: lấy hàng bằng giọng nói với SortingGo
SortingGo là một ví dụ về cách tiếp cận nhẹ được thiết kế quanh quy trình này.
Doanh nghiệp không cần dựng sẵn một cơ sở dữ liệu kho đầy đủ; SortingGo có thể làm việc trực tiếp với dữ liệu nhập từ file Excel hoặc CSV.
Quy trình chung là:
Excel / CSV
↓
Nhập đơn hàng
↓
Tạo đợt chia hàng
↓
Chọn lấy hàng hoặc chia hàng
↓
Hướng dẫn giọng nói
↓
Hoàn thành từng việc
↓
Xuất kết quả
Trong quá trình chia hàng hoặc lấy hàng, SortingGo có thể tự động đọc các thông tin như:
- Khách hàng
- Sản phẩm
- Quy cách
- Số lượng
- Ghi chú đơn hàng
Người vận hành hoàn thành một việc rồi chuyển tiếp mà không phải dò lại các dòng trong bảng tính.
SortingGo cũng hỗ trợ ánh xạ trường Excel tùy chỉnh, chế độ lấy hàng và chia hàng, khôi phục tiến độ công việc, sắp xếp lộ trình và thao tác bằng giọng nói tùy theo gói dịch vụ.
Bạn có thể xem thêm tại trang tính năng của SortingGo.
Mục đích không phải thay thế mọi chức năng của WMS.
Mà là tạo một cầu nối thực dụng giữa:
"Chúng tôi quản lý đơn hàng bằng Excel"
và
"Chúng tôi muốn một quy trình lấy hàng số hóa có cấu trúc".
Lấy hàng bằng giọng nói hữu ích ở đâu?
Quy trình có hướng dẫn giọng nói không chỉ dành cho kho lớn.
Nó cũng hữu ích ở những nơi quy mô nhỏ, nơi nhân viên liên tục di chuyển hàng hóa theo dữ liệu đơn.
Kho nhỏ
Nhân viên nghe được sản phẩm và số lượng tiếp theo ngay khi đang đi giữa các kệ.
Giao hàng thương mại điện tử
Đơn online có thể được gom thành các đợt lấy hàng thay vì xử lý trực tiếp từ phiếu in.
Phân phối bán buôn
Khi xử lý nhiều đơn của nhiều khách, hướng dẫn giọng nói giúp giảm số lần kiểm tra lại thông tin khách và sản phẩm.
Mua chung và đơn hàng cộng đồng
Một sản phẩm có thể phải chia cho rất nhiều khách.
Quy trình chia hàng có giọng nói cho biết mỗi khách nhận bao nhiêu.
Phân phối thực phẩm
Khi xử lý hàng mát, đông lạnh, tươi sống hoặc đóng gói, việc giữ cho đôi tay rảnh rang đặc biệt có ích.
Sơ chế và chia suất trong ngành ăn uống
Bếp trung tâm, nhà hàng và nhóm sơ chế có thể dùng dữ liệu đơn để dẫn dắt việc chia nguyên liệu, hộp cơm hoặc thành phẩm.
Khi nào có thể chưa cần lấy hàng bằng giọng nói?
Lấy hàng bằng giọng nói không mặc nhiên tốt hơn với mọi doanh nghiệp.
Nếu mỗi ngày bạn chỉ xử lý vài đơn đơn giản, danh sách giấy có thể đã đủ.
Quy trình có giọng nói đáng cân nhắc hơn khi bạn thấy những vấn đề như:
- Nhân viên liên tục nhìn qua lại giữa sản phẩm và giấy
- In quá nhiều phiếu lấy hàng
- Thường xuyên bỏ sót hoặc nhảy dòng đơn hàng
- Khó nhớ công việc đang dừng ở đâu
- Kiểm tra lặp đi lặp lại tên hàng và số lượng
- Cần cả hai tay khi xử lý hàng hóa
- Excel đã có dữ liệu đơn nhưng thao tác hiện trường vẫn hoàn toàn thủ công
Đây là dấu hiệu cho thấy vấn đề có thể không nằm ở dữ liệu đơn hàng.
Thứ còn thiếu có thể là mối nối giữa đơn hàng số và công việc thực tế.
Lấy hàng bằng giọng nói là một quy trình, không chỉ là giọng đọc
Thêm chức năng đọc văn bản (Text-to-Speech) vào danh sách đơn không tự nhiên tạo ra một quy trình lấy hàng bằng giọng nói hiệu quả.
Một quy trình hữu ích còn phải trả lời:
- Nhân viên cần làm gì tiếp theo?
- Đơn hàng được xử lý theo thứ tự nào?
- Nhân viên xác nhận hoàn thành bằng cách nào?
- Nếu số lượng thay đổi thì sao?
- Có quay lại công việc trước được không?
- Có nghe lại hướng dẫn được không?
- Tiến độ có được lưu khi công việc bị gián đoạn không?
Giọng nói chỉ là giao diện.
Giá trị thật sự đến từ việc kết nối:
**Dữ liệu đơn hàng + thứ tự công việc + hướng dẫn giọng nói + xác nhận hoàn thành
- theo dõi tiến độ**
Đó mới là thứ biến một danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng vận hành được.
Bắt đầu từ quy trình bạn đang có
Chuyển từ giấy sang số hóa không nhất thiết phải khởi đầu bằng một dự án phần mềm lớn.
Nếu doanh nghiệp đã quản lý đơn hàng bằng Excel, chính file đó có thể là điểm bắt đầu.
Một lộ trình thực tế có thể là:
Excel + giấy
↓
Excel + lấy hàng trên điện thoại
↓
Excel + lấy hàng có hướng dẫn giọng nói
↓
Quy trình giao hàng có cấu trúc hơn
↓
Tích hợp WMS / ERP khi cần
Điều quan trọng là chuyển đổi số không cần diễn ra cùng lúc.
Bạn có thể bắt đầu từ khâu tạo ra nhiều việc lặp lại nhất.
Với nhiều nhóm giao hàng nhỏ, khâu đó thường là lấy hàng và chia hàng.
Nếu đơn hàng của bạn hiện nằm trong Excel, bài hướng dẫn trước của chúng tôi về cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng giải thích cách chuyển từ bảng tính sang một quy trình có cấu trúc mà chưa cần triển khai ngay một hệ thống quản lý kho đầy đủ.