Anda Tidak Perlu Mengganti Excel. Ganti Kertas di Area Pengambilan Barang.

Kelola pesanan di Excel.
Cetak daftar pengambilan barang.
Bawa kertasnya ke area kerja.
Baca nama produk dan jumlahnya.
Ambil barangnya.
Menunduk lagi ke kertas untuk baris berikutnya.

Terdengar familier?

Bagi banyak gudang kecil, penjual online, distributor makanan, peritel, pedagang grosir, dan tim pengiriman, Excel atau CSV masih menjadi alat yang praktis untuk mengelola pesanan.

Dan itu belum tentu masalah.

Memperbaiki proses pengambilan barang tidak selalu berarti mengganti Excel dengan sistem yang benar-benar baru.

Bagian yang layak dipikirkan ulang mungkin bukan Excel-nya, melainkan alur yang mengubah data Excel menjadi kertas sebelum ada orang yang bisa mulai bekerja.

Kalau berkas Excel atau CSV yang Anda miliki sudah memuat informasi yang dibutuhkan tim, Anda bisa mempertahankannya dan hanya mengubah apa yang terjadi di lapangan.

Alih-alih:

Excel → Cetak → Kertas → Pengambilan barang

Anda bisa beralih ke:

Excel → Ponsel → Panduan digital atau suara → Pengambilan barang

Itu perubahan yang jauh lebih kecil daripada mengganti seluruh operasi Anda.

Excel belum tentu jadi masalahnya

Ketika orang membicarakan modernisasi proses berbasis Excel, asumsi pertama biasanya:

"Kita harus mengganti Excel."

Namun untuk banyak operasi pengambilan barang, itu bukan persoalan sebenarnya.

Excel punya sejumlah kelebihan praktis:

• Sudah akrab bagi banyak tim.
• Data pesanan mudah ditata dan ditinjau.
• Impor dan ekspor CSV didukung luas.
• Cukup fleksibel untuk alur kerja banyak usaha kecil.
• Tidak menuntut implementasi perangkat lunak besar hanya untuk memulai.

Untuk usaha kecil atau yang sedang tumbuh, Excel bisa jadi sudah bekerja sangat baik sebagai tempat pesanan disiapkan.

Hambatan biasanya muncul setelah itu.

Alur kerja yang umum kira-kira seperti ini:

Kelola pesanan di Excel
→ Cetak daftar pengambilan
→ Bawa daftarnya ke rak
→ Baca produknya
→ Periksa jumlahnya
→ Ambil barangnya
→ Cari baris berikutnya di kertas

Dengan kata lain, peluang perbaikannya mungkin bukan pada lembar kerjanya.

Bisa jadi ada pada bagaimana informasi di lembar kerja itu sampai ke orang yang mengerjakan pekerjaan fisiknya.

Biaya tersembunyi daftar pengambilan kertas

Daftar kertas populer karena alasan yang masuk akal: sederhana.

Cetak, serahkan ke petugas, dan pekerjaan bisa dimulai.

Nyaris tanpa kurva belajar.

Tetapi ketika proses yang sama diulang puluhan atau ratusan kali setiap hari, ketidakefisienan kecil akan menumpuk.

1. Setiap kali melirik kertas, alur kerja terputus

Sebelum mengambil barang, petugas mengecek daftar.

Sebelum memastikan jumlahnya, mungkin ia mengecek lagi.

Setelah selesai, ia mencari baris berikutnya.

Setiap lirikan mungkin hanya beberapa detik, tetapi polanya berulang sepanjang sif kerja.

Yang terpakai bukan hanya waktu, melainkan juga perhatian.

2. Kertas bisa memakai satu tangan

Petugas yang membawa selembar kertas atau papan jepit tidak punya kedua tangan yang benar-benar bebas untuk menangani barang.

Ketika barangnya besar, ketika beberapa unit harus diambil, atau ketika mengemas dan memilah dilakukan bersamaan, petugas mungkin perlu:

meletakkan daftarnya → menangani barang → mengambil daftarnya lagi → mencari baris yang benar

Gerakan-gerakan tambahan itu menjadi bagian dari alur kerja.

3. Baris, jumlah, dan produk mirip bisa salah dibaca

Daftar yang padat bisa memuat nama produk, varian, satuan, dan jumlah pada baris-baris yang berdekatan.

Itu membuka peluang untuk:

• membaca baris yang salah
• mengambil jumlah yang salah
• melewatkan satu item
• mengambil item yang sama dua kali
• kehilangan jejak posisi terakhir

Risikonya meningkat saat volume pesanan tinggi atau petugas dikejar waktu.

4. Perubahan pesanan bisa berujung cetak ulang

Kalau pesanan berubah setelah daftarnya dicetak, tim mungkin harus mengoreksi atau mencetak ulang.

Ketika salinan lama dan baru ada bersamaan, muncul pertanyaan lain:

"Ini versi terbaru bukan?"

5. Tanpa kertas bukan sekadar soal biaya kertas

Harga selembar kertas biasanya bukan persoalan utama.

Alur berbasis kertas juga melibatkan pencetakan, toner, perawatan printer, mengisi ulang kertas, membawa dokumen, menatanya, dan akhirnya membuangnya.

Peluang sesungguhnya dari menghilangkan kertas bukan sekadar memakai lebih sedikit lembar.

Melainkan menghapus pekerjaan tambahan yang muncul karena proses berbasis kertas itu sendiri.

Digitalisasi bukan berarti meninggalkan Excel

Ini gagasan intinya:

Anda tidak harus membangun ulang seluruh alur Excel hanya untuk mendigitalkan pengambilan barang.

Kalau pesanan Anda sudah tertata di Excel atau CSV, Anda bisa memikirkan cara menghubungkan data itu langsung ke proses pengambilan barang. Panduan kami tentang cara mengubah daftar pesanan Excel menjadi alur kerja pengambilan barang membahas seperti apa hubungan itu dalam praktik.

Sebagai contoh:

Excel / CSV
↓
Impor ke ponsel
↓
Tampilkan atau bacakan produk dan jumlahnya
↓
Petugas menangani barangnya
↓
Selesaikan tugas lalu lanjut

Excel tetap bisa menjadi tempat tim Anda menyiapkan dan mengelola data pesanan.

Perubahannya terjadi di lapangan:

petugas tidak lagi butuh salinan cetak data itu sebelum bisa mulai bekerja.

Dibandingkan mengganti seluruh sistem bisnis, ini langkah yang jauh lebih kecil.

Dari "lihat lalu ambil" ke "dengar lalu ambil"

Mengganti daftar cetak dengan layar ponsel memang sudah mengurangi penggunaan kertas.

Tetapi ada pertanyaan lain:

Bagaimana kalau petugas tetap harus melihat ponsel sebelum setiap item?

Medianya berubah dari kertas ke layar, tetapi perhatian visualnya masih bolak-balik antara instruksi, rak, dan produk.

Di sinilah pengambilan barang dengan suara menjadi berguna.

Dengan panduan suara, sistem bisa membacakan informasi seperti nama produk, varian, atau jumlah.

Contohnya:

Produk A, 10 unit.

Petugas mendengar instruksinya, menemukan barangnya, mengambil jumlah yang diperlukan, menyelesaikan langkah itu, lalu lanjut ke tugas berikutnya.

Alih-alih membaca daftar berulang kali, petugas bisa menjaga perhatian visualnya pada rak dan produk sekaligus membuat kedua tangannya lebih bebas untuk pekerjaan fisik.

Kalau pendekatan ini masih baru bagi Anda, lihat panduan kami tentang apa itu pengambilan barang dengan suara untuk memahami cara kerjanya dan di mana ia berguna.

Apakah butuh WMS dulu sebelum bisa memperbaiki pengambilan barang?

Asumsi umum lainnya adalah:

"Kalau mau pengambilan barang digital, bukankah kita butuh WMS?"

Sistem manajemen gudang bisa sangat bernilai ketika sebuah operasi butuh pengelolaan menyeluruh atas:

• stok
• lokasi penyimpanan
• penerimaan barang
• pengiriman
• banyak gudang
• pengguna dan pekerja
• pengisian ulang
• penghitungan berkala
• proses gudang yang lebih luas

Tetapi tidak semua usaha yang ingin memperbaiki pengambilan barang harus memulai dari implementasi WMS penuh.

Pikirkan operasi seperti:

• gudang kecil yang mengelola pesanan di Excel
• penjual online yang menyiapkan pengiriman harian
• distributor makanan atau barang beku
• peritel yang menyiapkan pesanan pelanggan
• pedagang grosir yang memilah barang keluar
• tim pengiriman berukuran kecil

Masalah mendesak mereka mungkin bukan:

"Kami perlu mengelola setiap proses gudang dalam satu platform."

Bisa jadi sesederhana:

"Data pesanan sudah ada di Excel. Bisakah kami mengambil barang lebih cepat tanpa membawa-bawa kertas?"

Kalau itu masalahnya, memperbaiki langkah pengambilan barang lebih dulu masuk akal.

Excel plus ponsel bisa jadi langkah kecil yang praktis

"Transformasi digital" terdengar mahal.

Ia memunculkan bayangan konsultan, server, perangkat keras khusus, proyek implementasi panjang, dan perubahan besar pada sistem yang ada.

Padahal perbaikan operasional bisa dimulai jauh lebih kecil.

Alur kerja yang saat ini seperti ini:

Excel → Cetak → Daftar pengambilan kertas → Pengambilan barang

bisa menjadi:

Excel → Ponsel → Panduan suara → Pengambilan barang

Itu saja sudah merupakan perubahan proses yang berarti.

Bagi usaha yang belum bisa — atau belum mau — mengganti format pesanan dan proses internalnya sekaligus, pendekatan ini biasanya lebih praktis:

pertahankan yang sudah berjalan dan digitalkan bagian yang paling banyak menimbulkan hambatan.

Pesanan Anda sudah ada di Excel? Lihat bagaimana SortingGo membawa data pesanan Excel atau CSV Anda ke area pengambilan barang.

SortingGo: dari Excel / CSV ke pengambilan barang berpanduan suara

SortingGo adalah aplikasi Android yang dirancang untuk membawa data pesanan Excel dan CSV ke dalam alur kerja pengambilan barang yang sesungguhnya.

Setelah mengimpor data yang ada, petugas bisa memakai kolom seperti nama produk, spesifikasi, jumlah, dan informasi lain yang sudah dipetakan selama proses pengambilan.

Dengan panduan suara, alurnya bisa menjadi:

Impor Excel / CSV
→ Mulai mengambil barang
→ Dengar nama produk dan jumlahnya
→ Ambil dengan kedua tangan
→ Selesaikan langkah itu
→ Lanjut ke item berikutnya

Selengkapnya bisa dilihat di halaman fitur SortingGo.

SortingGo tidak dibangun di atas gagasan bahwa perusahaan harus berhenti memakai Excel.

Tujuannya justru hampir kebalikannya:

Membuat data Excel yang sudah Anda miliki lebih berguna di area pengambilan barang.

Anda tidak perlu merancang ulang setiap proses pengelolaan pesanan sebelum mencoba pengambilan barang dengan suara.

Dan Anda tidak perlu menunggu sampai siap untuk WMS penuh sebelum mengurangi ketergantungan pada daftar cetak.

Anda bisa mulai dari data yang sudah ada.

Mulai dari mana?

Menghilangkan kertas tidak harus berarti melenyapkan setiap lembar di seluruh perusahaan sekaligus.

Pendekatan yang lebih praktis adalah memilih satu alur kerja dan mengujinya.

Sebagai contoh:

• daftar pengambilan barang keluar yang dicetak setiap pagi
• pengambilan pesanan e-commerce
• pemilahan sebelum distribusi makanan
• penyiapan pesanan per pelanggan
• penyiapan pesanan di toko
• pengiriman dari gudang kecil
• pengambilan pesanan grosir

Anda bahkan bisa mulai dengan:

satu petugas, satu batch, atau satu jenis pesanan.

Kalau alur Excel yang ada bisa tetap dipertahankan, lebih sedikit hal yang harus diubah di awal.

Itu membuat penilaian apakah metode baru ini benar-benar membantu orang yang bekerja menjadi lebih mudah.

Tanpa kertas bukan tujuannya. Alur kerja yang lebih baik, itu tujuannya.

"Menghilangkan kertas" mudah sekali berubah menjadi tujuan tersendiri.

Padahal sasaran sebenarnya di area pengambilan barang bukanlah mencapai nol lembar kertas.

Sasarannya adalah membantu petugas:

bergerak secara alami, mengurangi pengecekan yang tidak perlu, menghindari kesalahan, dan menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.

Kalau kertas memang cara paling sederhana dan paling efektif untuk suatu proses, tidak ada alasan menghapusnya hanya demi bisa mengaku sudah digital.

Tetapi kalau tim Anda berulang kali:

• mencetak jenis daftar pesanan Excel yang sama
• membawa kertas berkeliling area pengambilan
• berpindah perhatian antara kertas dan produk
• berusaha mengingat baris mana yang baru saja selesai
• mencetak ulang daftar setelah pesanan berubah

maka bagian alur kerja itu layak ditinjau kembali.

Kesimpulan: pertahankan Excel, hilangkan kertas di antara data dan petugas

Excel sudah lama menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.

Ia akrab.

Ia fleksibel.

Dan di banyak usaha, alur kerja yang ada memang sudah bergantung padanya.

Jadi langkah pertama menuju pengambilan barang yang lebih baik tidak harus berupa mengganti Excel.

Pertanyaan yang lebih berguna mungkin:

"Kenapa kita mencetak berkas Excel ini setiap hari?"

Kalau lembar cetakan itu terutama ada untuk memberi tahu petugas produk apa yang harus diambil dan berapa banyak, sekarang mungkin ada cara yang lebih baik untuk menyampaikan informasi tersebut.

Pertahankan Excel.

Pertahankan data pesanan yang sudah Anda pakai.

Ubah saja cara data itu sampai ke area pengambilan barang.

Anda tidak perlu mengganti Excel. Ganti kertas di area pengambilan barang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah kami mendigitalkan pengambilan barang sambil tetap mengelola pesanan di Excel?

Bisa. Data pesanan tetap berada di Excel atau CSV sementara proses pengambilan barangnya berpindah ke alur digital. Mendigitalkan lapangan tidak selalu menuntut penggantian setiap sistem yang ada.

Apakah kami butuh WMS untuk menghilangkan daftar pengambilan kertas?

Belum tentu. WMS bernilai ketika Anda butuh pengelolaan menyeluruh atas stok, lokasi, penerimaan, pengiriman, dan gudang. Kalau tujuan terdekat Anda adalah mengurangi daftar kertas dan memperbaiki proses pengambilan, Anda juga bisa mulai dengan solusi yang lebih kecil.

Apa itu pengambilan barang dengan suara?

Ini metode pengambilan barang yang menyampaikan instruksi kerja — seperti nama produk dan jumlah — melalui audio. Metode ini mengurangi kebutuhan untuk berulang kali melihat kertas atau layar dan memungkinkan petugas menaruh lebih banyak perhatian pada rak dan produk.

Apakah SortingGo bisa memakai berkas Excel?

SortingGo mendukung impor data Excel dan CSV serta pemetaan kolom yang relevan ke alur kerja pengambilan barang. Tergantung struktur berkas Anda, mungkin perlu mengatur pemetaan kolom saat mengimpor.

Apakah SortingGo hanya untuk gudang besar?

Tidak. SortingGo juga dirancang untuk operasi lebih kecil yang sudah mengelola pesanan di Excel atau CSV dan menginginkan cara dengan hambatan lebih rendah untuk memperbaiki pengambilan barang, termasuk e-commerce, distribusi makanan, pemilahan pesanan bersama, pemenuhan pesanan ritel, grosir, dan operasi gudang kecil.