如何將 Excel 訂單清單轉換成揀貨流程

如果你的訂單原本就整理在 Excel 裡，不一定要先放棄 Excel，才能改善現場的揀貨方式。

對許多小型倉庫、批發商、團購主、食品配送業者與電商出貨團隊而言，真正開始產生摩擦的地方，往往是在訂單資料整理完成之後：有人把 Excel 印出來、拿著紙本到現場找貨、逐行核對並手寫勾選，最後再回頭確認哪些訂單已經處理完成。

更實際的第一步，可以是繼續把 Excel 當作訂單資料來源，但把實際揀貨的執行流程數位化。

簡單來說，可以把流程變成：

Excel 或 CSV → 結構化揀貨任務 → 行動裝置引導 → 數位完成確認

這和單純在手機上打開 Excel 不一樣。一個真正實用的揀貨流程，應該讓作業人員清楚知道下一步要做什麼、保留當下需要的訂單資訊，並且明確記錄哪些工作已經完成。

什麼是 Excel 揀貨流程？

Excel 揀貨流程，是把原本已經存在試算表裡的訂單資料，當作現場揀貨任務的起點。

試算表主要是用來儲存與整理資料；但實際在現場走動、找商品、拿貨的作業人員，需要的是容易直接執行的指示。

因此，一個實用的揀貨流程至少應該回答幾個簡單的問題：

• 現在要拿哪一個商品？
• 要拿多少數量？
• 這是屬於哪一張訂單或哪一位客戶？
• 有沒有規格、單位或備註需要注意？
• 下一筆是什麼？
• 這一筆是否已經完成？

真正重要的改變，不是 Excel 檔案格式本身，而是把一列一列的訂單資料轉換成可以依序執行並確認完成的工作。

例如，一份訂單 Excel 可能有數百列資料。與其要求作業人員在這數百列中自行尋找目前做到哪裡，數位流程可以把相關資訊整理成一連串揀貨任務，每次在行動裝置上呈現目前需要處理的內容。

流程就可以變成：

Excel / CSV → 匯入 → 整理 → 揀貨 → 確認 → 完成

從你已經擁有的資料開始

在重新設計整套訂單系統之前，可以先看看目前正在使用的 Excel。

對很多業者而言，這份試算表其實已經包含大部分揀貨所需要的資訊。重點不是要求所有人的 Excel 格式完全一樣，而是找出哪些欄位具有實際作業意義，並確保這些欄位的內容具有一致性。

找出揀貨人員真正需要的欄位

依照不同作業流程，可能會用到：

• 訂單編號
• 客戶名稱
• 客戶代碼
• 商品代碼
• 商品名稱
• 規格
• 數量
• 單位
• 訂單備註

並不是每一種業務都需要所有欄位。

例如，小型團購作業可能最在意客戶、商品、數量與備註；批發業者則可能更依賴商品代碼、規格、單位與訂單編號。

最好的揀貨畫面，通常不是「顯示最多資訊」的畫面，而是能提供足夠資訊，讓作業人員正確完成下一個動作。

每個欄位保持清楚一致的意義

當 Excel 每個欄位的內容具有一致性時，就更容易轉換成數位作業流程。

例如：

• 數量放在數量欄位，不要混在商品名稱裡。
• 欄位標題保持一致。
• 如果商品代碼與商品名稱都很重要，盡量分成不同欄位。
• 避免過度依賴合併儲存格，或只為列印版面設計的複雜格式。
• 如果原本就有訂單編號、客戶代碼等識別資訊，盡量保留下來。

在測試數位揀貨之前，不需要先建立一個完美的資料庫；但至少需要讓系統能清楚理解每個欄位代表什麼。

把 Excel 資料列轉換成可以執行的揀貨任務

這一步，就是「試算表」和真正「揀貨流程」之間最大的差異。

Excel 是為了整理資料。

揀貨流程則必須整理成可以直接執行的工作。

假設你的 Excel 裡有 200 筆訂單明細。把這 200 列全部顯示在手機的小螢幕上，並不代表真正完成數位化。作業人員還是必須自己找到正確的資料列、判讀內容、記住目前做到哪裡，再決定下一步要處理什麼。

比較好的執行方式，是把這些資料轉換成一筆一筆的工作順序。

每個任務可以呈現：

• 目前商品
• 規格
• 需求數量
• 客戶或訂單資訊
• 相關備註
• 明確的完成確認方式

完成後，再進入下一個任務。

至於任務應該如何排序，則要依實際作業方式決定。

依訂單揀貨

以訂單為主的流程中，作業人員先把某一位客戶或某一張訂單需要的商品全部拿齊，再進入下一張訂單。

這種方式容易理解，也適合逐張處理訂單的作業。

原本 Excel 裡仍然保留所有訂單明細，只是在實際執行時，把目前這張訂單需要的資料集中呈現。

跨多張訂單揀貨

有些情況下，如果不同訂單都包含相同商品，為每張訂單重複走回同一個商品位置，可能會增加不必要的移動。

此時，相同的原始訂單資料也可以依商品或其他作業順序重新整理，讓作業人員先集中處理相關的揀貨工作，再進行後續分配或分貨。

哪一種方式比較適合，要看商品特性、現場配置、訂單量與後續流程。

真正重要的是：

Excel 裡資料列原本的排列順序，不一定要等於現場實際工作的順序。

訂單已經整理在 Excel 裡？ 看看 SortingGo 如何運用既有訂單資料進行揀貨與分貨。

把紙本揀貨清單移到行動裝置

許多使用 Excel 的作業，在辦公桌前其實早已數位化，但一進到倉庫、備貨區或包裝區，就又變回紙本。

常見流程是：

Excel → 列印 → 拿著紙本 → 找資料列 → 揀貨 → 用筆勾選 → 重複

數位揀貨則可以把執行流程改成：

Excel → 匯入 → 顯示任務 → 揀貨 → 數位確認 → 下一筆

紙本作業	數位流程
列印 Excel	匯入訂單資料
自己逐列閱讀	顯示目前要執行的任務
用筆勾選	數位確認完成
自己尋找下一列	自動進入下一個任務
事後再核對紙本	在流程中保留完成狀態

這並不代表所有紙本流程都不好。紙張簡單、大家熟悉，而且幾乎不需要設定。

真正的限制通常出現在工作清單變得越來越難追蹤時，例如資料列很多、商品重複、訂單持續變更、客戶很多、手寫記號越來越複雜，或作業人員需要不斷在紙本和商品之間來回確認。

數位揀貨清單的價值，是讓目前正在處理的工作以及完成進度更清楚，而不是要求作業人員在現場操作完整的 Excel 試算表。

如果你希望連 Excel 都完全維持原樣，可以參考不用淘汰 Excel，先讓揀貨現場告別紙本， 那篇從另一個角度談同一個環節。

不導入完整 WMS，也能增加作業引導

倉儲管理系統（WMS）能涵蓋的範圍遠比揀貨更廣。

依不同系統而定，WMS 可能管理收貨、庫存、上架、補貨、儲位、系統整合、人員作業以及其他倉儲流程。

當營運規模與複雜度提高時，這些能力可能非常重要。

但並不是每一家業者一開始面對的都是這些問題。

一個規模較小的團隊，可能已經很清楚訂單從哪裡來，也習慣使用 Excel 整理訂單。眼前真正想解決的問題可能只是：

訂單資料已經有了，能不能讓現場揀貨更容易執行？

這種情況下，較輕量的執行工具可能就是合理的中間步驟。

依照選擇的工具與流程，可以逐步加入：

• 行動裝置任務顯示
• 可調整的作業順序
• 數位完成確認
• 語音引導
• 條碼驗證
• 標籤列印

目的不是複製完整 WMS 的所有功能，而是先解決現在真正存在的作業問題。

語音揀貨可以在哪裡幫上忙？

數位揀貨並不代表每一步都必須盯著螢幕。

實際作業時，如果人員必須一直在貨架、商品、容器與手機畫面之間切換視線，反而可能打斷原本的動作節奏。

語音引導提供了另一種呈現資訊的方式，例如報讀：

• 商品名稱
• 規格
• 數量

作業人員可以先聽取目前任務、完成拿貨、確認完成，再繼續下一筆，降低反覆閱讀完整清單的需求。

SortingGo 是針對已經使用 Excel 或 CSV 管理訂單，並希望把這些資料轉換成行動揀貨或分貨任務的團隊所設計。依使用的作業流程與版本，也可以在揀貨過程中使用語音引導與語音指令。

更多功能可以參考 SortingGo 功能介紹。

並不是所有作業都需要語音。當減少反覆查看螢幕能讓現場工作更順暢時，語音引導才特別有價值。想進一步了解語音揀貨如何運作， 以及語音引導如何應用在實際的訂單出貨流程，可以參考我們的完整介紹。

一個簡單的 Excel 轉揀貨流程範例

假設一家小型商家的訂單資料如下：

訂單	客戶	商品	數量
A001	客戶 A	綠茶	2
A001	客戶 A	餅乾	1
A002	客戶 B	綠茶	3

使用紙本時，可能就是把這三列資料印出來，再依照表格逐筆處理。

數位流程則可以用不同方式運用同一份資料。

1. 訂單進入 Excel。
   Excel 繼續作為訂單資訊的來源。

2. 識別或對應需要的欄位。
   流程知道哪些內容代表訂單、客戶、商品與數量。

3. 依選擇的作業方式整理任務。
   可以逐張訂單處理，也可以依實際需求採用其他作業順序。

4. 在行動裝置上顯示目前任務。
   作業人員不需要自行在試算表裡尋找，而是直接看到當下需要的資訊。

5. 拿取需要的商品數量。
   例如目前任務顯示「客戶 A：綠茶 2」。

6. 確認完成。
   完成狀態直接以數位方式記錄，不再依賴紙本上的手寫勾選。

7. 進入下一筆工作。
   接著顯示下一個商品或下一張訂單。

原本的訂單資料並沒有消失，真正改變的是：

這些資料在現場執行時，是如何被使用的。

這個差異很重要：把揀貨數位化，不代表一定要把揀貨前後的所有系統全部換掉。

什麼時候可以繼續使用 Excel？什麼時候該考慮 WMS？

並不存在一個適用所有企業的時間點，告訴你何時一定要停止使用試算表。

真正的判斷依據，應該是目前需要解決哪些營運問題。

Excel 搭配輕量數位揀貨可能已經足夠，如果

• 訂單資料本來就來自一套可管理的 Excel 流程。
• 目前最大的痛點是現場如何執行揀貨。
• 作業規模相對單純或較小。
• 希望逐步數位化，而不是一次更換整套流程。
• 現階段還不需要複雜的即時庫存協調。
• 想先驗證更好的揀貨方式，再決定是否導入大型系統。

以下情況則可能更適合評估完整 WMS

• 跨多個地點的即時庫存已經是營運核心。
• 收貨、上架與補貨都需要由系統嚴格控制。
• 需要複雜的倉庫儲位邏輯。
• 多套企業系統需要深度即時整合。
• 已經需要進階的人力管理或自動化設備協同。

輕量揀貨工具和 WMS 不一定是在回答同一個層級的問題。

對小型業者而言，更實際的問題不是：

我們是不是應該導入功能最完整的倉儲系統？

而是：

現在最小、最實際，而且能解決目前瓶頸的改變是什麼？

開始數位化揀貨前的簡單檢查表

在更換工具之前，可以先把目前流程走過一次。

• 找出目前作為訂單來源的 Excel 或 CSV。
• 決定揀貨人員真正需要哪些欄位。
• 統一重要欄位與數量的意義。
• 確認主要是依訂單、依商品，還是依其他順序進行揀貨。
• 決定每筆工作完成後要如何確認。
• 先用一個小批次測試數位流程。
• 比較數位流程與目前紙本作業的差異。
• 觀察人員在哪些地方仍然需要停下來尋找、重複輸入或重做工作。
• 只有當更多自動化能解決真實問題時，再繼續增加功能。

先從小批次測試的好處，是可以先驗證「流程本身」是否適合，再決定要不要改變更大範圍的作業。

從 Excel 走向實際可用的揀貨流程

你不一定要放棄 Excel，才能停止使用紙本揀貨。

如果目前的試算表已經包含可用的訂單資料，第一步可以只是把這些資料轉換成更容易在現場依序執行的任務。

整個轉換可以很單純：

既有訂單資料 → 結構化任務 → 行動裝置引導 → 數位完成確認

接下來，再依真正的作業需求，判斷是否需要加入語音引導、不同揀貨順序、條碼驗證、標籤列印，甚至未來是否需要更完整的倉儲系統。

SortingGo 提供的，就是其中一種銜接方式：讓已經使用 Excel 或 CSV 的團隊，可以把既有訂單資料帶入行動裝置上的揀貨與分貨流程。