Cách giảm sai sót khi lấy hàng từ dữ liệu Excel

Nhiều kho nhỏ, đơn vị mua chung, nhà phân phối thực phẩm và người bán thương mại điện tử đang quản lý đơn hàng bằng Excel.

Và điều đó hoàn toàn hợp lý.

Excel dễ có, dễ sửa, và đủ linh hoạt để sắp xếp khách hàng, sản phẩm, số lượng và dữ liệu đơn hàng. Với nhiều doanh nghiệp chưa cần tới một WMS (Warehouse Management System, hệ thống quản lý kho) đầy đủ, Excel có thể đã đủ cho việc quản lý đơn hàng hằng ngày.

Nhưng vấn đề thường không bắt đầu bên trong Excel.

Rủi ro thật sự xuất hiện khi:

Dữ liệu đơn hàng rời khỏi bảng tính và đi vào công việc lấy hàng thực tế.

Nhân viên phải nhìn Excel, tìm sản phẩm, nhớ tên khách, nhớ số lượng, lấy hàng, rồi quay lại bảng tính để tìm dòng kế tiếp.

Khi số đơn tăng lên và số mặt hàng nhiều thêm, quy trình tưởng chừng đơn giản này có thể dẫn tới sót hàng, sai số lượng, sai sản phẩm, hoặc hàng rơi vào đơn của khách khác.

Bài viết này xem xét những sai sót lấy hàng thường gặp khi làm việc từ Excel bắt nguồn từ đâu, và làm sao giảm chúng mà không nhất thiết phải bỏ Excel.

Vì sao lấy hàng từ Excel dễ sai?

Giả sử dữ liệu đơn hàng trong Excel của bạn trông như thế này:

Khách hàng	Sản phẩm	Quy cách	Số lượng
Amy	Há cảo đông lạnh	Bắp cải	2
Amy	Ức gà	200g	3
Ben	Há cảo đông lạnh	Bắp cải	1
Ben	Cá hồi	300g	2
Cindy	Ức gà	200g	1

Xét về dữ liệu, bảng này chẳng có gì sai.

Nhưng tại kho, nhân viên có thể phải:

1. Tìm dòng kế tiếp trong Excel
2. Nhớ tên khách hàng
3. Nhớ tên sản phẩm
4. Nhớ quy cách
5. Nhớ số lượng
6. Rời mắt khỏi màn hình và đi tìm sản phẩm
7. Lấy đúng số lượng
8. Quay lại Excel và tìm dòng kế tiếp

Sai sót bắt đầu từ đây.

Excel lưu dữ liệu, nhưng việc lấy hàng vẫn do con người thực hiện.

Mỗi lần nhân viên phải chuyển qua lại giữa đọc, nhớ, tìm, lấy và xác nhận thông tin, cơ hội sai lại nhiều thêm.

Lỗi thường gặp #1: Đọc nhầm dòng trong Excel

Khi bảng tính có hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dòng, một trong những lỗi đơn giản nhất là mất dấu dòng đang làm.

Ví dụ:

Amy    Ức gà              200g       3
Ben    Há cảo đông lạnh   Bắp cải    1
Ben    Cá hồi             300g       2
Cindy  Ức gà              200g       1

Sau khi xong một món, nhân viên rời mắt khỏi màn hình để đi lấy hàng. Khi quay lại, họ có thể không còn nhớ mình đang làm dòng nào.

Việc này càng khó khi các dòng liền nhau có tên khách hoặc tên sản phẩm giống nhau.

Những lỗi có thể xảy ra:

• Bỏ sót một dòng
• Làm cùng một dòng hai lần
• Đọc nhầm khách hàng
• Đọc nhầm số lượng
• Làm tiếp từ vị trí sai

Cải thiện: Làm rõ việc đang phải làm ngay lúc này

Nhân viên không nên phải lục lại cả bảng tính mỗi lần chỉ để biết mình đang làm tới đâu.

Một quy trình lấy hàng tốt hơn sẽ chỉ rõ:

Ngay bây giờ cần xử lý cái gì.

Xong việc đó thì chuyển sang việc kế tiếp.

Nhờ vậy nhân viên không phải liên tục tìm lại đúng dòng trong Excel.

Lỗi thường gặp #2: Nhớ nhầm số lượng

Sai số lượng cũng là vấn đề phổ biến.

Giả sử Excel hiển thị:

Ức gà, 200g × 3

Nhân viên đọc dòng đó rồi đi tới kệ hàng.

Trên đường đi, họ có thể bị gọi hoặc bị phân tâm. Đến nơi thì chỉ còn nhớ:

Ức gà… là 2 phải không nhỉ?

Giờ họ phải quay lại màn hình, hoặc dựa vào trí nhớ.

Vấn đề không hẳn là nhân viên thiếu tập trung.

Có thể chính quy trình đang bắt họ nhớ quá nhiều thứ cùng lúc.

Cải thiện: Giảm gánh nặng cho trí nhớ ngắn hạn

Quy trình lấy hàng nên hạn chế tối đa lượng thông tin nhân viên phải giữ trong đầu:

• Khách hàng
• Sản phẩm
• Quy cách
• Số lượng
• Đơn vị

Nếu thông tin có thể được nhắc lại hoặc xác nhận nhanh khi cần, nhân viên không phải hoàn toàn dựa vào trí nhớ.

Ví dụ, hướng dẫn giọng nói có thể đọc:

"Amy. Ức gà, 200g. Số lượng 3 gói."

Nhân viên nghe được việc đang cần làm mà không phải lục lại từng ô trong bảng tính.

Lỗi thường gặp #3: Lấy nhầm sản phẩm trông giống nhau

Tên sản phẩm gần giống nhau cũng là nguyên nhân sai sót thường xuyên.

Ví dụ:

• Ức gà vị nguyên bản
• Ức gà tiêu đen
• Ức gà thảo mộc

Hoặc:

• Há cảo, 20 cái
• Há cảo, 30 cái
• Há cảo, 50 cái

Dù dữ liệu trong Excel hoàn toàn chính xác, chỉ cần nhân viên chọn sai sản phẩm trên kệ thì đơn hàng cuối cùng vẫn sai.

Cải thiện: Làm sản phẩm dễ nhận diện hơn

Ngoài tên đầy đủ, những thông tin nhận diện hữu ích có thể gồm:

• Quy cách
• Đơn vị
• Tên rút gọn của sản phẩm
• Vị trí lưu trữ
• Nhãn
• Mã vạch

Mục tiêu không đơn thuần là hiển thị thêm thông tin.

Mục tiêu là giúp nhân viên trả lời nhanh hơn một câu hỏi duy nhất:

"Mình đang lấy đúng sản phẩm chưa?"

Sản phẩm càng dễ nhận diện thì rủi ro nhầm lẫn giữa các mặt hàng tương tự càng thấp.

Lỗi thường gặp #4: Đúng sản phẩm nhưng sai khách hàng

Không phải sai sót nào cũng là lấy nhầm sản phẩm.

Đôi khi sản phẩm và số lượng đều đúng, nhưng món hàng lại rơi vào đơn của khách khác.

Điều này xảy ra thường xuyên trong mua chung, phân phối thực phẩm, hoặc bất kỳ quy trình nào xử lý nhiều đơn khách cùng lúc.

Hãy hình dung mấy chiếc rổ trên bàn làm việc:

Amy
Ben
Cindy
David
Emily

Nhân viên có thể đang cầm đúng món, nhưng bỏ vào sai rổ thì đơn hàng vẫn sai.

Cải thiện: Thiết lập thứ tự khách hàng rõ ràng

Khi xử lý nhiều khách cùng lúc, gán cho họ một thứ tự cố định và dễ nhìn sẽ giúp theo dõi công việc dễ hơn.

Ví dụ:

01 Amy
02 Ben
03 Cindy
04 David
05 Emily

Nhân viên cứ theo thứ tự nhất quán mà làm, thay vì mỗi lần lại đi tìm đúng khách.

Với những nơi có nhiều đơn lặp lại, bản thân thứ tự đã là một công cụ giảm sai sót quan trọng.

Lỗi thường gặp #5: Bản in và Excel lệch phiên bản

Một số nơi in danh sách lấy hàng từ Excel rồi dùng bản giấy tại kho.

Cách này giải quyết được một vấn đề — không phải ôm máy tính đi khắp nơi — nhưng lại sinh ra vấn đề khác:

Danh sách lấy hàng in ra là ảnh chụp dữ liệu tại một thời điểm.

Nếu đơn hàng thay đổi sau khi in, chẳng hạn:

• Khách thêm một món
• Số lượng thay đổi
• Một sản phẩm bị hủy
• Quy cách thay đổi

Excel có thể đã có thông tin mới nhất, trong khi bản in vẫn là phiên bản cũ.

Kết quả có thể là:

Excel đúng, và bản in cũng đúng vào lúc được in ra — nhưng chúng không còn đại diện cho cùng một phiên bản của đơn hàng.

Nếu bạn đang cân nhắc việc này thực sự tốn kém đến đâu, bài so sánh lấy hàng bằng giấy và lấy hàng số hóa đi sâu hơn.

Cải thiện: Giảm những lần chuyển dữ liệu không cần thiết

Mỗi bước chuyển tay thêm vào là thêm một cơ hội để thông tin lạc hậu hoặc sai lệch.

Ví dụ:

Đơn hàng
↓
Excel
↓
Sắp xếp thủ công
↓
Danh sách lấy hàng in ra
↓
Sửa tay trên giấy
↓
Nhập liệu thủ công

Nếu quy trình rút ngắn được thành:

Đơn hàng
↓
Excel
↓
Lấy hàng số hóa

thì số phiên bản của cùng một thông tin cần duy trì sẽ ít đi.

Bỏ bước in mà vẫn giữ Excel chính là nội dung của Không cần bỏ Excel. Hãy bỏ giấy ở khu vực lấy hàng.

Không nhất thiết phải thay thế Excel

Đến đây, rất dễ đi tới kết luận:

"Vậy chúng ta nên thay Excel?"

Không hẳn.

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, Excel vẫn là công cụ quản lý đơn hàng thiết thực và hiệu quả.

Câu hỏi hữu ích hơn có lẽ không phải:

"Chúng ta có nên ngừng dùng Excel không?"

Mà là:

"Dữ liệu trong Excel nên được đưa tới nhân viên tại kho bằng cách nào?"

Excel vẫn có thể tiếp tục lo:

• Sắp xếp đơn hàng
• Chỉnh sửa dữ liệu
• Tính số lượng
• Quản lý thông tin khách hàng
• Xuất dữ liệu

Còn một quy trình lấy hàng chuyên dụng sẽ lo:

• Nói cho nhân viên biết bây giờ phải xử lý gì
• Hiển thị hoặc đọc rõ thông tin sản phẩm
• Kiểm soát thứ tự công việc
• Ghi nhận tiến độ hoàn thành
• Giảm nhu cầu lục lại dữ liệu tại hiện trường

Hai vai trò này không mâu thuẫn nhau.

Cũng lập luận ấy nhưng ở tầng cao hơn là câu hỏi liệu một kho nhỏ có cần cả một hệ thống đầy đủ hay không — xem cách cải thiện việc lấy hàng trong kho mà không cần WMS.

Biến Excel từ "giao diện thao tác" thành "nguồn dữ liệu"

Đây có lẽ là một trong những ý quan trọng nhất để cải thiện việc lấy hàng dựa trên Excel.

Nhiều doanh nghiệp không chỉ đơn thuần dùng Excel để quản lý dữ liệu đơn hàng.

Họ đang dùng Excel đồng thời như:

Cơ sở dữ liệu + Danh sách lấy hàng + Giao diện thao tác tại kho

Vấn đề thường nằm ở vai trò cuối cùng.

Excel rất tốt cho việc sắp xếp và chỉnh sửa dữ liệu có cấu trúc, nhưng nó không được thiết kế cho những người đang bê hàng, xử lý thùng, đi lại giữa các kệ hoặc chuẩn bị xuất hàng trong lúc đọc bảng tính.

Một quy trình thực tế hơn sẽ tách các vai trò đó:

Excel
Nguồn dữ liệu đơn hàng
      ↓
Quy trình lấy hàng
Quyết định thứ tự xử lý
      ↓
Hướng dẫn tại hiện trường
Nói cho nhân viên biết bây giờ làm gì
      ↓
Hoàn thành
Ghi nhận tiến độ

Nhờ vậy doanh nghiệp giữ được cách làm việc quen thuộc với Excel trong khi cải thiện cách lấy hàng thực tế. Còn mũi tên đầu tiên — làm sao biến một bảng đơn hàng thành công việc có thể thực hiện — được trình bày trong cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng.

Hướng dẫn giọng nói giảm thêm việc phải chuyển tầm mắt

Lấy hàng số hóa giúp theo dõi tiến độ dễ hơn giấy, nhưng nhân viên vẫn có thể phải nhìn màn hình thường xuyên.

Khi công việc đòi hỏi cả hai tay để bê hoặc xử lý hàng, việc chuyển tầm mắt qua lại vẫn làm gián đoạn.

Hướng dẫn giọng nói là một lựa chọn khác.

Chẳng hạn hệ thống có thể đọc:

"Ben. Há cảo đông lạnh, Bắp cải. Số lượng 1 gói."

Xong việc đó thì chuyển sang mục kế tiếp:

"Ben. Cá hồi, 300g. Số lượng 2 gói."

Mục đích không đơn thuần là để thiết bị "đọc chữ lên".

Lợi ích quan trọng hơn là:

Giảm số lần nhân viên phải chuyển sự chú ý giữa sản phẩm, kệ hàng và màn hình.

Khi thông tin đến bằng giọng nói đúng lúc cần, nhân viên giữ được nhiều chú ý hơn cho thao tác lấy hàng thực tế. Để có phần giới thiệu đầy đủ hơn, xem Lấy hàng bằng giọng nói là gì? Hướng dẫn cho kho nhỏ và nhóm giao hàng.

SortingGo ghép vào quy trình Excel sẵn có như thế nào

SortingGo được thiết kế để làm việc cùng dữ liệu đơn hàng Excel hoặc CSV bạn đã có, thay vì đòi hỏi doanh nghiệp phải dựng một quy trình ERP hay WMS mới trước đã.

Dữ liệu đơn hàng hiện tại vẫn là nguồn chuẩn, và được nhập vào SortingGo cho phần lấy hàng thực tế.

Trong lúc làm việc, nhân viên có thể nhận hướng dẫn bằng giọng nói cho những thông tin như khách hàng hiện tại, vị trí lưu trữ, sản phẩm, quy cách, số lượng và đơn vị, đồng thời đi theo thứ tự xử lý đã định. Danh sách đầy đủ những gì lớp giọng nói bao phủ có ở trang tính năng lấy hàng bằng giọng nói của SortingGo.

Nghĩa là doanh nghiệp không nhất thiết phải đổi cách tạo đơn hàng trước.

Có thể bắt đầu bằng việc cải thiện đúng phần dễ sai nhất:

Bước thực thi nằm giữa dữ liệu Excel và việc lấy hàng thực tế.

Đơn hàng của bạn đã có trong Excel? Xem cách SortingGo biến file đó thành một đợt việc mà đội ngũ có thể hoàn thành ngay trên điện thoại.

Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ để giảm sai sót

Giảm sai sót khi lấy hàng không phải lúc nào cũng cần tự động hóa kho hay triển khai một WMS đầy đủ.

Hãy bắt đầu bằng việc soi lại quy trình hiện tại:

• Nhân viên có hay mất dấu dòng Excel đang xử lý không?
• Họ có phải nhớ chi tiết sản phẩm và số lượng sau khi rời mắt khỏi màn hình không?
• Các sản phẩm giống nhau có hay bị nhầm không?
• Khi xử lý nhiều khách cùng lúc, hàng có dễ rơi vào sai đơn không?
• Danh sách lấy hàng in ra có thể lạc hậu sau khi file Excel thay đổi không?
• Nhân viên có liên tục chuyển chú ý giữa sản phẩm và màn hình không?

Nếu vài vấn đề trong số này lặp lại thường xuyên, có lẽ Excel không phải là vấn đề thật sự.

Vấn đề có thể nằm ở quy trình giữa Excel và hiện trường lấy hàng.

Kết luận

Excel vẫn có thể là một công cụ rất hiệu quả để quản lý dữ liệu đơn hàng.

Nhưng khi số đơn tăng lên, việc bắt nhân viên dùng thẳng bảng tính làm giao diện lấy hàng sẽ tạo thêm cơ hội cho diễn giải thủ công, nhầm lẫn trí nhớ và chuyển đổi sự chú ý.

Giải pháp không nhất thiết phải là thay thế Excel.

Cách làm thực tế hơn là:

Giữ Excel làm nguồn dữ liệu, đồng thời cải thiện cách thực hiện việc lấy hàng.

Giảm việc tìm kiếm thủ công, hạ bớt yêu cầu ghi nhớ, thiết lập thứ tự công việc rõ ràng, và đưa đúng thông tin tới nhân viên đúng lúc họ cần.

Khi những mảnh nhỏ này được cải thiện dần, việc lấy hàng dựa trên Excel cũng có thể trở nên đơn giản hơn, ổn định hơn và ít sai sót hơn.

Không cần thay thế Excel. Hãy cải thiện những gì diễn ra sau Excel. You don't need to replace Excel. Improve what happens after Excel.

SortingGo là công cụ lấy hàng và chia hàng trên di động, dành cho kho nhỏ, đơn vị thương mại điện tử, mua chung, phân phối thực phẩm, bán buôn và những nhóm muốn cải thiện đoạn nằm giữa bảng đơn hàng và kệ hàng. Quy trình của nó xoay quanh các thao tác thực dụng như nhập Excel/CSV, làm việc theo đợt, Lấy hàng, Chia hàng, hướng dẫn giọng nói, lộ trình và bản ghi hoàn thành dạng số.