Cách cải thiện việc lấy hàng trong kho mà không cần WMS

Lấy hàng và chia hàng Đăng ngày 2026-09-07 14 phút đọc

Phiếu lấy hàng giấy được thay bằng điện thoại hiển thị lấy hàng có hướng dẫn giọng nói với vị trí, đợt và xuất kết quả

Hệ thống quản lý kho (WMS) mang lại những năng lực mạnh mẽ cho việc kiểm soát tồn kho, bổ sung hàng, truy vết, vận hành nhiều điểm và tích hợp hệ thống.

Nhưng có phải mọi kho nhỏ đều cần triển khai một WMS đầy đủ trước khi có thể cải thiện hiệu quả lấy hàng?

Không hẳn.

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhà bán buôn, đơn vị thương mại điện tử, nhà phân phối thực phẩm và các nhóm giao hàng địa phương, vấn đề trước mắt đơn giản hơn nhiều:

Dữ liệu đơn hàng đã có sẵn trong Excel, nhưng nhân viên kho vẫn phải dựa vào phiếu lấy hàng in ra để làm việc.

Trong tình huống này, việc cải thiện khâu lấy hàng không nhất thiết phải bắt đầu bằng thay thế mọi hệ thống hiện có.

Bước đầu thực tế hơn là cải thiện cách dữ liệu đơn hàng đến được hiện trường và cách nhân viên hoàn thành từng việc lấy hàng.

Vì sao WMS đầy đủ chưa chắc là bước đầu tiên

WMS rất giá trị khi hoạt động kho cần những năng lực như:

quản lý tồn kho thời gian thực,
quy tắc bổ sung hàng,
truy vết theo lô hoặc số sê-ri,
quản lý hạn sử dụng,
nhiều kho,
phân quyền người dùng phức tạp,
tích hợp ERP,
hoặc phối hợp nhiều người ở quy mô lớn.

Tuy nhiên, nhiều cơ sở nhỏ hiện chưa vướng ở những vấn đề đó.

Quy trình hằng ngày của họ có thể vẫn là:

Excel
  ↓
In phiếu lấy hàng
  ↓
Cầm giấy đi khắp kho
  ↓
Kiểm số lượng thủ công
  ↓
Ghi tay ghi chú hoặc chỉnh sửa
  ↓
Quay về văn phòng
  ↓
Cập nhật lại hồ sơ

Điểm kém hiệu quả lớn nhất có thể không phải là "thiếu WMS".

Nó có thể chỉ là khoảng cách giữa dữ liệu đơn hàng số và việc thực thi bằng giấy tại kho.

Nếu kho của bạn vẫn đang cân nhắc đã đến lúc bỏ phiếu in hay chưa, hãy xem bài so sánh lấy hàng bằng giấy và lấy hàng số hóa.

Bắt đầu bằng việc tìm ra thứ thực sự làm chậm khâu lấy hàng

Trước khi đưa vào một hệ thống kho mới, hãy nhìn xem nhân viên thực sự làm gì trong lúc lấy hàng.

Những vấn đề thường gặp gồm:

liên tục cúi xuống nhìn phiếu in,
tìm sản phẩm hoặc vị trí kế tiếp,
kiểm tên hàng và số lượng nhiều lần,
làm theo bản in cũ sau khi file Excel đã thay đổi,
ghi tay lại các trường hợp thiếu hàng hoặc ngoại lệ,
đi lại trong kho theo thứ tự kém hiệu quả,
và nhập lại kết quả sau khi lấy hàng xong.

Đây đều là vấn đề của quy trình làm việc.

Và nhiều trong số đó có thể cải thiện mà không cần thay toàn bộ cách quản lý đơn hàng.

Bước 1: Giữ Excel nếu nó vẫn đang chạy tốt

Khi nói đến số hóa kho, Excel thường bị coi là thứ đầu tiên phải thay.

Không phải lúc nào cũng cần như vậy.

Nếu doanh nghiệp đã dùng Excel để thu thập, chuẩn bị hoặc quản lý dữ liệu đơn hàng, Excel vẫn có thể tiếp tục là nguồn của dữ liệu đó.

Câu hỏi quan trọng hơn là:

Kho có còn phải in dữ liệu đó ra giấy trước khi bắt đầu làm việc không?

Thay vì:

Excel → In → Giấy → Lấy hàng

một quy trình số nhẹ có thể trở thành:

Excel → Thiết bị di động → Lấy hàng

Nhờ vậy doanh nghiệp cải thiện được việc thực thi tại kho mà không phải thiết kế lại ngay toàn bộ quy trình văn phòng.

Để hiểu sâu hơn cách tiếp cận này, xem Không cần bỏ Excel. Hãy bỏ giấy ở khu vực lấy hàng.

Bước 2: Đưa dữ liệu đơn hàng thẳng ra hiện trường

Khi dữ liệu Excel hoặc CSV có thể đi thẳng tới thiết bị di động, quy trình lấy hàng thay đổi rõ rệt.

Nhân viên không còn cần phiếu in để biết việc kế tiếp là gì.

Một quy trình đơn giản có thể như sau:

Excel / CSV
      ↓
Nhập đơn hàng
      ↓
Tạo một đợt
      ↓
Bắt đầu lấy hàng
      ↓
Hoàn thành đợt

Cách thực hiện mũi tên đầu tiên được trình bày trong bài cách biến danh sách đơn hàng Excel thành quy trình lấy hàng.

Mục tiêu không phải biến điện thoại thành một tờ giấy nhỏ hơn.

Mục tiêu là để thiết bị chủ động dẫn dắt công việc.

Một file PDF mở trên điện thoại về bản chất vẫn chỉ là tài liệu số. Còn quy trình lấy hàng số hóa thì có thể sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, hiển thị mục kế tiếp và ghi nhận hoàn thành ngay khi công việc diễn ra.

Bước 3: Tổ chức công việc thành các đợt

Lấy hàng trực tiếp từ một danh sách đơn dài rất dễ gây rối.

Tạo đợt giúp mỗi ngày có đơn vị công việc rõ ràng hơn. Doanh nghiệp có thể tạo một đợt cho các đơn giao buổi sáng, cho một nhóm khách hàng, cho một khung giờ xuất hàng, hoặc cho một nhóm sản phẩm.

Khi đơn hàng đã gom thành đợt, kho có thể chọn cách làm phù hợp với thực tế vận hành.

Hai cách phổ biến là Lấy hàng và Chia hàng.

Lấy hàng

Ở chế độ Lấy hàng, nhân viên tập trung vào một khách hàng hoặc một đơn, rồi gom đủ các sản phẩm cho khách đó.

Khách hàng A
  ├─ Sản phẩm 1
  ├─ Sản phẩm 2
  └─ Sản phẩm 3

Khách hàng B
  ├─ Sản phẩm 1
  └─ Sản phẩm 4

Cách này hợp khi cần hoàn tất lần lượt từng đơn của từng khách.

Chia hàng

Ở chế độ Chia hàng, nhân viên tập trung vào một sản phẩm rồi phân bổ nó cho nhiều khách hàng hoặc điểm giao.

Sản phẩm 1
  ├─ Khách hàng A
  ├─ Khách hàng B
  └─ Khách hàng C

Sản phẩm 2
  ├─ Khách hàng A
  └─ Khách hàng C

Chia hàng hữu ích cho mua chung, phân phối thực phẩm, bán buôn và những quy trình mà cùng một sản phẩm phải chia ra nhiều đơn.

Điều quan trọng không phải là cách nào luôn tốt hơn. Số hóa giúp tổ chức lại cùng một dữ liệu đơn hàng theo đúng cách công việc thực sự diễn ra.

Bước 4: Cho thứ tự lấy hàng khớp với kho

Đổi giấy sang điện thoại không tự động khiến việc lấy hàng hiệu quả.

Giả sử file Excel có thứ tự sản phẩm như sau:

Sản phẩm A
Sản phẩm B
Sản phẩm C
Sản phẩm D

Nhưng bố trí thực tế trong kho lại là:

A → D → B → C

Nếu nhân viên cứ đi theo thứ tự dòng trong Excel, họ vẫn sẽ đi tới đi lui không cần thiết.

Đó là lý do thứ tự lấy hàng và lộ trình quan trọng.

Một quy trình số tốt hơn nên cho phép thứ tự công việc phản ánh vị trí lưu trữ, cách bố trí kệ, thứ tự sản phẩm, thứ tự khách hàng, hoặc một lộ trình quen thuộc trong kho.

Hãy để nhân viên đi theo cái kho, chứ không phải theo bảng tính.

Ngay cả khi chưa có WMS đầy đủ, chỉ cần chỉnh lại thứ tự công việc cũng có thể giảm bớt di chuyển thừa và khiến công việc lặp lại dễ chịu hơn.

Bước 5: Để nhân viên tập trung vào hàng hóa

Lấy hàng bằng giấy liên tục giành lấy sự chú ý của người làm.

Nhìn giấy
→ Tìm sản phẩm
→ Nhìn giấy lần nữa
→ Kiểm số lượng
→ Lấy sản phẩm
→ Đánh dấu lên giấy
→ Tìm dòng kế tiếp

Quy trình trên điện thoại giảm bớt được vài bước. Hướng dẫn giọng nói còn giảm được nhiều hơn.

Vị trí lưu trữ
→ Sản phẩm
→ Số lượng
→ Nhân viên lấy hàng
→ Hoàn thành
→ Hướng dẫn tiếp theo

Thay vì đọc lại màn hình liên tục, nhân viên nhận thông tin bằng giọng nói và giữ được nhiều chú ý hơn cho kệ hàng, thùng chứa và chính sản phẩm.

Đây là lúc lấy hàng bằng giọng nói đặc biệt hữu ích.

Để có thêm bối cảnh, xem Lấy hàng bằng giọng nói là gì? Hướng dẫn cho kho nhỏ và nhóm giao hàng.

Bước 6: Ghi nhận tiến độ ngay dưới dạng số

Điểm yếu nữa của lấy hàng bằng giấy xuất hiện sau khi công việc đã xong.

Nếu nhân viên ghi tay các chỉnh sửa, hàng thiếu hoặc số lượng thực tế lên giấy, sau đó vẫn cần ai đó nhập thông tin ấy vào hệ thống khác.

Điều này tạo ra công việc trùng lặp, thay đổi bị bỏ sót, sai sót khi chép lại và báo cáo chậm trễ.

Một quy trình số có thể ghi nhận tiến độ ngay khi công việc đang diễn ra:

Chờ xử lý
  ↓
Đang làm
  ↓
Hoàn thành

Số lượng thực tế đã lấy và các ngoại lệ cũng có thể được ghi ngay trong lúc làm.

Những ghi nhận này không nhất thiết phải trở thành sổ tồn kho phức tạp.

Chỉ một bản ghi hoàn thành dạng số đơn giản cũng đã dễ xử lý hơn nhiều so với một xấp giấy đầy ghi chú.

Đơn hàng của bạn đã có trong Excel? Xem cách SortingGo biến file đó thành một đợt việc mà đội ngũ có thể hoàn thành ngay trên điện thoại.

Trước và sau: một quy trình lấy hàng số nhẹ

Quy trình giấy truyền thống

Excel
  ↓
In
  ↓
Phiếu lấy hàng giấy
  ↓
Lấy hàng thủ công
  ↓
Chỉnh sửa viết tay
  ↓
Xử lý thủ công sau đó

Quy trình số nhẹ

Excel / CSV
      ↓
Nhập vào điện thoại
      ↓
Tạo đợt
      ↓
Lấy hàng / Chia hàng
      ↓
Làm việc có hướng dẫn giọng nói
      ↓
Bản ghi hoàn thành dạng số
      ↓
Xuất kết quả

Doanh nghiệp giữ được quy trình Excel quen thuộc trong khi dần cải thiện việc thực thi tại kho.

Có thể cải thiện gì khi chưa có WMS đầy đủ?

Hạng mục	Cách làm bằng giấy	Cách làm số nhẹ
Nguồn đơn hàng	Excel	Excel / CSV
Hướng dẫn tại kho	Phiếu in	Danh sách việc trên điện thoại
Tổ chức công việc	Thủ công	Theo đợt
Cách làm	Cố định theo tài liệu	Lấy hàng hoặc Chia hàng
Thứ tự công việc	Theo thứ tự bảng tính	Thứ tự điều chỉnh được
Hướng dẫn hàng/vị trí	Đọc trên giấy	Màn hình + giọng nói
Theo dõi tiến độ	Đánh dấu bằng bút	Trạng thái số
Ngoại lệ	Viết tay	Ghi ngay khi làm
Kết quả	Xử lý thủ công sau	Xuất dữ liệu số

Điều này không biến một công cụ lấy hàng nhẹ thành WMS. Nó xử lý một tầng khác của vấn đề: việc thực thi tại kho.

Khi nào nên cân nhắc một WMS đầy đủ?

WMS đầy đủ ngày càng có giá trị khi doanh nghiệp cần quản lý:

số dư tồn kho theo thời gian thực,
nhập hàng và cất hàng,
bổ sung hàng,
nhiều kho,
truy vết theo lô, đợt hoặc số sê-ri,
hạn sử dụng,
quản lý vị trí phức tạp,
quản lý nhân lực ở mức tinh vi,
phân quyền chi tiết theo vai trò,
tích hợp sâu với ERP,
hoặc cộng tác thời gian thực ở quy mô lớn.

Đến giai đoạn đó, vận hành kho không còn chỉ xoay quanh việc dẫn dắt nhân viên qua các tác vụ lấy hàng nữa.

Khi nào cách làm nhẹ là đủ?

Cách làm nhẹ đáng cân nhắc khi tình hình hiện tại của bạn nghe giống thế này:

Chúng tôi đã có dữ liệu đơn hàng trong Excel. Chúng tôi chỉ muốn kho ngừng phụ thuộc vào phiếu lấy hàng in ra.

Hoặc:

Chúng tôi chưa cần một hệ thống quản lý tồn kho đầy đủ. Chúng tôi cần cách tốt hơn để dẫn dắt nhân viên qua các đơn hàng hôm nay.

Trong những trường hợp này, bước đầu tiên không nhất thiết phải là một dự án phần mềm lớn.

Một ví dụ nhẹ: SortingGo

SortingGo được thiết kế quanh kiểu quy trình này.

Nó không nhằm thay thế một hệ thống quản lý kho đầy đủ. Thay vào đó, nó tập trung giúp các nhóm nhỏ đi từ dữ liệu đơn hàng tới việc thực thi tại kho với ít bước trung gian hơn.

Một quy trình SortingGo điển hình có thể là:

Nhập Excel / CSV
        ↓
Tạo một đợt
        ↓
Chọn Lấy hàng hoặc Chia hàng
        ↓
Đi theo thứ tự sản phẩm / khách hàng
        ↓
Nhận hướng dẫn giọng nói
        ↓
Hoàn thành công việc
        ↓
Xuất kết quả

SortingGo ưu tiên di động, và phần công việc lấy hàng, chia hàng cốt lõi được thiết kế để chạy tiếp cả khi ngoại tuyến.

Tùy quy trình và gói dịch vụ, nhân viên có thể dùng hướng dẫn trên màn hình, lời nhắc bằng giọng nói, nút điều khiển trên tai nghe và điều khiển rảnh tay bằng giọng nói. Danh sách đầy đủ có ở trang tính năng lấy hàng bằng giọng nói của SortingGo.

Ý tưởng rất đơn giản:

Giữ những công cụ vẫn đang chạy tốt, và cải thiện phần chưa tốt.

Bạn không phải số hóa mọi thứ cùng lúc

Số hóa kho không nhất thiết là dự án được ăn cả ngã về không.

Giai đoạn 1
Excel + giấy

        ↓

Giai đoạn 2
Excel + lấy hàng trên điện thoại

        ↓

Giai đoạn 3
Excel + đợt + lộ trình

        ↓

Giai đoạn 4
Excel + lấy hàng có hướng dẫn giọng nói

        ↓

Giai đoạn 5
Tích hợp WMS / ERP
khi độ phức tạp vận hành thực sự đòi hỏi

Mỗi giai đoạn giải quyết một vấn đề khác nhau, và doanh nghiệp có thể dừng lại ở giai đoạn phù hợp với nhu cầu thực tế.

Lời kết

WMS có thể là một khoản đầu tư quan trọng, nhưng không phải là cách duy nhất để cải thiện việc lấy hàng trong kho.

Nếu đơn hàng đã nằm trong Excel mà kho vẫn phụ thuộc vào giấy, trước mắt bạn có một khoảng cách nhỏ hơn nhiều có thể xử lý trước.

Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi:

Dữ liệu đơn hàng có thể đến tay nhân viên mà không cần in không?
Công việc có thể gom thành các đợt rõ ràng không?
Thứ tự có thể khớp với kho thực tế không?
Nhân viên có thể nhận hướng dẫn kế tiếp mà không phải đọc lại giấy không?
Việc hoàn thành và các ngoại lệ có thể ghi nhận dạng số không?

Với nhiều nhóm nhỏ, bước đầu tiên hướng tới số hóa kho có thể không phải là WMS.

Nó có thể chỉ là:

Giữ Excel. Bỏ giấy khỏi khu vực lấy hàng. Rồi cải thiện từng quy trình một.

SortingGo là công cụ lấy hàng và chia hàng trên di động, dành cho kho nhỏ, đơn vị thương mại điện tử, mua chung, phân phối thực phẩm, bán buôn và những nhóm muốn cải thiện việc thực thi tại kho mà không phải bắt đầu bằng một WMS phức tạp. Quy trình của nó xoay quanh các thao tác thực dụng như nhập Excel/CSV, làm việc theo đợt, Lấy hàng, Chia hàng, hướng dẫn giọng nói, lộ trình và bản ghi hoàn thành dạng số.