Cara mengurangi kesalahan pengambilan barang dari Excel

Banyak gudang kecil, penyelenggara pembelian kelompok, distributor makanan, dan penjual e-commerce mengelola pesanan dengan Excel.

Dan itu masuk akal.

Excel mudah didapat, mudah diubah, dan cukup fleksibel untuk menata pelanggan, produk, jumlah, dan data pesanan. Bagi banyak bisnis yang belum membutuhkan WMS (Warehouse Management System, sistem manajemen gudang) penuh, Excel mungkin sudah cukup untuk pengelolaan pesanan sehari-hari.

Tetapi masalahnya sering kali tidak dimulai di dalam Excel.

Risiko sesungguhnya muncul ketika:

Data pesanan meninggalkan lembar kerja dan masuk ke pekerjaan pengambilan yang sebenarnya.

Staf harus melihat Excel, mencari produk, mengingat pelanggan, mengingat jumlah, mengambil barang, lalu kembali ke lembar kerja untuk menemukan baris berikutnya.

Seiring bertambahnya volume pesanan dan jumlah produk, alur yang tampak sederhana ini bisa menghasilkan barang yang terlewat, jumlah yang salah, produk yang keliru, atau barang yang masuk ke pesanan pelanggan lain.

Artikel ini melihat dari mana kesalahan pengambilan berbasis Excel biasanya berasal, dan bagaimana menguranginya tanpa harus mengganti Excel.

Mengapa pengambilan barang dari Excel rawan salah?

Bayangkan data pesanan Excel Anda terlihat seperti ini:

Pelanggan	Produk	Spesifikasi	Jumlah
Amy	Pangsit beku	Kubis	2
Amy	Dada ayam	200g	3
Ben	Pangsit beku	Kubis	1
Ben	Salmon	300g	2
Cindy	Dada ayam	200g	1

Dari sisi data, tidak ada yang salah dengan lembar ini.

Namun di lantai gudang, staf mungkin harus:

1. Menemukan baris berikutnya di Excel
2. Mengingat nama pelanggan
3. Mengingat nama produk
4. Mengingat spesifikasi
5. Mengingat jumlah
6. Mengalihkan pandangan dari layar dan mencari produk
7. Mengambil jumlah yang benar
8. Kembali ke Excel dan mencari baris berikutnya

Di sinilah kesalahan mulai muncul.

Excel menyimpan datanya, tetapi pengambilan tetap dikerjakan oleh manusia.

Setiap kali staf bolak-balik antara membaca, mengingat, mencari, mengambil, dan memastikan informasi, peluang untuk keliru bertambah.

Kesalahan umum #1: Salah membaca baris Excel

Ketika sebuah lembar berisi puluhan, ratusan, bahkan ribuan baris, salah satu kesalahan paling sederhana adalah kehilangan jejak baris yang sedang dikerjakan.

Misalnya:

Amy    Dada ayam      200g     3
Ben    Pangsit beku   Kubis    1
Ben    Salmon         300g     2
Cindy  Dada ayam      200g     1

Setelah menyelesaikan satu item, staf mengalihkan pandangan untuk mengambil produk. Saat kembali, ia mungkin tidak lagi ingat sedang di baris mana.

Ini makin sulit ketika baris-baris yang berdekatan memuat nama pelanggan atau produk yang mirip.

Kesalahan yang mungkin terjadi:

• Melewati satu baris
• Mengerjakan baris yang sama dua kali
• Salah membaca pelanggan
• Salah membaca jumlah
• Melanjutkan dari posisi yang keliru

Perbaikan: Perjelas tugas yang sedang berjalan

Staf tidak seharusnya menyisir seluruh lembar kerja setiap kali hanya untuk tahu sudah sampai mana.

Alur pengambilan yang lebih baik menyatakan dengan jelas:

Apa yang harus dikerjakan sekarang.

Setelah tugas itu selesai, alurnya berpindah ke tugas berikutnya.

Dengan begitu, kebutuhan mencari baris Excel yang benar berulang kali berkurang.

Kesalahan umum #2: Salah mengingat jumlah

Kesalahan jumlah adalah masalah umum berikutnya.

Misalkan Excel menampilkan:

Dada ayam, 200g × 3

Staf membaca baris itu lalu berjalan ke rak.

Di perjalanan, ia bisa dipanggil atau terdistraksi. Sesampainya di produk, yang diingat tinggal:

Dada ayam... tadi 2 ya?

Sekarang ia harus kembali ke layar, atau mengandalkan ingatan.

Persoalannya belum tentu karena staf kurang teliti.

Bisa jadi alurnya sendiri yang meminta terlalu banyak untuk diingat sekaligus.

Perbaikan: Kurangi beban ingatan jangka pendek

Alur pengambilan sebaiknya meminimalkan informasi yang harus ditahan staf dalam ingatan:

• Pelanggan
• Produk
• Spesifikasi
• Jumlah
• Satuan

Jika informasi bisa diulang atau dikonfirmasi cepat saat dibutuhkan, staf tidak perlu bergantung sepenuhnya pada ingatan.

Misalnya, panduan suara bisa membacakan:

"Amy. Dada ayam, 200g. Jumlah 3 pak."

Staf mendengar tugas yang sedang berjalan tanpa menyisir sel demi sel.

Kesalahan umum #3: Mengambil produk yang mirip

Nama produk yang mirip juga sering menjadi sumber kesalahan.

Misalnya:

• Dada ayam original
• Dada ayam lada hitam
• Dada ayam herba

Atau:

• Pangsit, isi 20
• Pangsit, isi 30
• Pangsit, isi 50

Meskipun data Excel sepenuhnya benar, pesanan akhir tetap salah bila staf memilih produk yang keliru di rak.

Perbaikan: Buat produk lebih mudah dikenali

Selain nama produk lengkap, informasi yang membantu pengenalan bisa mencakup:

• Spesifikasi
• Satuan
• Nama pendek produk
• Lokasi penyimpanan
• Label
• Barcode

Tujuannya bukan sekadar menampilkan lebih banyak informasi.

Tujuannya adalah membantu staf menjawab satu pertanyaan lebih cepat:

"Apakah yang saya ambil ini produk yang benar?"

Makin mudah produk dikenali, makin kecil risiko tertukar dengan barang serupa.

Kesalahan umum #4: Produk benar, pelanggan salah

Tidak semua kesalahan pengambilan berupa salah memilih produk.

Kadang produk dan jumlahnya benar, tetapi barangnya berakhir di pesanan pelanggan lain.

Ini sering terjadi pada pembelian kelompok, distribusi makanan, atau alur apa pun yang memproses beberapa pesanan sekaligus.

Bayangkan beberapa wadah di meja kerja:

Amy
Ben
Cindy
David
Emily

Staf bisa saja memegang barang yang benar, tetapi menaruhnya di wadah yang salah tetap menghasilkan pesanan yang keliru.

Perbaikan: Tetapkan urutan pelanggan yang jelas

Ketika beberapa pelanggan diproses bersamaan, memberi mereka urutan yang tetap dan terlihat membuat alurnya lebih mudah diikuti.

Misalnya:

01 Amy
02 Ben
03 Cindy
04 David
05 Emily

Staf bisa mengikuti urutan yang konsisten alih-alih mencari pelanggan yang benar setiap kali.

Untuk operasi dengan banyak pesanan berulang, urutan itu sendiri menjadi alat penting untuk menekan kesalahan.

Kesalahan umum #5: Daftar cetak dan Excel tidak lagi sinkron

Sebagian operasi mencetak daftar pengambilan dari Excel lalu memakai kertasnya di gudang.

Ini menyelesaikan satu masalah — tidak perlu membawa komputer ke mana-mana — tetapi memunculkan masalah lain:

Daftar pengambilan yang dicetak adalah potret data pada satu momen tertentu.

Jika pesanan berubah setelah dicetak, misalnya:

• Pelanggan menambah item
• Jumlah berubah
• Produk dibatalkan
• Spesifikasi berubah

Excel mungkin sudah memuat informasi terbaru sementara daftar cetak masih versi sebelumnya.

Hasilnya bisa seperti ini:

Excel benar, dan daftar cetak pun benar saat dicetak — tetapi keduanya tidak lagi mewakili versi pesanan yang sama.

Jika Anda sedang menimbang berapa besar biayanya, perbandingan pengambilan berbasis kertas dan pengambilan digital membahasnya lebih rinci.

Perbaikan: Kurangi perpindahan data yang tidak perlu

Setiap perpindahan manual tambahan adalah satu peluang lagi bagi informasi untuk menjadi usang atau salah.

Misalnya:

Pesanan
↓
Excel
↓
Perapian manual
↓
Daftar pengambilan tercetak
↓
Koreksi tulisan tangan
↓
Input data manual

Jika alurnya bisa dipersingkat menjadi:

Pesanan
↓
Excel
↓
Pengambilan digital

maka versi informasi yang sama yang harus dipelihara jadi lebih sedikit.

Menghapus langkah cetak tanpa menghapus Excel justru menjadi topik Tak perlu meninggalkan Excel. Tinggalkan saja kertas di area pengambilan.

Anda tidak harus mengganti Excel

Sampai di sini, mudah tergoda untuk menyimpulkan:

"Jadi kita harus mengganti Excel?"

Belum tentu.

Bagi banyak bisnis kecil, Excel tetap alat pengelolaan pesanan yang praktis dan efektif.

Pertanyaan yang lebih berguna mungkin bukan:

"Haruskah kita berhenti memakai Excel?"

Melainkan:

"Bagaimana data di Excel seharusnya sampai ke staf di lantai gudang?"

Excel bisa terus menangani hal-hal seperti:

• Menata pesanan
• Mengedit data
• Menghitung jumlah
• Mengelola informasi pelanggan
• Mengekspor data

Lalu alur pengambilan khusus menangani:

• Memberitahu staf apa yang harus dikerjakan sekarang
• Menampilkan atau membacakan informasi produk dengan jelas
• Mengendalikan urutan pekerjaan
• Mencatat penyelesaian
• Mengurangi kebutuhan menyisir data berulang kali

Kedua peran ini tidak saling bertentangan.

Penalaran yang sama naik satu tingkat ketika pertanyaannya adalah apakah gudang kecil benar-benar butuh sistem penuh — lihat cara meningkatkan pengambilan barang di gudang tanpa WMS.

Ubah Excel dari "antarmuka kerja" menjadi "sumber data"

Ini mungkin salah satu gagasan terpenting untuk memperbaiki pengambilan berbasis Excel.

Banyak bisnis tidak sekadar memakai Excel untuk mengelola data pesanan.

Mereka memakai Excel sekaligus sebagai:

Basis data + Daftar pengambilan + Antarmuka kerja di gudang

Masalahnya biasanya muncul pada peran terakhir.

Excel sangat baik untuk menata dan mengedit data terstruktur, tetapi ia tidak dirancang untuk staf yang memindahkan produk, menangani kardus, bergerak di antara rak, atau menyiapkan pengiriman sambil membaca lembar kerja.

Alur yang lebih praktis memisahkan tanggung jawab ini:

Excel
Sumber data pesanan
      ↓
Alur pengambilan
Menentukan urutan proses
      ↓
Panduan di lapangan
Memberitahu staf apa yang harus dikerjakan
      ↓
Penyelesaian
Mencatat kemajuan

Dengan begitu bisnis mempertahankan cara kerja Excel yang sudah dikenal sambil memperbaiki bagaimana pengambilan benar-benar dilakukan. Mekanisme panah pertama — mengubah lembar pesanan menjadi pekerjaan yang bisa dijalankan — dibahas di cara mengubah daftar pesanan Excel menjadi alur kerja pengambilan.

Panduan suara bisa mengurangi perpindahan pandangan

Pengambilan digital membuat kemajuan lebih mudah dilacak dibanding kertas, tetapi staf mungkin masih perlu sering melihat layar.

Ketika pekerjaannya sendiri menuntut dua tangan untuk memindahkan barang, perpindahan pandangan yang berulang tetap memutus alur.

Panduan suara menawarkan pilihan lain.

Misalnya, sistem dapat membacakan:

"Ben. Pangsit beku, Kubis. Jumlah 1 pak."

Setelah tugas selesai, ia berpindah ke item berikutnya:

"Ben. Salmon, 300g. Jumlah 2 pak."

Tujuannya bukan sekadar membuat perangkat "membacakan teks".

Manfaat yang lebih penting adalah:

Mengurangi seberapa sering staf harus memindahkan perhatian antara produk, rak, dan layar.

Ketika informasi tersedia lewat suara tepat saat dibutuhkan, staf bisa menyisakan lebih banyak perhatian untuk pekerjaan fisiknya. Untuk pengantar yang lebih lengkap, lihat Apa itu voice picking? Panduan untuk gudang kecil dan tim pengiriman.

Bagaimana SortingGo masuk ke alur Excel yang sudah ada

SortingGo dirancang untuk bekerja dengan data pesanan Excel atau CSV yang sudah Anda miliki, alih-alih menuntut bisnis membangun alur ERP atau WMS baru lebih dulu.

Data pesanan yang ada tetap menjadi acuan, lalu diimpor ke SortingGo untuk proses pengambilan sesungguhnya.

Selama bekerja, staf dapat menerima panduan suara untuk informasi seperti pelanggan saat ini, lokasi penyimpanan, produk, spesifikasi, jumlah, dan satuan, sambil mengikuti urutan proses yang sudah ditentukan. Daftar lengkap yang dicakup lapisan suara ada di halaman fitur voice picking SortingGo.

Artinya bisnis tidak harus lebih dulu mengubah cara mereka membuat pesanan.

Mereka bisa mulai dengan memperbaiki bagian yang paling rawan salah:

Langkah eksekusi antara data Excel dan pengambilan fisik.

Pesanan Anda sudah ada di Excel? Lihat bagaimana SortingGo mengubah file itu menjadi batch kerja yang bisa diselesaikan tim langsung dari ponsel.

Mulai dari perubahan kecil untuk menekan kesalahan

Menekan kesalahan pengambilan tidak selalu menuntut otomatisasi gudang atau penerapan WMS penuh.

Mulailah dengan memeriksa alur yang berjalan sekarang:

• Apakah staf sering kehilangan jejak baris Excel yang sedang dikerjakan?
• Apakah mereka harus mengingat detail produk dan jumlah setelah mengalihkan pandangan dari layar?
• Apakah produk yang mirip sering tertukar?
• Ketika beberapa pelanggan diproses bersamaan, apakah barang mudah masuk ke pesanan yang salah?
• Apakah daftar pengambilan cetak bisa menjadi usang setelah file Excel berubah?
• Apakah staf berulang kali memindahkan perhatian antara produk dan layar?

Jika beberapa masalah ini rutin terjadi, mungkin Excel bukan persoalan sesungguhnya.

Persoalannya bisa jadi alur kerja antara Excel dan lantai gudang.

Penutup

Excel tetap bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk mengelola data pesanan.

Namun seiring bertambahnya volume pesanan, meminta staf memakai lembar kerja langsung sebagai antarmuka pengambilan memperbanyak peluang salah tafsir, salah ingat, dan perpindahan perhatian.

Solusinya tidak harus berupa penggantian Excel.

Pendekatan yang lebih praktis adalah:

Pertahankan Excel sebagai sumber data, dan perbaiki cara pengambilan dijalankan.

Kurangi pencarian manual, turunkan beban ingatan, tetapkan urutan kerja yang jelas, dan pastikan informasi yang benar sampai ke staf saat mereka membutuhkannya.

Dengan memperbaiki bagian-bagian kecil ini, pengambilan berbasis Excel bisa menjadi lebih sederhana, lebih konsisten, dan lebih jarang salah.

Anda tidak perlu mengganti Excel. Perbaiki apa yang terjadi setelah Excel. You don't need to replace Excel. Improve what happens after Excel.

SortingGo adalah alat pengambilan dan distribusi berbasis seluler untuk gudang kecil, penjual e-commerce, pembelian kelompok, distribusi makanan, perdagangan grosir, dan tim yang ingin memperbaiki apa yang terjadi antara lembar pesanan dan rak. Alur kerjanya berpusat pada tindakan praktis seperti impor Excel/CSV, kerja berbasis batch, Pengambilan, Distribusi, panduan suara, penentuan rute, dan catatan penyelesaian digital.