什麼是語音揀貨？小型倉庫與訂單出貨的入門指南

揀貨聽起來很簡單：查看訂單、找到商品、拿取所需數量、確認完成，然後處理下一筆。

但當這個流程每天重複數百次時，許多看似微小的低效率就會逐漸累積。

工作人員可能需要不斷低頭查看紙本揀貨單、確認 Excel 表格、在搬運商品時拿著手機，或走回工作站確認下一個要處理的項目。

語音揀貨提供了另一種方式。

工作人員不必主要依賴螢幕或紙本清單，而是直接聽取語音指示，例如：

「綠茶，500 毫升，數量 6。」

工作人員拿取商品、確認完成，再繼續下一個指示。

對大型倉庫而言，語音揀貨通常會讓人聯想到倉儲管理系統（WMS）、專用耳機以及複雜的資訊基礎架構。

但語音引導作業不一定非得從這樣的規模開始。

對於原本就使用 Excel 管理訂單的小型企業來說，以智慧型手機為基礎的語音揀貨流程，可以是一個更簡單的起點。

什麼是語音揀貨？

**語音揀貨（Voice Picking）**是一種利用語音指示，引導工作人員完成揀貨、分揀或配送作業的訂單履行方式。

工作人員不必反覆查看紙本揀貨單或螢幕，而是透過語音聽取下一步需要處理的工作。

典型的語音指示可能包含：

• 商品名稱
• 商品規格
• 數量
• 客戶或目的地
• 訂單備註

基本流程如下：

訂單資料 → 語音指示 → 揀貨或分揀 → 確認 → 下一筆

目的很簡單：

減少工作人員在執行實體作業時，不斷查看螢幕或紙張的時間。

語音揀貨如何運作？

語音揀貨系統需要訂單資料，以及將下一個工作項目轉換成語音指示的方式。

典型流程可分為五個步驟。

1. 載入訂單資料

系統首先取得需要處理的訂單。

依照企業使用的系統不同，資料來源可能包括：

• 倉儲管理系統（WMS）
• ERP 系統
• 電子商務平台
• CSV 檔案
• Excel 試算表

對許多小型企業而言，Excel 仍然是最實際的起點。

2. 決定揀貨順序

系統決定下一個應該處理的商品或客戶。

例如：

訂單 001
客戶：綠色市場
商品：蘋果汁
數量：6 瓶

3. 朗讀作業指示

系統將資料轉換成語音指示。

例如：

「綠色市場。蘋果汁。數量 6 瓶。」

工作人員可以透過手機喇叭或相容的耳機聽取指示。

4. 完成並確認工作

拿取或分配所需數量後，工作人員確認該筆工作已完成。

依系統設計不同，確認方式可能包括：

• 觸控螢幕按鈕
• 耳機實體按鍵
• 語音指令

5. 自動繼續下一筆

確認完成後，系統移動到下一筆工作並朗讀下一個指示。

整個流程會變成：

聽取 → 揀貨 → 確認 → 聽取 → 揀貨 → 確認

這正是語音引導揀貨特別適合重複性訂單出貨工作的原因。

語音揀貨與紙本揀貨有什麼不同？

紙本揀貨目前仍然十分常見，尤其是在小型倉庫、批發業、食品配送以及小型電商出貨團隊中。

它容易理解，而且幾乎不需要任何技術導入。

但紙本作業也存在一些實務上的限制。

紙本揀貨	語音引導揀貨
工作人員反覆查看列印清單	工作人員聽取下一個工作指示
可能需要用一隻手拿著紙張	雙手可以更自由地處理商品
作業進度可能需要手動勾選	作業進度可以數位化記錄
訂單變更時可能需要重新列印	數位資料可直接更新，不必重新印表
完成後可能還要再次輸入資料	可在作業過程中直接記錄完成狀態
紙本可能遺失、破損或弄髒	工作資料保留在應用程式中

這並不代表所有紙本流程都應該立刻被取代。

如果每天只有少量而且簡單的訂單，紙本作業可能已經完全足夠。

當訂單量、商品種類以及重複性處理工作增加時，數位化或語音引導揀貨的價值才會更加明顯。

如果訂單資料本來就在試算表裡，可以參考不用淘汰 Excel，先讓揀貨現場告別紙本， 了解這個轉換可以從哪裡開始。

語音揀貨有哪些優點？

1. 減少查看螢幕的次數

工作人員不需要為每一筆工作都查看手機或電腦。

下一個商品、客戶或數量都可以自動透過語音播報。

當工作人員需要在貨架、紙箱、籃子、冷藏設備或備料工作台之間移動時，這項特性尤其實用。

2. 讓雙手更能專注於實際作業

揀貨與分揀本來就是需要動手操作的工作。

工作人員可能需要雙手：

• 搬運商品
• 打開紙箱
• 移動籃子
• 清點數量
• 包裝訂單
• 處理食品容器
• 黏貼標籤

減少一直拿著紙本清單或手機的需求，可以讓實際工作流程更加自然。

3. 降低對紙本揀貨單的依賴

如果訂單資料本來就已經是數位資料，再把它列印成紙張帶到現場使用，其實又增加了一個步驟。

數位化流程可以直接利用既有的訂單資料。

4. 更清楚的逐步作業指示

語音引導一次只呈現目前要處理的工作。

工作人員不必在大型試算表中搜尋下一列，而可以專注於目前這一個指示。

5. 更容易追蹤工作進度

數位揀貨流程可以記錄哪些工作尚未處理、正在進行或已經完成。

即使工作中斷，操作人員也能回到原本的進度，而不必努力回想紙本清單剛才做到哪裡。

使用語音揀貨一定需要 WMS 嗎？

不一定。

**倉儲管理系統（Warehouse Management System, WMS）**對於需要下列能力的倉庫而言非常有價值：

• 即時庫存管理
• 儲位管理
• 條碼追蹤
• 多倉庫協同管理
• 工作人員任務指派
• 進階補貨管理
• ERP 整合
• 詳細倉儲分析

對複雜的倉儲作業而言，WMS 可能就是適合的解決方案。

但並不是每一家企業都已經發展到這樣的規模。

許多較小型的作業現場，目前仍採用類似以下流程：

訂單
↓
Excel
↓
列印
↓
揀貨 / 分揀
↓
手動確認完成

對這些企業而言，第一個改善步驟不一定要直接導入完整的倉儲管理系統。

更輕量的流程可以是：

訂單
↓
Excel
↓
行動揀貨 App
↓
語音引導
↓
揀貨 / 分揀
↓
數位化完成紀錄

這讓企業可以繼續使用原本熟悉的 Excel 檔案，同時改善實際的揀貨流程。

傳統語音揀貨與智慧型手機語音揀貨

傳統企業級語音揀貨系統通常是大型倉儲基礎架構的一部分。

它們可能整合：

• WMS 平台
• 倉庫伺服器
• 專用穿戴式終端設備
• 工業用耳機
• 條碼系統
• 企業級無線網路基礎架構

對大型物流中心而言，這樣的架構相當合理。

但小型企業的起點可能完全不同。

它們可能已經擁有：

• Android 手機
• Excel 訂單檔案
• 藍牙耳機
• 小型倉庫或儲藏空間
• 少數幾位負責出貨的工作人員

在這種環境下，智慧型手機可以成為訂單檔案與實際揀貨作業之間的橋樑。

目的並不是複製企業級 WMS 的所有功能。

而是先解決一個更小、也更直接的問題：

我們要如何把已經擁有的訂單資料，轉變成更清楚、更有效率的揀貨流程？

如何從 Excel 開始使用語音揀貨？

如果企業原本就使用 Excel 管理訂單，不一定需要重新建立整套訂單管理流程。

簡單的作業方式，可以直接從目前使用的試算表開始。

步驟 1：準備訂單資料

基本的訂單檔案可能包含以下欄位：

客戶	商品	數量	規格	備註
綠色市場	蘋果汁	6	500 ml	需冷藏
晨曦咖啡	牛奶	12	1 L	中午前送達
ABC 商店	麵包	8	全麥	—

步驟 2：匯入檔案

將 Excel 或 CSV 檔案匯入揀貨應用程式。

如果試算表使用自訂欄位名稱，可以透過欄位對應流程，將既有欄位連結到揀貨流程所需要的資料欄位。

步驟 3：選擇作業方式

不同企業可能採用不同的工作組織方式。

常見的兩種方式是：

依客戶摘取

一次處理一位客戶，將該客戶訂購的所有商品依序揀出。

客戶 A
├── 商品 1
├── 商品 2
└── 商品 3

客戶 B
├── 商品 1
└── 商品 4

或者：

依商品播種分揀

一次處理一種商品，再將所需數量分配給多位客戶。

商品 1
├── 客戶 A
├── 客戶 B
└── 客戶 C

商品 2
├── 客戶 A
└── 客戶 D

適合哪一種方式，取決於現場配置與實際作業型態。

步驟 4：啟用語音引導

不再由工作人員逐列查看資料，而是由應用程式朗讀目前的工作。

例如：

「晨曦咖啡。牛奶。一公升。數量 12。」

工作人員完成工作後進行確認。

步驟 5：繼續下一筆

確認完成後，應用程式自動顯示並朗讀下一個工作項目。

如此一來，試算表就從一份靜態文件，轉變成實際可執行的作業流程。

訂單已經整理在 Excel 裡？ 看看 SortingGo 如何把既有訂單資料轉換成語音引導的揀貨批次。

範例：使用 SortingGo 進行語音揀貨

SortingGo 是以這種工作方式為出發點所設計的輕量化解決方案之一。

企業不必先建立完整的倉儲資料庫，SortingGo 即可使用從 Excel 或 CSV 檔案匯入的訂單資料。

基本流程如下：

Excel / CSV
     ↓
匯入訂單
     ↓
建立分揀批次
     ↓
選擇摘取或播種
     ↓
語音引導
     ↓
逐筆完成作業
     ↓
匯出結果

在分揀或揀貨作業過程中，SortingGo 可以自動朗讀：

• 客戶
• 商品
• 規格
• 數量
• 訂單備註

操作人員可以完成目前工作並繼續下一筆，而不必反覆在試算表中尋找資料。

SortingGo 也支援自訂 Excel 欄位對應、摘取與播種作業模式、工作進度中斷恢復、動線排序，以及依所選方案提供的語音操作功能。

更多功能可以參考 SortingGo 功能介紹。

它的目的並不是取代 WMS 的每一項功能。

而是在以下兩種狀態之間建立一座實用的橋樑：

「我們目前使用 Excel 管理訂單。」

以及

「我們希望建立結構化的數位揀貨流程。」

哪些情境適合使用語音揀貨？

語音引導作業並不限於大型倉庫。

只要工作人員需要依照訂單資料反覆搬動、拿取或分配商品，小型作業現場同樣可能受益。

小型倉庫

工作人員在貨架之間移動時，可以直接聽取下一個商品與數量。

電商訂單出貨

線上訂單可以先組成揀貨批次，再進行作業，而不是直接拿著列印出來的訂單逐張處理。

批發配送

需要同時處理許多客戶訂單時，語音指示可以減少反覆確認客戶與商品資訊的次數。

團購與社區訂單

同一種商品可能需要分配給許多不同客戶。

語音引導的分揀流程可以告訴操作人員，每一位客戶應該分配多少數量。

食品配送

當工作人員需要處理冷藏、冷凍、生鮮或包裝食品時，能讓雙手更專注於實際作業尤其實用。

餐飲備料與分貨

中央廚房、餐廳與食品備料團隊，可以依訂單資料引導食材、餐盒或完成品的分配作業。

哪些情況可能不需要語音揀貨？

語音揀貨並不是對每一家企業都一定比較好。

如果每天只處理少量而且簡單的訂單，紙本清單可能已經完全足夠。

當你開始遇到以下問題時，才比較值得考慮語音引導作業：

• 工作人員需要不斷在商品與紙本之間來回查看
• 每天列印大量揀貨單
• 經常發生漏揀或跳過訂單明細
• 工作中斷後，很難確認剛才做到哪裡
• 反覆確認商品名稱與數量
• 搬運商品時需要雙手操作
• Excel 已經有完整訂單資料，但現場作業仍然完全依賴人工

這些情況顯示，問題可能不在訂單資料本身。

真正缺少的，可能是「數位訂單」與「實體作業」之間的連結。

語音揀貨是一套工作流程，不只是把文字唸出來

在訂單清單中加入文字轉語音（Text-to-Speech），並不代表就自動形成了一套有效的語音揀貨流程。

真正實用的流程還必須回答：

• 工作人員下一步應該做什麼？
• 訂單應該按照什麼順序處理？
• 工作人員如何確認完成？
• 現場數量改變時該怎麼處理？
• 可以回到上一筆工作嗎？
• 可以重播目前的語音指示嗎？
• 工作中斷時，進度是否會被保存？

語音只是操作介面。

真正的價值來自於把以下幾個部分連接起來：

訂單資料 + 作業順序 + 語音引導 + 完成確認 + 進度追蹤

這才是把 Excel 訂單清單真正轉變成可執行揀貨流程的關鍵。

從你已經在使用的流程開始

從紙本揀貨走向數位揀貨，不一定要從大型軟體專案開始。

如果企業目前已經使用 Excel 管理訂單，那份檔案本身就可以成為起點。

一個實際可行的演進方式可能是：

Excel + 紙本
      ↓
Excel + 行動揀貨
      ↓
Excel + 語音引導揀貨
      ↓
更結構化的出貨流程
      ↓
必要時再整合 WMS / ERP

重點在於，數位化並不需要一次到位。

你可以先從最容易產生重複性工作的環節開始改善。

對許多小型出貨團隊而言，那個環節通常就是揀貨與分貨。

如果目前訂單資料都放在 Excel 裡，可以先從我們前一篇如何把 Excel 訂單清單變成揀貨流程開始， 了解如何在不立即導入完整倉儲管理系統的情況下，把試算表訂單轉換成結構化的揀貨流程。