วิธีปรับปรุงการหยิบสินค้าในคลังโดยไม่ต้องใช้ WMS

ระบบบริหารคลังสินค้า (WMS) ให้ความสามารถที่ทรงพลังสำหรับการควบคุมสต็อก การเติมสินค้า การตรวจสอบย้อนกลับ การทำงานหลายสาขา และการเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ

แต่คลังสินค้าขนาดเล็กทุกแห่งจำเป็นต้องติดตั้ง WMS เต็มรูปแบบก่อน จึงจะปรับปรุงประสิทธิภาพการหยิบสินค้าได้จริงหรือ

ไม่จำเป็นเสมอไป

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ค้าส่ง ร้านอีคอมเมิร์ซ ผู้กระจายสินค้าอาหาร และทีมจัดส่งในพื้นที่จำนวนมาก ปัญหาเฉพาะหน้ากลับง่ายกว่านั้นมาก

ข้อมูลคำสั่งซื้ออยู่ใน Excel อยู่แล้ว แต่พนักงานคลังยังต้องทำงานจากใบรายการหยิบสินค้าที่พิมพ์ออกมา

ในสถานการณ์แบบนี้ การปรับปรุงการหยิบสินค้าไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการเปลี่ยนระบบเดิมทั้งหมด

ก้าวแรกที่ใช้งานได้จริงกว่าคือการปรับปรุง วิธีที่ข้อมูลคำสั่งซื้อเดินทางไปถึงหน้างาน และ วิธีที่พนักงานทำงานหยิบสินค้าแต่ละรายการให้เสร็จ

ทำไม WMS เต็มรูปแบบอาจไม่ใช่ก้าวแรก

WMS มีคุณค่ามากเมื่อการทำงานของคลังต้องการความสามารถอย่างเช่น

• การจัดการสต็อกแบบเรียลไทม์
• กฎการเติมสินค้า
• การตรวจสอบย้อนกลับตามล็อตหรือหมายเลขซีเรียล
• การจัดการวันหมดอายุ
• คลังสินค้าหลายแห่ง
• สิทธิ์ผู้ใช้ที่ซับซ้อน
• การเชื่อมต่อกับ ERP
• หรือการประสานงานหลายคนในระดับใหญ่

แต่คลังขนาดเล็กจำนวนมากยังไม่ได้ติดขัดที่เรื่องเหล่านั้น

ขั้นตอนประจำวันของพวกเขาอาจยังเป็นแบบนี้

Excel
  ↓
พิมพ์ใบรายการหยิบสินค้า
  ↓
ถือกระดาษเดินทั่วคลัง
  ↓
ตรวจนับจำนวนด้วยมือ
  ↓
เขียนหมายเหตุหรือแก้ไขด้วยลายมือ
  ↓
กลับมาที่สำนักงาน
  ↓
อัปเดตข้อมูลอีกครั้ง

จุดที่เสียประสิทธิภาพมากที่สุดอาจไม่ใช่ "การไม่มี WMS"

มันอาจเป็นเพียงช่องว่างระหว่าง ข้อมูลคำสั่งซื้อแบบดิจิทัล กับ การทำงานจริงหน้างานที่ยังอิงกระดาษ

หากคลังของคุณยังลังเลว่าถึงเวลาเลิกใช้ใบพิมพ์แล้วหรือยัง ลองดูการเปรียบเทียบ การหยิบสินค้าด้วยกระดาษกับการหยิบสินค้าแบบดิจิทัล

เริ่มจากการหาว่าอะไรทำให้การหยิบสินค้าช้าจริง ๆ

ก่อนจะนำระบบคลังใหม่เข้ามา ลองสังเกตว่าพนักงานทำอะไรบ้างระหว่างหยิบสินค้า

ปัญหาที่พบบ่อยได้แก่

• ก้มดูกระดาษที่พิมพ์มาซ้ำแล้วซ้ำอีก
• ตามหาสินค้าหรือตำแหน่งถัดไป
• ตรวจชื่อสินค้าและจำนวนหลายรอบ
• ทำงานจากใบพิมพ์เก่าหลังจากไฟล์ Excel เปลี่ยนไปแล้ว
• เขียนกรณีสินค้าขาดหรือข้อยกเว้นด้วยลายมือ
• เดินไปทั่วคลังตามลำดับที่ไม่มีประสิทธิภาพ
• และคีย์ผลลัพธ์ซ้ำหลังหยิบสินค้าเสร็จ

ทั้งหมดนี้คือปัญหาของขั้นตอนการทำงาน

และหลายข้อสามารถแก้ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีจัดการคำสั่งซื้อทั้งระบบ

ขั้นที่ 1: เก็บ Excel ไว้ ถ้ามันยังทำงานได้ดี

เวลาพูดถึงการทำคลังให้เป็นดิจิทัล Excel มักถูกมองว่าเป็นสิ่งแรกที่ต้องถูกแทนที่

ซึ่งไม่จำเป็นเสมอไป

ถ้าธุรกิจใช้ Excel ในการรวบรวม จัดเตรียม หรือจัดการข้อมูลคำสั่งซื้ออยู่แล้ว Excel ก็ยังเป็นแหล่งข้อมูลนั้นต่อไปได้

คำถามที่สำคัญกว่าคือ

คลังยังต้องพิมพ์ข้อมูลนั้นลงกระดาษก่อนเริ่มงานอยู่หรือเปล่า

แทนที่จะเป็น

Excel → พิมพ์ → กระดาษ → หยิบสินค้า

ขั้นตอนดิจิทัลแบบเบา ๆ อาจกลายเป็น

Excel → อุปกรณ์มือถือ → หยิบสินค้า

ธุรกิจจึงปรับปรุงการทำงานหน้างานได้โดยไม่ต้องรื้อกระบวนการฝั่งสำนักงานทั้งหมดในทันที

อ่านแนวทางนี้แบบละเอียดได้ที่ ไม่ต้องเลิกใช้ Excel แค่เลิกใช้กระดาษในพื้นที่หยิบสินค้า

ขั้นที่ 2: ส่งข้อมูลคำสั่งซื้อตรงถึงหน้างาน

เมื่อข้อมูล Excel หรือ CSV ส่งตรงเข้าอุปกรณ์มือถือได้ ขั้นตอนการหยิบสินค้าก็เปลี่ยนไปอย่างชัดเจน

พนักงานไม่ต้องพึ่งใบพิมพ์เพื่อรู้ว่างานถัดไปคืออะไรอีกต่อไป

ขั้นตอนอย่างง่ายอาจเป็นแบบนี้

Excel / CSV
      ↓
นำเข้าคำสั่งซื้อ
      ↓
สร้างชุดงาน
      ↓
เริ่มหยิบสินค้า
      ↓
ปิดชุดงาน

วิธีทำลูกศรแรกอธิบายไว้ในบทความ วิธีเปลี่ยนรายการคำสั่งซื้อใน Excel ให้เป็นขั้นตอนการหยิบสินค้า

เป้าหมายไม่ใช่การทำให้โทรศัพท์กลายเป็นกระดาษแผ่นเล็กลง

เป้าหมายคือให้อุปกรณ์นำทางการทำงานอย่างจริงจัง

ไฟล์ PDF ที่เปิดบนโทรศัพท์โดยพื้นฐานก็ยังเป็นแค่เอกสารดิจิทัล ส่วนขั้นตอนการหยิบสินค้าแบบดิจิทัลนั้นจัดลำดับงานได้ ติดตามความคืบหน้าได้ แสดงรายการถัดไปได้ และบันทึกการทำงานเสร็จได้ในขณะที่งานกำลังดำเนินอยู่

ขั้นที่ 3: จัดงานให้เป็นชุด

การหยิบสินค้าจากรายการคำสั่งซื้อยาว ๆ ทีเดียวทั้งหมดทำให้สับสนได้ง่าย

การสร้างชุดงานทำให้แต่ละวันมีหน่วยงานที่ชัดเจนขึ้น ธุรกิจอาจสร้างชุดงานสำหรับการส่งของช่วงเช้า สำหรับลูกค้ากลุ่มหนึ่ง สำหรับรอบจัดส่งหนึ่งรอบ หรือสำหรับสินค้ากลุ่มหนึ่ง

เมื่อจัดคำสั่งซื้อเป็นชุดแล้ว คลังก็เลือกวิธีทำงานที่ตรงกับสภาพจริงหน้างานได้

สองแนวทางที่พบบ่อยคือ การหยิบสินค้า และ วางสินค้า

การหยิบสินค้า

ในโหมดการหยิบสินค้า พนักงานจะโฟกัสที่ลูกค้าหรือคำสั่งซื้อรายเดียว แล้วรวบรวมสินค้าทั้งหมดของลูกค้ารายนั้น

ลูกค้า A
  ├─ สินค้า 1
  ├─ สินค้า 2
  └─ สินค้า 3

ลูกค้า B
  ├─ สินค้า 1
  └─ สินค้า 4

แนวทางนี้เหมาะเมื่อจำเป็นต้องปิดคำสั่งซื้อทีละราย

วางสินค้า

ในโหมดวางสินค้า พนักงานจะโฟกัสที่สินค้าหนึ่งชนิด แล้วกระจายสินค้านั้นไปยังลูกค้าหรือจุดส่งหลายราย

สินค้า 1
  ├─ ลูกค้า A
  ├─ ลูกค้า B
  └─ ลูกค้า C

สินค้า 2
  ├─ ลูกค้า A
  └─ ลูกค้า C

วางสินค้าเหมาะกับการซื้อรวมกลุ่ม การกระจายสินค้าอาหาร การค้าส่ง และขั้นตอนที่ต้องแบ่งสินค้าชนิดเดียวกันไปยังหลายคำสั่งซื้อ

ประเด็นไม่ได้อยู่ที่ว่าแบบไหนดีกว่าเสมอ แต่การทำให้เป็นดิจิทัลช่วยให้จัดเรียงข้อมูลคำสั่งซื้อชุดเดิมใหม่ได้ตามวิธีที่งานเกิดขึ้นจริง

ขั้นที่ 4: ทำให้ลำดับการหยิบสินค้าตรงกับคลัง

การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นโทรศัพท์ไม่ได้ทำให้การหยิบสินค้ามีประสิทธิภาพขึ้นโดยอัตโนมัติ

สมมติว่าไฟล์ Excel เรียงสินค้าไว้แบบนี้

สินค้า A
สินค้า B
สินค้า C
สินค้า D

แต่ผังคลังจริงกลับเป็น

A → D → B → C

ถ้าพนักงานเดินตามลำดับแถวใน Excel พวกเขาก็ยังต้องเดินกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น

นี่คือเหตุผลว่าทำไมลำดับการหยิบสินค้าและการจัดเส้นทางจึงสำคัญ

ขั้นตอนดิจิทัลที่ดีกว่าควรให้ลำดับงานสะท้อนตำแหน่งจัดเก็บ ผังชั้นวาง ลำดับสินค้า ลำดับลูกค้า หรือเส้นทางเดินในคลังที่คุ้นเคย

ให้พนักงานเดินตามคลัง ไม่ใช่เดินตามสเปรดชีต

แม้จะยังไม่มี WMS เต็มรูปแบบ เพียงแค่ปรับลำดับงานก็ช่วยลดการเดินที่ไม่จำเป็นและทำให้งานซ้ำ ๆ เบาลงได้

ขั้นที่ 5: ให้พนักงานโฟกัสที่ตัวสินค้า

การหยิบสินค้าด้วยกระดาษแย่งความสนใจของคนทำงานอยู่ตลอดเวลา

มองกระดาษ
→ หาสินค้า
→ มองกระดาษอีกครั้ง
→ ตรวจจำนวน
→ หยิบสินค้า
→ ทำเครื่องหมายบนกระดาษ
→ หาแถวถัดไป

ขั้นตอนบนโทรศัพท์ตัดบางขั้นออกไป ส่วนคำสั่งเสียงตัดออกได้มากกว่านั้นอีก

ตำแหน่งจัดเก็บ
→ สินค้า
→ จำนวน
→ พนักงานหยิบสินค้า
→ เสร็จ
→ คำสั่งถัดไป

แทนที่จะต้องอ่านหน้าจอซ้ำ ๆ พนักงานรับข้อมูลผ่านเสียง และเหลือความสนใจไว้ให้ชั้นวาง กล่อง และตัวสินค้ามากขึ้น

จุดนี้เองที่ การหยิบสินค้าด้วยเสียง มีประโยชน์เป็นพิเศษ

อ่านบริบทเพิ่มเติมได้ที่ Voice picking คืออะไร คู่มือสำหรับคลังขนาดเล็กและทีมจัดส่ง

ขั้นที่ 6: บันทึกความคืบหน้าเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้น

จุดอ่อนอีกอย่างของการหยิบสินค้าด้วยกระดาษปรากฏขึ้นหลังงานเสร็จแล้ว

ถ้าพนักงานเขียนการแก้ไข สินค้าขาด หรือจำนวนจริงลงบนกระดาษด้วยลายมือ ก็ยังต้องมีคนคีย์ข้อมูลนั้นเข้าระบบอื่นอยู่ดี

สิ่งนี้ทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน การเปลี่ยนแปลงที่ตกหล่น ความผิดพลาดจากการคัดลอก และรายงานที่ล่าช้า

ขั้นตอนแบบดิจิทัลบันทึกความคืบหน้าได้ในขณะที่งานกำลังดำเนินอยู่

รอดำเนินการ
  ↓
กำลังทำ
  ↓
เสร็จแล้ว

จำนวนที่หยิบได้จริงและข้อยกเว้นต่าง ๆ ก็บันทึกได้ทันทีในระหว่างทำงาน

บันทึกเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องกลายเป็นบัญชีสต็อกที่ซับซ้อน

เพียงบันทึกการทำงานเสร็จแบบดิจิทัลง่าย ๆ ก็จัดการได้ง่ายกว่ากองกระดาษที่เต็มไปด้วยรอยเขียนมาก

คำสั่งซื้อของคุณอยู่ใน Excel อยู่แล้วใช่ไหม ดูว่า SortingGo เปลี่ยนไฟล์นั้นให้เป็นชุดงานที่ทีมปิดได้จากโทรศัพท์อย่างไร

ก่อนและหลัง: ขั้นตอนการหยิบสินค้าแบบดิจิทัลที่เบา

ขั้นตอนแบบกระดาษดั้งเดิม

Excel
  ↓
พิมพ์
  ↓
ใบรายการหยิบสินค้าแบบกระดาษ
  ↓
หยิบสินค้าด้วยมือ
  ↓
แก้ไขด้วยลายมือ
  ↓
ประมวลผลด้วยมือภายหลัง

ขั้นตอนดิจิทัลแบบเบา

Excel / CSV
      ↓
นำเข้าสู่โทรศัพท์
      ↓
สร้างชุดงาน
      ↓
การหยิบสินค้า / วางสินค้า
      ↓
ทำงานตามคำสั่งเสียง
      ↓
บันทึกการทำงานเสร็จแบบดิจิทัล
      ↓
ส่งออกผลลัพธ์

ธุรกิจยังคงใช้ขั้นตอน Excel ที่คุ้นเคยไว้ พร้อมกับค่อย ๆ ปรับปรุงการทำงานหน้างาน

อะไรบ้างที่ปรับปรุงได้โดยไม่ต้องมี WMS เต็มรูปแบบ

หัวข้อ	แบบใช้กระดาษ	แบบดิจิทัลเบา ๆ
แหล่งคำสั่งซื้อ	Excel	Excel / CSV
การนำทางหน้างาน	ใบพิมพ์	รายการงานบนโทรศัพท์
การจัดระเบียบงาน	ทำด้วยมือ	จัดเป็นชุดงาน
วิธีทำงาน	ล็อกอยู่กับเอกสาร	การหยิบสินค้าหรือวางสินค้า
ลำดับงาน	ตามลำดับในสเปรดชีต	ปรับลำดับได้
การบอกสินค้า/ตำแหน่ง	อ่านจากกระดาษ	หน้าจอ + เสียง
การติดตามความคืบหน้า	ขีดด้วยปากกา	สถานะแบบดิจิทัล
ข้อยกเว้น	เขียนด้วยลายมือ	บันทึกขณะทำงาน
ผลลัพธ์	ประมวลผลด้วยมือภายหลัง	ส่งออกข้อมูลดิจิทัล

สิ่งนี้ไม่ได้ทำให้เครื่องมือหยิบสินค้าแบบเบากลายเป็น WMS แต่มันจัดการปัญหาคนละชั้น นั่นคือ การทำงานจริงหน้างาน

เมื่อไรจึงควรพิจารณา WMS เต็มรูปแบบ

WMS เต็มรูปแบบยิ่งมีคุณค่าเมื่อธุรกิจต้องจัดการ

• ยอดสต็อกแบบเรียลไทม์
• การรับสินค้าและการจัดเก็บเข้าที่
• การเติมสินค้า
• คลังสินค้าหลายแห่ง
• การตรวจสอบย้อนกลับตามล็อต แบตช์ หรือหมายเลขซีเรียล
• วันหมดอายุ
• การจัดการตำแหน่งจัดเก็บที่ซับซ้อน
• การบริหารกำลังคนขั้นสูง
• สิทธิ์ตามบทบาทอย่างละเอียด
• การเชื่อมต่อกับ ERP อย่างลึกซึ้ง
• หรือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในระดับใหญ่

เมื่อถึงจุดนั้น การทำงานของคลังก็ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องการนำทางพนักงานผ่านงานหยิบสินค้าอีกต่อไป

เมื่อไรที่แนวทางแบบเบาก็เพียงพอแล้ว

แนวทางแบบเบาน่าพิจารณาเมื่อสถานการณ์ของคุณฟังดูประมาณนี้

เรามีข้อมูลคำสั่งซื้อใน Excel อยู่แล้ว เราแค่อยากให้คลังเลิกพึ่งใบรายการหยิบสินค้าที่พิมพ์ออกมา

หรือ

เรายังไม่ต้องการระบบบริหารสต็อกเต็มรูปแบบ เราต้องการวิธีที่ดีกว่าในการนำทางพนักงานผ่านคำสั่งซื้อของวันนี้

ในกรณีแบบนี้ ก้าวแรกไม่จำเป็นต้องเป็นโครงการซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่

ตัวอย่างแบบเบา: SortingGo

SortingGo ถูกออกแบบมารอบ ๆ ขั้นตอนการทำงานลักษณะนี้

มันไม่ได้ตั้งใจแทนที่ระบบบริหารคลังสินค้าเต็มรูปแบบ แต่มุ่งช่วยให้ทีมเล็ก ๆ เดินจากข้อมูลคำสั่งซื้อไปสู่การทำงานหน้างานโดยมีขั้นตอนคั่นกลางน้อยลง

ขั้นตอนการทำงานทั่วไปของ SortingGo อาจเป็นแบบนี้

นำเข้า Excel / CSV
        ↓
สร้างชุดงาน
        ↓
เลือกการหยิบสินค้าหรือวางสินค้า
        ↓
ทำตามลำดับสินค้า / ลูกค้า
        ↓
รับคำสั่งด้วยเสียง
        ↓
ปิดงาน
        ↓
ส่งออกผลลัพธ์

SortingGo ออกแบบโดยยึดมือถือเป็นหลัก และงานหลักอย่างการหยิบสินค้าและวางสินค้าถูกออกแบบให้ทำงานต่อได้แม้ออฟไลน์

ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานและแพ็กเกจที่ใช้ พนักงานอาจใช้คำแนะนำบนหน้าจอ เสียงบอกงาน ปุ่มบนหูฟัง และการสั่งงานด้วยเสียงแบบไม่ต้องใช้มือ ดูรายการทั้งหมดได้ที่หน้า ฟีเจอร์ voice picking ของ SortingGo

แนวคิดนั้นเรียบง่าย

เก็บเครื่องมือที่ยังทำงานได้ดีไว้ แล้วปรับปรุงส่วนที่ยังไม่ดี

คุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เป็นดิจิทัลพร้อมกัน

การทำคลังให้เป็นดิจิทัลไม่จำเป็นต้องเป็นโครงการแบบได้ทั้งหมดหรือไม่ได้เลย

ระยะที่ 1
Excel + กระดาษ

        ↓

ระยะที่ 2
Excel + หยิบสินค้าผ่านโทรศัพท์

        ↓

ระยะที่ 3
Excel + ชุดงาน + เส้นทาง

        ↓

ระยะที่ 4
Excel + หยิบสินค้าด้วยคำสั่งเสียง

        ↓

ระยะที่ 5
เชื่อมต่อ WMS / ERP
เมื่อความซับซ้อนของการดำเนินงานเรียกร้องจริง ๆ

แต่ละระยะแก้ปัญหาคนละอย่าง และธุรกิจก็หยุดที่ระยะที่ตรงกับความต้องการจริงได้

ส่งท้าย

WMS อาจเป็นการลงทุนที่สำคัญ แต่ก็ไม่ใช่หนทางเดียวในการปรับปรุงการหยิบสินค้าในคลัง

ถ้าคำสั่งซื้ออยู่ใน Excel แล้วแต่คลังยังพึ่งกระดาษอยู่ คุณยังมีช่องว่างที่เล็กกว่ามากอยู่ตรงหน้าซึ่งจัดการได้ก่อน

เริ่มจากการถามว่า

• ข้อมูลคำสั่งซื้อไปถึงพนักงานได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาไหม
• งานจัดเป็นชุดที่ชัดเจนได้ไหม
• ลำดับงานปรับให้ตรงกับคลังจริงได้ไหม
• พนักงานรับคำสั่งถัดไปได้โดยไม่ต้องกลับไปอ่านกระดาษไหม
• การทำงานเสร็จและข้อยกเว้นบันทึกเป็นดิจิทัลได้ไหม

สำหรับทีมเล็ก ๆ จำนวนมาก ก้าวแรกสู่การทำคลังให้เป็นดิจิทัลอาจไม่ใช่ WMS

มันอาจเป็นแค่นี้

เก็บ Excel ไว้ เอากระดาษออกจากพื้นที่หยิบสินค้า แล้วค่อยปรับปรุงทีละขั้นตอน

SortingGo คือเครื่องมือหยิบสินค้าและวางสินค้าบนมือถือ สำหรับคลังขนาดเล็ก ร้านอีคอมเมิร์ซ การซื้อรวมกลุ่ม การกระจายสินค้าอาหาร การค้าส่ง และทีมที่อยากปรับปรุงการทำงานหน้างานโดยไม่ต้องเริ่มจาก WMS ที่ซับซ้อน ขั้นตอนของมันหมุนรอบการทำงานที่ใช้ได้จริง เช่น การนำเข้า Excel/CSV การทำงานเป็นชุดงาน การหยิบสินค้า วางสินค้า คำสั่งเสียง การจัดเส้นทาง และบันทึกการทำงานเสร็จแบบดิจิทัล